Каким документом утверждена личная карточка?

ОБЩИЕ ВОПРОСЫ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК

Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки - утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).

Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?

Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1).

К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести.

Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием. Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.

Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе?

Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе. Да и работник не сможет расписаться в компьютере. Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу.

У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику. Насколько это правильно?

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии - лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.

У нас личные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году. На работников, принятых в 2004-2005 годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1. Должны ли мы переписывать «старые» карточки на работников, принятых до 2004 года, на новые бланки?

Законодатель не разъяснил, как быть работодателям в данном случае. Среди инспекторов Государственной инспекции труда существуют различные мнения. В частности, на одном из семинаров я слышала мнение инспектора о том, что работодатель должен хранить «старые» карточки, но и заполнить Т-2 по новому образцу на тех же самых работников. Некоторые инспекторы считают, что на работников, принятых до 2004 года, можно продолжать вести «старые» карточки, а на работников, принятых в 2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди кадровиков и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу. В этой связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было чем защитить свою позицию.

Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?

Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка.

Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.

Сколько лет должны храниться личные карточки?

75 лет

ВОПРОСЫ О ПРАВИЛАХ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБЩИХ УЧЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ

Каким образом указывается дата составления личной карточки: «10.07.2004», «10.07.04», «10.07.2004г.», «10 июля 2004» или иначе?

Дата составления формы т-2 указывается в виде кодированной информации «00.00.0000»

Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
10.07.2004	132-00		027-415325-63	К	постоянно	по совместительству	мужской

Как правильно заполнять графу «Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования»?

Как правильно заполнять графу «вид работы»? Как следует из Правил ведения трудовых книжек № 225, утвержденных постановлением Правительства РФ 16 апреля 2003 года, на работодателя возложена обязанность по ведению личных карточек для того, чтобы дублировать в них сведения, вносимые в трудовые книжки, и для подписей работника, что записи внесены правильно. Нужно ли вести карточки на совместителей, ведь записи в их трудовые книжки вносятся по основному месту работы?

В самом реквизите Т-2 «Вид работы» указано, что следует написать, на основную работу принят сотрудник или по совместительству. Из этого можно сделать вывод, что Госкомстат России установил обязательность ведения личных карточек на работников, принятых по совместительству.

Вопросы по заполнению раздела I формы Т-2 «Общие сведения»

Как правильно заполнять пункт «Гражданство» в карточке Т-2 в случаях, когда на работу принимается лицо с двойным гражданством, иностранный гражданин и лицо без гражданства? В паспорте гражданина Российской Федерации отметки о двойном гражданстве не проставляются, в связи с этим вопрос: нужно ли работодателю узнавать полную информацию о гражданстве работника?

Действительно, в паспорте гражданина Российской Федерации отметки о двойном гражданстве не проставляются.

Поэтому если работник предъявил кадровику только паспорт гражданина Российской Федерации и умолчал о втором гражданстве, то едва ли можно считать работодателя виновным в неполноте внесенных в пункт 4 сведений.

Однако если работник допускается в рамках трудовых отношений к государственной тайне, то полную информацию о гражданстве своего работника работодатель обязан узнать.

В случаях, когда работник сообщает работодателю сведения о своем втором гражданстве, документально это подтверждая, то в пункте 4 личной карточки в скобках указывается страна второго гражданства.

Заполнение пункта 4 личной карточки в случаях, когда работник имеет двойное гражданство, производится следующим образом:

4. Гражданство	гражданин Российской Федерации.	по ОКИН
	и иностранного государства (Государства Испания)

Если работник является иностранным гражданином, то заполнение пункта 4 производится следующим образом:

4. Гражданство

иностранный гражданин (Государства Испания)

по ОКИН

Если работник является лицом без гражданства, то заполнение пункта 4 производится следующим образом:

4. Гражданство	лицо без гражданства	по ОКИН

Вопросы по заполнению раздела II «Сведения о воинском учете»

Вопросы по заполнению раздела III «Прием на работу и переводы на другую работу»

Николаев работает программистом в ООО «Восток», что является основной его работой, а также он устраивается на работу в ООО «Запад» по совместительству на должности системного администратора. Как правильно в этом случае заполнить раздел III карточки Т-2 инспектору по кадрам ООО «Запад»?

