Сроки исполнения документов.

Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. То есть индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;
• индивидуальные – руководителями, которые их установили.

Оформление реквизитов документов.

Реквизит « Дата».Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано.

Реквизит «Регистрационный индекс».Регистрационный индекс документа – это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке рядом с датой.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации».Вышестоящая организация указывается на бланках организаций, которые имеют прямое или административное подчинение. Как правило, такими организациями являются различные министерства, управления.

Реквизит «Наименование организации».Наименование организации-автора должно всегда соответствовать установленным требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов. Оно указывается в точном соответствии с учредительными документами организации (уставом, положением и др.). Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием и применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в учредительном документе организации.

Реквизит «Название вида документа».Реквизит «Название вида документа» должен соответствовать видам документов, используемым в унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа».Важным реквизитом является ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Место составления или издания».Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь.

Реквизит « Заголовок к тексту».Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста документа. Он может состоять из нескольких строк, каждая из которых имеет законченный смысл.

Реквизит « Адресат».Адресат-местонахождение учреждения, организации или лица, которому направляется документ.

Реквизит «Гриф утверждения».Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Реквизит необходим для утверждения организационных документов. Оформляется с пятого положения табулятора в правом верхнем углу документа.

Реквизит «Подпись».Подпись – обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными правовыми актами.

Реквизит «Виза». Согласование документа внутри организации с заинтересованными подразделениями и должностными лицами оформляется визой согласования документа.

Реквизит «Резолюция».Реквизит содержит конкретные указания руководителя предприятия или организации со сроками их исполнения и ответственного за исполнение должностного лица.

Реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона». Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебноготелефона располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Текст письма. Текст– основной реквизит делового письма. Текст документа должен быть кратким, достоверным, аргументированным, не допускающим различных толкований.

Реквизит « Гербовая печать».Гербовая печать ставится на документах, где её воспроизведение специально предусматривается нормативным актом.

Реквизит « Гриф согласования».Согласование должно обеспечивать правильное и всестороннее решение вопросов о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания.