Все виды деятельности подготовительного этапа ведения переговоров можно объединить в четыре группы.
Первая группа деятельности связана с инициативой проведения и составление плана переговоров.
Она предусматривает:
- предварительный анализ участников переговоров, темы и ситуации;
- определение задач переговоров для удержания инициативы в их проведении;
- выбор стратегии и тактики ведения переговоров;
- подготовку подробного плана проведения переговоров с четкой программой действий для обеспечения взаимосвязи между видами деятельности, объемами работ, количеством и качеством необходимой информации;
- определение временных рамок, расходов на подготовку и реализацию планов с привлечением соответствующих сотрудников.
Вторая группа деятельности связана с оперативной подготовкой переговоров.
Она предусматривает:
- сбор материалов, куда входит: поиск возможных источников информации (о личных контактов, аналитических исследований, публикаций и т. д.);
- определение предварительных критериев отбора материалов;
- формирование материалов и информации, которые могут быть использованы в подготовке переговоров;
- отбор и систематизацию материалов, имеющих существенное значение для подготовки и проведения переговоров;
- анализ собранного материала, который позволит определить взаимосвязь явлений, создать определенную систему, сделать выводы, подобрать аргументацию и свести все воедино;
- подготовку рабочего плана переговоров, где собран материал, идеи и соображения, выдвинутые задачи и требования (то есть стратегия и тактика), компоновка в единое логическое целое, что составляет окончательный вариант структуры ведения переговоров.
Третья группа деятельности связана с процессом редактирования.
Она включает:
- контроль подготовки переговоров, предусматривающий шлифование и последующую доработку деловой беседы, в первую очередь, заключительных положений;
- представления окончательной формы ведения переговоров, которая предусматривает, прежде всего, сжатость и четкость представленных предложений и выводов.
Четвертая группа деятельности связана с обработкой процесса ведения переговоров.
Она включает:
- кажущуюся репетицию;
- устную репетицию;
- репетицию ведения переговоров в форме диалога с собеседником.
Второй этап общего алгоритма профессиональных переговоров представляет собой собственно процесс ведения переговоров. Он состоит из пяти фаз, задача которых формировать соответствующие принципы.
Первая фаза - начало ведения переговоров.
Задачами данной фазы являются:
- установление контакта с партнерами;
- создание приятной атмосферы для ведения переговоров;
- привлечение внимания;
- пробуждение интереса;
- «перехват», в случае необходимости, инициативы в процессе переговоров.
Для создания благоприятного климата в начале переговорного процесса необходимо не выпускать из виду некоторые важные мелочи, в частности, следует пользоваться ясными, сжатыми и содержательными вступительными словами и объяснениями; обращаться к собеседникам по имени; иметь соответствующий внешний вид; проявлять уважение к личности партнера и т.п.
Вторая фаза - передача информации.
Она должна выполнять следующие задачи:
- сбор специальной информации по проблемам, требованиям и пожеланиям партнера и его организации (фирмы);
- выявление мотивов и целей партнера;
- передача запланированной информации;
- формирование основ для аргументации или предварительной проверки правильности узловых пунктов собственной аргументации;
- анализ и проверка позиции партнера;
- предварительное определение направлений последующей деятельности, которое в конечном итоге упростит последнюю фазу - принятие решений.
Третья фаза - аргументация.
На этой фазе формируется предварительная мнение, определяется позиция по данной проблеме, которая устраивает обе стороны. Здесь можно попробовать изменить, в случае необходимости, уже сформированное мнение (позицию), закрепить то, что уже сформировалось, изменилось ли, на новую мысль. На этом этапе можно устранить или смягчить противоречия, которые были до переговоров или возникли в процессе их проведения, критически проверить собственные положения и факты, изложенные партнером.
Различают следующие виды аргументации:
- доказательную аргументацию - необходимость проверки , точными ли являются собственные сводки, или правильными являются собственные выводы, нет ли в собственной аргументации противоречий, можно ли привести подходящие примеры и сравнения;
- контраргументацию - необходимость проверки, не появляются ли противоречия; нет ли фактов или предложений партнера, которые можно оспорить, или не приведен ли неудачный пример (сравнение), или не сделал ли партнер ложного заключения; или не слишком ли просто представил партнер проблему, или не вытекает ли из этого необходимость показать другую сторону, или не дал ли партнер неправильную оценку и др.
Для достижения успеха в переговорах в аргументации необходимо использовать правила культуры и этики проведения:
- следует оперировать простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;
- темп и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера и привычек партнера;
- аргументация должна быть корректной по отношению к партнеру;
- следует избегать неделовых выражений и формулировок, которые затрудняют восприятие сказанного, но в целом речь должна быть образной, а доводы - наглядными.