Напомним, что при приеме работника на работу по совместительству у него, как правило, выясняется информация об основном месте работы. Иначе есть опасность заключить трудовой договор о работе по совместительству при отсутствии основной работы. Или опасность нарушения закона в случае, когда и основная работа, и работа по совместительству связана с вредными и опасными условиями труда. Кроме того, работодатель, принимающий работника по совместительству, обязан предоставлять ему отпуск одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому при приеме работника на работу по совместительству у него выясняется информация об основном месте работы – работнику предлагается предоставить справку с основного места работы, копию приказа о его приеме на работу.

И опять же обращаем внимание, что личная карточка не содержит специального раздела о внесении сведений об основном месте работы при ее заполнении на работника-совместителя. В этой связи есть две точки зрения о том, где именно в Т-2 должны быть отражены данные сведения. Некоторые полагают, что в разделе «Дополнительные сведения», но большинство вносят в раздел III личной карточки.

Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.	Основание	Личная подпись владельца трудовой книжки

10.06.2004	бухгалтерия	главный бухгалтер		Приказ ООО «Восток» о приеме на работу от 09.06.2004 № 28-к	Николаев
20.08.2005	юридический отдел	консультант по налогообложению		Приказ о приеме на работу в качестве совместителя от 09.06.2004 № 28-к	Николаев

Вопросы по заполнению раздела IV «Аттестация»

IV. АТТЕСТАЦИЯ

Дата аттестации	Решение комиссии	Документ (протокол)	Основание
номер	дата

07.08.2004	соответствует занимаемой должности		07.08.2004	приказ о проведении аттестации работников от 01.03.2004 №82

Вопросы по заполнению раздела V «Повышение квалификации»

При заполнении раздела V «Повышение квалификации» Т-2 нужно вносить только сведения о повышении квалификации работником у данного работодателя или же нужно вносить сведения о всех фактах повышения работником квалификации, даже при работе у других работодателей?

Официальных разъяснений по данному вопросу на сегодня нет. Госкомстат РФ ничего по этому поводу не сказал в своих Указаниях.

В этой связи на практике нет единого мнения среди кадровиков по данному вопросу.

Некоторые инспекторы по кадрам вносят в раздел V сведения о повышении квалификации, имевшей место до поступления работника на работу к данному работодателю.

Но большинство ограничиваются только внесением в раздел Vсведений о повышении квалификации, имевшей место во время работы работника в данной организации.

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Дата	Вид повышения квалификации	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание
начала обучения	окончания обучения
наименование	серия, номер	дата

01.09.2003	31.10.2003	Обучение по программе «Финансовый менеджмент» в объеме 140 учебных часов	Николаевский государственный университет, г. Николаевск	свидетельство о повышении квалификации	ПК №361	05.11.2003	приказ о направлении на повышение квалификации от 01.08.2003 №97

Вопрос по заполнению раздела VI «Профессиональная переподготовка»

46. Как правильно заполняется раздел VI «Профессиональная переподготовка» Т-2?

Раздел VI «Профессиональная переподготовка» заполняется на основании диплома или свидетельства, подтверждающих профессиональную переподготовку, и в строгом соответствии с ними.

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА

Дата	Специальность (направление, профессия)	Документ (диплом, свидетельство)	Основание
начала переподготовки	окончания переподготовки	наименование	номер	дата

01.09.2002	01.07.2004	Юриспруден ция	Государственный юридический университет, Г. Волгоград	ВБС № 068201	10.07.2004	договор о профессиональной переподготовке от 01.08.2002

ВопросЫ по заполнению раздела

Российской Федерации

Дата увольнения

“

”

ноября

г.

Приказ (распоряжение) №

129-к

от

“

”

ноября

г.

Работник кадровой службы	Инспектор по кадрам	Тришкина	Т.Т. Тришкина
	(должность)	(личная подпись)	(расшифровка подписи)
Работник	Пулеметов
	(личная подпись)