Организация работы кадровой службы предприятия

Основные направления работы кадровой службы малых предприятий

Каждое предприятие в процессе своего создания и дальнейшей работы сталкивается с решением различных кадровых вопросов. Для этого на предприятии создается кадровая служба. Выбор организационной формы данной службы определяется размером предприятия и количеством работников, порядком подбора кадров и объемом обрабатываемой информации. Если предприятие небольшое, то служба кадров не создается, а назначается специальный работник (инспектор по кадрам, менеджер), который отвечает за всю кадровую работу. На очень мелких предприятиях работа с кадровой документацией является частью обязанностей секретаря или бухгалтера.

Задачи, которые приходится решать кадровой службе вне зависимости от направления деятельности предприятия, могут быть достаточно разнообразными. Например:

• прогнозирование и планирование потребности предприятия в кадрах;

• комплектование предприятия необходимыми кадрами;

• обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;

• повышение квалификации работников;

• проведение регулярной аттестации;

• учет и анализ личного состава предприятия и др.

В процессе решения поставленных задач кадровая служба выполняет следующие виды работ:

• составляет планы работ по труду и кадрам (квартальные, годовые, перспективные);

• создает и ведет банк данных о персонале (количественный и качественный состав);

• подбирает кандидатов на различные позиции и ведет резерв кадров предприятия;

• проводит отбор на вакантные должности;

• участвует в проведении аттестации;

• оформляет документы о приеме, переводах, увольнениях, поощрениях и взысканиях, командировках и отпусках работников;

• оформляет и ведет личные дела и трудовые книжки;

• ведет установленную отчетность, готовит справки и другие документы, касающиеся трудовой деятельности работников;

• ведет учет личного состава и табельный учет;

• проводит работу по анализу текучести кадров;

• контролирует состояние трудовой дисциплины на предприятии и т. д.

Функциональные обязанности менеджера по кадрам

Инспектор отдела кадров (менеджер кадрового делопроизводства) относится к специалистам службы персонала. У него ответственная работа с документами, которая требует практических навыков и безупречных знаний трудового законодательства. За последние десятилетия появилось четкое разграничение функций инспектора отдела кадров и других специалистов службы персонала.

Основная обязанность инспектора отдела кадров - работа с документами. Было время, когда он занимался документооборотом, делопроизводством, проводил собеседования при приеме на работу, выполнял функции контролирующего органа по охране труда, на предприятии решал управленческие вопросы с руководителями отделов.

Когда произошло распределение ролей между всеми сотрудниками службы персонала, в должностной инструкции были прописаны обязанности, права и ответственность, которую несет инспектор по кадрам.

Основательный подход к оформлению документов и проверка правильности их заполнения - вот что отличает опытного профессионала кадрового делопроизводства.

Три «кита» кадровой работы

Знания, без которых инспектору отдела кадров просто не обойтись:

1. Трудовой кодекс и его последние изменения (поправки).
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
3. Программа «1C: Зарплата и Управление персоналом» (госучреждения работают на платформе «1C: Зарплата и Кадры»).

Соответственно, эти три параметра надо знать в совершенстве.

Качества, которыми должен обладать инспектор отдела кадров

Специфика работы инспектора отдела кадров заключается в правильном оформлении документов и их надлежащем хранении. Поэтому инспектор отдела кадров должен быть внимательным, ответственным, усидчивым. Но это не только работа с бумагами.

Инспектору отдела кадров надо уметь соблюдать формальности. Но за каждой бумагой не стоит забывать о сотрудниках. Быть всегда приятным в общении со своими коллегами!

При несогласии с текстом документа виза дополняется фразой «Замечания прилагаются». Такие дополнения и замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к документу. Визы на внутренних документах проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа, на внешних – ниже подписи или на левом поле последнего листа экземпляра копии, остающейся на предприятии. Работники кадровой службы должны четко знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю. Список таких должностных лиц составляется на усмотрение руководства, чаще всего это работники юридической службы, бухгалтерии и непосредственные руководители. Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу – подписькомпетентного должностного лица. Договоры подписываются договаривающимися сторонами, документы, составляемые комиссией – членами комиссии. Реквизит «подпись» включает в себя наименование должности лица, подписывающего документ, его подписи и расшифровки с указанием инициалов и фамилии. Если документ изготовлен на чистом листе, а не на фирменном бланке, название должности включает в себя наименование предприятия. Подписи нескольких должностных лиц располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, если должности равнозначны, то подписи располагаются на одном уровне.

