Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки?
1)Первая страница вкладыша содержит те же сведения, которые заполнялись на титульном листе трудовой книжки работника. Специалист по кадрам должен вносить все записи только на основании подтверждающих документов, действительных в данный период времени.
2)Датой заполнения вкладыша обычно считается та дата, с которой началась первая запись в этом вкладыше.
3)Заполнявший первую страницу вкладыша специалист по кадрам в конце нее должен поставить свою подпись.
4)Заверяется вкладыш печатью работодателя.
5)Личная подпись работника на первой странице вкладыша в его трудовую книжку также необходима.
6)Записи во вкладыше являются продолжением записей в трудовой книжке, поэтому их нумерация также должна быть продолжена.
7)Все сведения о работе данного сотрудника и его награждениях следует вносить во вкладыш так же, как и в трудовую книжку.
Правила оформления дубликата.
В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:
- о работнике (на титульном листе);
- об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
- о награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
При оформлении дубликата используется утвержденная форма - чистый бланк трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу пишется (проставляется штампом) слово "Дубликат".
На титульном листе (первая страница) дубликата трудовой книжки на основании представленных работником документов указываются сведения о работнике - фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами. Дата рождения записывается полностью. Эти сведения заносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего. Образование, профессия, специальность указываются на основании документов об образовании. Записи об образовании и о квалификации делают только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.). Сведения о незаконченном образовании соответствующего уровня вносятся на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета).
Работник своей подписью заверяет правильность указанных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает работник кадровой службы. Его подпись заверяется оттиском печати организации. Сведения на титульном листе должны соответствовать информации о работнике на день заполнения дубликата.
- в графе 1 - порядковый номер записи;
- в графе 2 - дату приема на работу;
- в графе 3 - данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, на которую работник был принят;
- в графе 4 - наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.
Поскольку трудовая книжка является документом строгого учета, в книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче дубликата, снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки.
19.Характеристика основных разделов и документов личного дела
Личное дело состоит из двух разделов:
1) Анкетно-биографические и характеризующие документы.
2) Дополнительные документы.
В первую группу документов включают:
1. дополнение к личному листку по учету кадров;
2. личный листок по учету кадров с наклеенной фотографией или анкету;
3. автобиографию;
4. копии документов об образовании (заверенные подписью сотрудника отдела персонала и печатью после предъявления подлинника документа);
5. личное заявление о приеме на работу или об увольнении;
6. выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении (копии таких приказов);
7. трудовой договор;
8. должностную инструкцию;
9. заявления работника о переводах;
10. представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;
11. выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);
12. аттестационные листы;
13. характеристики и рекомендательные письма;
14. отзывы должностных лиц о работнике;
15. выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
16. копии наградных листов.
Во вторую группу документов входят:
1. старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
2. карточки учета поощрений и взысканий;
3. характеристики с прежнего места работы;
4. справки о состоянии здоровья; фотографии;
5. другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.
К каждому разделу личного дела составляют внутреннюю опись. В нее записывают названия всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа, кем изъят и по какой причине. Кадровый работник, который составляет опись, должен ее подписать и поставить дату составления. . Изъять какой-то документ из личного дела можно только с разрешения начальника кадрового отдела или руководителя фирмы. При этом в графе «Примечание» внутренней описи нужно сделать об этом запись. На место временно изъятого документа вкладывают справку-заместитель, в которой должны быть указаны дата, причина изъятия, роспись того сотрудника, который выдал документ, и того, кто получил его во временное пользование.
Содержание автобиографии
1. Фамилия, имя, отчество.
2. Национальность (при желании). Бывает полезно указать, если есть желание усыновить ребёнка своей национальности, и получить по этому признаку приоритет (согласно п.1, ст. 123 СК).
3. Дата и место рождения.
4. Место жительства в настоящее время. Можно указать и предыдущие места жительства.
5. Образование: какие учебные заведения*, где и когда окончены.
6. Место работы в настоящее время, занимаемая должность. Если какое-либо предыдущее место работы было связано с деятельностью характеризующей вас положительно, иногда имеет смысл это указать.
7. Семейное положение. Требуется указать сведения о жене (муже), детях и других ближайших родственниках (родителях, братьях и сестрах), их фамилию, имя, отчество, год рождения. Адрес места проживания указывается для тех, кто проживает отдельно. Если есть приемные дети.
8. Если автор менял фамилию, например, по причине замужества и др., то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения.
9. Дополнительные сведения. Дополнительное образование, опыт общения с детьми, особые интересы.
10. Подпись и дата написания. Дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии.