Как в расходах по УСН учесть НДФЛ и иные удержанные у работников суммы

В установленных законом случаях из начисленной работнику заработной платы производятся удержания:

- сумм налога на доходы физических лиц (ст. 226 НК РФ);

- алиментов (ст. 109 СК РФ).

Примечание

Налоговую базу по налогу на доходы физических лиц алименты не уменьшают (абз. 2 п. 1 ст. 210 НК РФ).

При выплате зарплаты за первую половину месяца ни НДФЛ, ни алименты вы не удерживаете. НДФЛ вы исчислите и удержите по итогам месяца (п. п. 3, 6 ст. 226 НК РФ). После чего из оставшихся сумм удержите у работника алименты (ст. 109 СК РФ, п. 4 Перечня видов заработной платы и иного дохода, из которых производится удержание алиментов на несовершеннолетних детей (утв. Постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 N 841)).

Таким образом, суммы начисленной и выданной работнику заработной платы могут существенно отличаться.

Налоговую базу по "упрощенному" налогу уменьшают как выданные работнику, так и удержанные у него суммы. Ведь удержания - часть начисленной заработной платы. А расходами на оплату труда являются именно начисления работникам. На это прямо указывает ст. 255 НК РФ, которая распространяется и на тех, кто применяет УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Аналогичные разъяснения дают и контролирующие органы (см., например, Письма Минфина России от 25.06.2009 N 03-11-09/225, УФНС России по г. Москве от 14.09.2010 N 16-15/096615@).

Однако следует помнить: суммы, выплаченные работнику, и суммы удержаний могут учитываться для целей налогообложения не одновременно.

По общему правилу затраты на оплату труда включаются в состав расходов после их фактической оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17). Поэтому в момент выдачи заработной платы расход у вас возникает только на сумму, которая фактически выплачена работнику. Суммы удержаний вы включите в состав расходов после того, как перечислите НДФЛ в бюджет, выдадите из кассы или перечислите получателю алименты.

Примечание

Момент уплаты в бюджет НДФЛ зависит от того, в каком порядке вы уплачиваете заработную плату: наличными деньгами через кассу или путем перечисления на банковский счет сотрудника. Подробнее об этом вы можете узнать в разд. 12.2 "Как исчислить, удержать и перечислить НДФЛ с заработной платы" Практического пособия по НДФЛ.

Таким образом, выдача заработной платы, перечисление НДФЛ и выплата получателю удержанных у работника алиментов - разные расходные операции. В Книге учета доходов и расходов их следует отражать отдельно. Рекомендуем вам придерживаться данного правила, даже если эти операции произошли в один день. При этом по каждой из них вы должны указать:

- в графе 2 - первичный документ, на основании которого осуществлена данная операция, его номер и дату (п. 2.2 Порядка заполнения);

- в графе 3 - содержание операции (п. 2.3 Порядка заполнения);

- в графе 5 - конкретную сумму понесенных расходов: выданных или перечисленных денежных средств, переданного имущества и т.д. (п. 2.5 Порядка заполнения).

ПРИМЕР

Отражения в Книге учета доходов и расходов удержаний из заработной платы работников сумм НДФЛ и алиментов

Ситуация

ООО "Гамма" 20 января выдало своим работникам плату за первую половину месяца в сумме 100 000 руб. 31 января была начислена заработная плата за месяц в размере 200 000 руб. Оснований для применения вычетов по НДФЛ ни у кого из работников не имелось. Сумма НДФЛ, исчисленная и удержанная по итогам января, составила 26 000 руб. (200 000 руб. x 13%).

В ООО "Гамма" работает И.И. Михайлов, которому установлен оклад в размере 40 000 руб. в месяц. Ежемесячно из его заработка организация удерживает алименты на одного ребенка в размере 1/4 заработка, оставшегося после удержания НДФЛ (п. 1 ст. 81 СК РФ, ч. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ), что составляет 8700 руб. ((40 000 руб. - 40 000 руб. x 13%) x 1/4).

5 февраля ООО "Гамма" выплатило своим работникам заработную плату за январь в размере 65 300 руб. (200 000 руб. - 100 000 руб. - 26 000 руб. - 8700 руб.). Также 5 февраля организация перечислила в бюджет НДФЛ (26 000 руб.). Алименты (8700 руб.) были выданы получателю из кассы организации 6 февраля.

Решение

Перечисленные операции ООО "Гамма" отразит в Книге учета доходов и расходов следующим образом.

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─

Фрагмент разд. I

Регистрация	Сумма
N п/п	дата и номер первичного документа	содержание операции	доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы	расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы
1	2	3	4	5
...	...	...	...	...
4	Платежная ведомость от 20.01.20__ N 1	Выдана заработная плата за первую половину января	-	100 000
...	...	...	...	...
26	Платежное поручение от 05.02.20__ N 31	Перечислен НДФЛ с заработной платы за январь	-	26 000
27	Платежная ведомость от 05.02.20__ N 2	Выдана заработная плата за январь	-	65 300
...	...	...	...	...
36	Расходный кассовый ордер от 06.02.20__ N 23	Выданы алименты	-	8700
...	...	...	...	...
Итого за I квартал	-	-

─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─