Заверяет подлинность подписи ответственного лица печать предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).

Штатное расписание

В соответствии с уставом предприятия, исходя из целей и предмета его деятельности, владельцем предприятия устанавливается (определяется) его структура и штатная численность, оформляемые специальным документом, на основании которого составляется штатное расписание предприятия, предусматривающее его должностной и численный состав.

Штатным расписанием является документ, определяющий состав работников предприятия с указанием их должностей и должностных окладов.

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Постановление Госкомстата РФ "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда.

При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер - 1, зам. гл. бухгалтера - 1, экономист 1-й категории - 2, бухгалтер 2-й категории - 4 и т. д.).

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно.

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее, чем за 2 месяца до их изменения.

Должностные инструкции

Для регламентации организационно-правового положения работника на предприятии, его обязанностей, прав и ответственности по поручению руководителя предприятия (о чем издается соответствующий приказ) отделом кадров (службой управления персоналом) или руководителями структурных подразделений (начальниками отделов, заведующими лабораториями и т. д.) разрабатываются должностные инструкции, которые согласовываются с юридической службой и утверждаются руководителем предприятия.

Должностные инструкции должны разрабатываться и утверждаться по каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. При разработке должностных инструкций учитываются конкретные задания и обязанности, функции, полномочия, права, ответственность работников. Для рабочих и технических служащих разрабатываются рабочие инструкции. При приеме на работу и заключении трудового договора каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией под роспись.

Содержание Положения

Рекомендуем при разработке Положения включать в него следующую информацию:
- сведения, относящиеся к персональным данным, порядок их получения;
- перечень лиц, имеющих право доступа к персональным данным, их права и обязанности, режим доступа к таким данным;
- способы защиты персональных данных;
- права работника и работодателя в области обработки персональных данных;
- порядок ознакомления работника с его персональными данными, получения копий документов, их содержащих;
- ответственность за нарушение норм по обработке персональных данных.

Заключение

Отметим, что документы, в которых закрепляются положения о вопросах обработки и защиты персональных данных, могут стать объектом проверки контролирующих органов, в частности сотрудников Роскомнадзора. Поэтому работодателю следует ответственно подойти к их разработке.
В заключение дадим несколько советов работодателям по оформлению локальных документов, регламентирующих работу с персональными данными сотрудников:
1. Разрабатывая документы, необходимо указывать конкретные нормы закона, на основании которых работодатель обрабатывает персональные данные.
2. Запрашивая с работника согласие на обработку его персональных данных, кроме нормы закона следует указывать цели, для которых они запрашиваются.
3. Помимо Положения в некоторых случаях нужно издавать приказы работодателя. Например:
- об установлении лиц, имеющих право доступа к персональным данным;
- о назначении лиц, ответственных за защиту персональных данных;
- о мерах, принимаемых для обеспечения безопасности персональных данных.
4. В Положении закрепляется четкий и подробный перечень сведений, которые являются персональными, а также конкретные способы обработки персональных данных, установленные ст. 3 Закона N 152-ФЗ и применяемые в организации (сбор, систематизация, хранение и т.д.).
5. Указывайте периоды совершения действий с персональными данными. Например, в согласии работника следует указать, что он дает согласие на передачу своих данных в течение одного месяца (или одного года и т.д.).
6. При разработке Положения можно использовать Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" и от 17.11.2007 N 781 "Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

Организация работы кадровой службы предприятия

Работа с кадрами предприятия осуществляется специализированным функциональным подразделением предприятия - кадровой службой.

Следует отметить, что в современной литературе, а также в практике деятельности различных предприятий используются такие названия, как: отдел кадров, служба кадров, отдел по работе с персоналом и т.д. Все эти названий вы имеют одинаковое значение для деятельности предприятия и выполняют функции организации работы с персоналом конкретного предприятия.

По статусу служба управления персоналом является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Руководит деятельностью службы, как правило, директор по кадрам, в подчинении которого могут находиться ряд отделов, секторов или групп отдельных работников, образованных по функциональному принципу (отдел кадров, сектор обучения и развития персонала, группа стимулирования и оплаты труда, менеджер по коммуникациям, инженер по технике безопасности и т.д.).

Направления деятельности кадровой службы обусловлены теми же факторами, что и всего предприятия Они определяют функции службы управления персоналом.

К функциям кадровой службы предприятия относятся:

• определение потребности в кадрах, планирование кадрового обеспечения и движения кадров;

• организация подбора, расстановки и воспитания персонала;

• исследование и анализ деловых, профессиональных и личных качеств работников предприятия;

• организация делопроизводства по работе с персоналом;

• оценка и аттестация персонала предприятия;

• организация обучения и повышения квалификации персонала;

• формирование кадрового резерва, подготовка руководящих кадров и управление продвижением по службе;

• улучшение условий работы и решение социальных вопросов;

• развитие мотивации, карьеры работников.

Организация работы с персоналом на предприятии должна быть направлена на выполнение задач кадровой политики и представляет собой определенную систему различных видов кадровой работы.

Все виды работы с персоналом на предприятии связаны с функциями кадровой службы, взаимосвязаны между собой, имеют конкретное практическое содержание, а также мотивируют труд работников кадровой службы по их выполнению. Следует отметить, что работа кадровых служб имеет свою специфику в соответствии с особенностями управляемого объекта, характеризующихся профилю его деятельности (производственная, коммерческая финансовая и т.д.).

Структура кадровой службы может быть различной в зависимости от специфики, масштабов деятельности предприятия, стратегии и тактики работы с персоналом.

Для малого частного предприятия наиболее характерным является осуществление функций кадровой службы одним работником или сочетание должности кадровика с какой-либо другой (например, часто функции кадрового делопроизводства выполняет: секретарь, бухгалтер, юрист). А функции менеджера по персоналу принимает на себя сам директор предприятия - сам подбирает работников, сам назначает им зарплату, сам решает, какие курсы повышения квалификации им необходимы и т.д.

Мировой опыт показывает, что "критической массой", при которой появляется реальная потребность в создании самостоятельного структурированного управления кадрами с помощью профессионала в области человеческих ресурсов, можно считать наличие на предприятии 50-70 работников. Именно в этом случае открытие должности менеджера по персоналу является экономически оправданным.

Среднее по численности предприятие требует создания группы специалистов по кадрам (2-4 специалиста) или отдела кадров.

В большой производственной или коммерческой структуре возникает необходимость в создании разветвленной службы управления персоналом по различным направлениям деятельности в области человеческих ресурсов, возглавляемой директором по персоналу или заместителем генерального директора.

При этом директор по персоналу лично решает следующие вопросы:

• философия и политика предприятия по работе с персоналом;

• организационная и функциональная структуры предприятия;

• статистическая отчетность;

• трудовое законодательство;

• связи с профессиональными объединениями, клубами;

• связи с правительственными, городскими, местными профильными организациями.

Деятельность кадровой службы предприятия регламентируется Положением о кадровой службе.

Это положение включает следующие разделы:

1 Общие положения: должно быть указано, что кадровая служба является самостоятельным структурным подразделением аппарата управления и подчинена руководителю предприятия.

2 задачи отдела: указываются задачи по кадровому обеспечению, формирование стабильного трудового коллектива, снижение текучести кадров и укреплению трудовой дисциплины.

Задачи соответствующего подразделения (отдела кадров, службы персонала и т. д.), как правило, заключаются в следующем:

• разработка и реализация кадровой политики предприятия в соответствии с внутренними стандартами и современных концепций управления персоналом;

• создание и поддержка информационно-аналитической базы для принятия решений по вопросам управления персоналом;

• организация безопасных условий работы работников предприятия, материального и морального стимулирования их деятельности.

3 Функции отдела: определяются исходя из установленных перед ним задач. Типичными основными функциями подразделения являются:

• участие в разработке и реализации целей и политики предприятия в области управления человеческими ресурсами, разработка и реализация комплекса планов и программ развития персонала предприятия;

• прогнозирование и планирование потребности в персонале, участие в решении задач, связанных с удовлетворением каждого работника условиями, содержанием и характером работы. Улучшение качественного состава персонала, создание условий, стимулирующих постоянный рост профессиональной компетенции;

• формирование резерва кадров на основе анализа общей и дополнительной потребности в персонале и политики планирования карьеры (создание и постоянное дополнение информационной базы данных кадрового резерва; организация привлечения кандидатов, разработка способов и методов отбора кандидатов, разработка процессов найма и увольнения работников)

• организация обучения персонала с применением методов диагностики и оценки эффективности персонала (организация профессионального тестирования новых работников, организация переподготовки и повышения квалификации персонала согласно требованиям рынка и потребностей предприятия; отбор персонала для обучения, разработка форм обучения, разработка адаптированных программ обучения; подбор преподавателей, проведение мониторинга рынка делового и профессионального образования)

• обеспечение социального равновесия, внедрение мероприятий по поддержанию благоприятного социально-психологического климата на предприятии, проведение психологического тестирования персонала, контроль за адаптацией персонала на предприятии.

