Основные формы и психологические аспекты делового совещания
Совещание— форма делового общения, предусматривающая обсуждение деловых ситуаций и проблем с целью коллективного поиска наиболее целесообразных путей их разрешения.
В деловом совещании могут участвовать 7—9, максимум 12 человек, большее количество участников уже может снижать эффективность работы. Тема обсуждения должна быть заранее определена, чтобы участники могли профессионально подготовиться, продумать свои предложения, даже подготовить соответствующие доклады. Имеет значение пространственное расположение участников в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия.
Преимущества совещаний по сравнению с другими формами делового общения:
1) на них происходит разностороннее рассмотрение проблем с привлечением различных специалистов;
2) совещания обеспечивают оперативную подготовку альтернативных вариантов решения проблем;
3) совещания дают дополнительную возможность для познания личных и деловых качеств участвующих в них партнеров;
4) проведение совещаний дает определенный психологический эффект: на каждого его участника влияет атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст высказываний и др.
Выделяют три основных вида совещаний:
Виды совещаний | Характеристика |
Проблемное | Основной целью является поиск оптимального решения проблемы посредством дискуссии. Порядок его проведения предусматривает: доклад; ответы на вопросы; прения; коллективную выработку решения |
Инструктивное | Основной целью является передача распоряжения по вертикальной схеме управления сверху шин для быстрейшего исполнения. Порядок его проведения включает такие важные моменты, как: конкретизация и разъяснение распоряжений; ответы на вопросы; назначение сроков выполнения и ответственных |
Оперативное (диспетчерское) | Основной целью является получение информации о текущем состоянии дел на участках, в подразделениях фирмы, организации. Порядок проведения такого совещания включает: заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах, попутное разрешение возникших проблем на основе полученной информации |
Практика делового общения показывает, что деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев, но недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред.
Подготовка к проведению совещания включает: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости — размещения, питания, проезда участников к месту заседания.
Этапы проведения совещания — рис. 19
![]() |
Начало совещания. Деловой настрой совещания зависит от поведения руководителя в начале совещания. Он должен:
1) начать, точно вовремя;
2) в небольшом вступительном слове четко сформулировать цель и задачу совещания;
3) согласовать правила и регламент совещания;
4) назначить ответственного за ведение протокола совещания;
5) не начинать совещание с критики подчиненных.
Основная часть совещания.
При проведении делового совещания выполняются три этапа:
1) Этап — постановка вопроса:
— введение в курс дела,
— формулировка вопроса,
— формулировка исходной позиции,
— постановка вопроса.
2) Этап — формирование мнения о путях решения вопроса:
— сбор данных,
— изучение всех сторон вопроса,
— новая формулировка основной проблемы,
— поиск альтернативных решений,
— выдвижение предложений,
— подведение предварительных итогов обсуждения,
— выработка основных направлений,
— обсуждение последствий различных возможностей решения вопроса.
3) Этап — принятие решения:
— выводы из 2 этапа,
— договоренности,
— решения.
Ведущий совещание выбирает один из основных стилей его ведения (табл.).
Стили ведения совещания | Характеристика |
Дипломатический | Предполагает учет мнения всех участников совещания. Присутствующие на совещании убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения. Дипломатический стиль продуктивен, если: достаточно времени, чтобы обсудить все доводы; решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники обсуждения; участники совещания понимают проблему и знают варианты ее разрешения; возникли большие разногласия, и необходимо переубедить несогласных в правильности принимаемого решения |
Авторитарный | Руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует решение, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для его реализации. Авторитарный стиль допустим, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров, например, если необходимо как можно быстрее принять решение |
Выбор способа поведения зависит от поставленных целей, от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить совещание. Исследования показывают, что оба стиля поведения — дипломатический и авторитарный — могут приводить к успеху. Однако авторитарное ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям.
