Применение раздаточных материалов

Раздача материалов	Преимущества	Недостатки
До презентации	Есть возможность заранее ознакомить слушателей с темой и дать пояснения.	Слушатели могут начать читать материал во время произнесения речи.
Во время презентации	Можно сократить время на изложение и познакомить с информацией более детально, слушатели могут не записывать.	Слушатели могут отвлекаться на материал, не относящийся к тому, что говорит оратор в данный момент.
После презентации	Слушатели могут не записывать, поскольку печатный материал получат в готовом виде.	Без достаточного иллюстративного материала слушатели могут чувствовать себя неуверенно, т.к. не все способны полноценно усваивать информацию на слух.

Очень важно сформулировать основную идею в начале и в конце презентации. То есть ее полезно включить во вступление и в заключение. Здесь, на наш взгляд, полезно вспомнить «правило английского старшины»:

«Правило английского старшины»: Скажите им, что вы им собираетесь сказать, затем скажите им это, А потом скажите им, что вы им сказали!

В основной части советуем не забывать, что содержание речи усваивается лучше, если она окрашена эмоциями. Этого можно добиться, применяя следующие приемы:

- юмор (но уместный и только по теме);

- риторический вопрос (вопрос с очевидным ответом, но привлекающий внимание);

- шокирующая фраза (содержащая малоизвестную или абсолютно новую необычную или пугающую информацию).

При составлении выступления необходимо учесть, что речь обязательно должна содержать вступление и заключение. Эти элементы речи должны быть лаконичными (несколько фраз), но яркими и запоминающимися.

Напомним, что во вступлении должна содержаться главная идея презентации, выраженная фразой, объясняющей, зачем слушателям нужно об этом узнать.

В заключении необходимо не только подвести итог сказанному, но и усилить эмоциональное впечатление от произнесенной речи. Полезно еще раз сделать акцент на практической значимости представленной информации и предложить, в каком направлении действовать. Украшает заключение завершающая фраза с пожеланием успехов и выражение благодарности за внимание.

Шаг 3. Построение речи.

Основные элементы:

3.Разработка визуальных материалов.

В сфере бизнеса во время презентации используется проектор, флип-чаты, слайды и другие визуальные средства.

Для начала необходимо решить, нужны ли нам вообще иллюстративные материалы и какие именно. Стив Мэндел советует:

Использовать визуальные материалы с целью: - стимулирования интереса аудитории; - подкрепления словесного сообщения; - заострить внимание на особенно важных аспектах сообщения; - иллюстрирования фактов.

Не использовать визуальные материалы с целью: - произвести впечатление слишком подробными таблицами и графиками; - избежать контакта с аудиторией; - выразить ими то, что можно сказать простыми словами; - сделать на их основе не один, а несколько выводов.

При подготовке иллюстративных материалов применяется принцип простоты и краткости ППК (в английском языке он назван KISS keep it short andsimple, т.е. «сделай это кратким и простым»).

С. Мэндел приводит рекомендует соблюдать следующие правила составления визуальных материалов.

1. В табличных материалах презентации использовать не более 30 чисел.

2. Каждое число должно состоять не более, чем из 5 цифр.

3. При ознакомлении с результатами исследований, подсчетов показывать только итоговую сумму, а остальную информацию представить в визуальных материалах.

4. В текстовых материалах использовать не более 36 слов, исключая заголовок.

5. Текст желательно изложить в 6 строках, не более чем 6 слов в каждой строке.

6. Если нужно больше - использовать меньше слов, но больше строк.

Заголовки иллюстративных материалов могут быть следующими:

- название предмета (проиллюстрированного ниже);

- тематический заголовок (суть информации);

- заголовок-утверждение (вывод из представленной информации).

Важно еще раз напомнить, что главное это реакция слушателей, а неприменяемые методы. Помните правило (сформулированное в гуманистической психологии): «Смысл общения заключается в той реакции, которую оно вызывает».

Существенную роль в восприятии слушателями предлагаемой информации играет также расположение оборудования.

Правильным считается расположение экрана проектора или плакатов под углом 45 градусов и со смещением в сторону относительно центральной линии конференц-зала, чтобы иллюстративные материалы не отвлекали внимание от фигуры оратора.

В процессе демонстрации важно регулярно поддерживать контакт глаз со слушателями, в промежутках между обращением к демонстрационным материалам. Есть еще одно правило: если необходимо что-либо писать (на доске, листке для проектора и пр.), не нужно ничего говорить в процессе письма.

При пользовании указкой нужно стоять боком к аудитории, держа указку в той руке, которая ближе к экрану.

Не рекомендуется:

- жестикулировать указкой;

- оставлять указку на проекторе (чтобы не привлекать внимание слушателей к экрану).

Обобщим основные этапы разработки визуальных материалов.