• повышение эффективности работы персонала на основе рационализации структур и штатов, управления дисциплиной;

• совершенствование организации оплаты и стимулирования работников предприятия (анализ рабочих мест, проведение распределения персонала по категориям, разработка форм и систем оплаты, разработка компенсационного в пакет, организация процесса оценки эффективности труда работников; контроль ротации кадров)

• обеспечение соблюдения норм трудового законодательства в работе с кадрами;

• постоянное совершенствование форм и методов управления кадрами на основе внедрения современных научно обоснованных, в частности, компьютерных, технологий работы с персоналом, унификация документации по кадровому делопроизводству;

• осуществление консультирования и подготовки рекомендаций руководству предприятия по вопросам правомерной защиты от противоправных действий по отношению к деятельности предприятия;

• организация защиты жизни и здоровья работников и имущества предприятия, в частности, противопожарной безопасности, внедрение мероприятий по технике безопасности;

• осуществление представительских функций от имени предприятия во внешних организациях, связанные с выполнением задач подразделения, выполнение функций подразделения по связям с общественностью, средствами АСУ информации.

4 Права отдела: выражаются в полномочиях начальника отдела кадров и его работников, обусловленных должностными инструкциями, утвержденными руководителем предприятия.

К правам отдела кадров могут относиться такие, как:

• вносить руководству предложения по совершенствованию деятельности предприятия, других структурных подразделений. Участвовать в подготовке перспективных планов развития предприятия, составлении его бюджетов;

• привлекать к работе в рамках утвержденного бюджета консультантов, физических и юридических лиц с заключением соответствующих соглашений;

• запрашивать необходимую информацию в пределах, необходимых для решения задач подразделения;

• запрашивать в пределах установленного регламента и утвержденных форм необходимые официальные документы. Контролировать расстановки и правильность использования работников, состояние трудовой дисциплины в подразделениях предприятия;

• вносить руководителю предложения о поощрении или применении в установленном порядке предусмотренных законом дисциплинарных мер к сотрудникам предприятия, виновных в нарушении законодательства. Решение органов управления предприятия, формировании приказов и распоряжений высшего руководства и других нормативных актов предприятия.

5 Ответственность отдела: оговаривается ответственность начальника отдела кадров, его работников, в зависимости от должностных функций, и в целом отдела кадров.

Однако, в реальной практике редко можно встретить формально закреплены взаимосвязи кадрового подразделения с другими структурами предприятия. Вместе с тем, во многих современных предприятиях эти связи налажены, поскольку такое формальное закрепление является средством по предотвращению конфликтных ситуаций между структурными подразделениями.

Вариант такой формализации может выглядеть следующим образом.

Подразделение по управлению человеческими ресурсами:

• вместе с руководителями других структурных подразделений предприятия разрабатывает кадровую политику и планы реализации с учетом конкретных условий на предстоящий период и вносит предложения на рассмотрение руководства.

• периодически (раз в год или по требованию) представляет руководству предприятия аналитические записки о кадровой ситуации с выявлением проблем и предложениями относительно их решения. Вместе с финансовым подразделением проводит анализ материальных и социальных стимулов для максимально полной реализации потенциала каждого работника контактирует с административно-хозяйственной службой по вопросам, связанных с удовлетворением социально-бытовых потребностей работников (оперативное медицинское обслуживание, питание, поставки промышленными и продовольственными товарами, транспорт и др.);

• совместно со службой безопасности разрабатывает предложения по предупреждению утечки коммерческой информации предприятия, проверки лояльности работников, обеспечение безопасных условий труда, решения вопросов, возникающих экстремальных ситуаций.

Дальнейшее совершенствование организации работы с кадрами на предприятии должно базироваться на разработке модели менеджера кадровой службы