Формы поведения участников на собрании:
Формы поведения участников на собрании | Характеристика |
Конструктивная (активная) роль | Проявление инициативы, (повторное) изложение проблемы, внесение предложений, запросы об информации, мнениях, мыслях, сообщение информации, мнений, идей, выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы |
Конструктивная (поддерживающая) роль | Способствование ходу собрания: поддержка, стимулирование выступающих, формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряженности |
Деструктивная роль | Агрессивное поведение, блокирование принятия решения, «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия |
В процессе проведения делового совещания важно контролировать его ход. Ведущий совещание в процессе работы следит за регламентом, за рамками обсуждаемой темы, вовлекает в обсуждение малоактивных сотрудников, определяет порядок предоставления слов, задает необходимые вопросы. В целях снятия пассивности участников могут применяться: высказывания по кругу. Кроме ведения хода совещания руководитель должен пояснять сказанное другими, подчеркивать различия между высказанными мнениями, время от времени резюмировать обсуждение, собирать и формулировать различные гипотезы и предложения.
Каждое деловое совещание должно заканчиваться принятием решения. Процесс принятия решения включает пять этапов (табл.)
Этапы принятия решения | Характеристика |
1. Установление контакта | Необходимо создать психологический комфорт для всей группы, например, сообщите каждому о том, что вы заметили его присутствие |
2. Определение проблемы | Вы как лидер группы можете проявить свою готовность обсуждать проблему, задав открытый вопрос типа: «Каково мнение всех присутствующих об этой проблеме? Какие первоочередные задачи необходимо решить?» После того как группа даст свое определение проблемы, вы можете дальше вести дискуссию по предложениям с помощью поощрения. Периодически останавливайте обсуждение и подводите итог услышанному, используйте запись |
3. Определение целей | К этому этапу можно перейти сразу после определения проблемы. Это чаще всего делается в форме следующего вопроса к присутствующим: «Мы определили проблему, а в чем состоит наша основная цель при ее решении? Чего мы хотим добиться?». Имея четкое определение проблемы и целей, можно переходить к следующему этапу |
4. Выработка альтернатив | Вы переходите к выработке альтернатив. Задавая открытый вопрос: «Мы определили проблему как... и мы хотели бы видеть в качестве идеального решения проблемы... Какие мы имеем возможности, чтобы максимально приблизиться к оптимальному решению проблемы?», вы предлагаете группе продолжить обсуждение. Вновь можно применить приемы поощрения, пересказа, признания чувств, чтобы выявить взгляды каждого. На данном этапе имеет смысл изложить свои мысли, но пусть сначала группа выдаст свои идеи |
5. Выработка совместного решения | Когда альтернативы возможных действий высказаны, то следует фокусирующий вопрос: «Какую из альтернатив мы выбираем для реализации?» Такой вопрос приведет группу к совместному решению. Когда решение принято, то для конкретных задач надо найти ответственных |
Завершение делового совещанияи составление протокола. Итоговое заключение часто опускают (все устали и торопятся), что является ошибкой. Ведущему совещание при подведении итогов целесообразно выяснить у присутствующих, все ли его правильно поняли. Для руководителя главное в деловом совещании — его итог (качественность, эффективность принятого решения), но нельзя забывать о психологических последствиях подобного мероприятия. Люди должны уйти с совещания, не испытывая чувства дискомфорта
Документальное обеспечение делового совещания. Общие правила оформления документов
На заключительном этапе совещания важно не забыть зафиксировать, кто и что будет выполнять. Протокол, в котором зафиксированы: основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах.
В формуляр протокола входят: наименование ведомства, наименование учреждения или предприятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме: слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря.
В зависимости от полноты фиксации хода совещания выделяют краткий и полный протокол. В кратком не приводятся полные тексты выступлений, а указываются только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, как это имеет место в случае краткого протокола, но и о деятельности предприятия, учреждения, фирмы в целом. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или магнитофонной записи.
Важно, чтобы при составлении протокола обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой достоверностью информации, отраженной в протоколе. Нередко на совещаниях решения принимаются путем голосования, поэтому в протоколе должно быть указано число присутствующих, а иногда и явочный лист с подписями присутствовавших на заседании (например, в случае присуждения ученых степеней и званий, прохождения по конкурсу).