Рациональные способы организации времени

В свое время римский стоик Сенека выдвигал теорию психагоги-ки — так он называл искусство овладения временем жизни. Уже в первом из своих знаменитых «Нравственных писем к Луцилию» он утверждает: «Все у нас, Луцилий, чужое, одно лишь время наше. Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение природа... Поступай же так, мой Луцилий, как ты мне пишешь: не упускай ни часу. Удержишь в руках сегодняшний день — меньше будешь зависеть от завтрашнего. Не то, пока будешь откладывать, вся жизнь и промчится».

Мудрый совет и вполне современный. Беречь время, знать, чего стоит день, — значит отвоевывать себя у времени, расширять время для важных дел, творческих открытий и дружеских встреч. Заняться упорядочением своей жизни человек мечтал всегда, но особенно значимым это становится сейчас, в век небывалых скоростей и новых технологий. Человек должен успевать за временем эпохи, а для этого ему надо научиться анализировать свое время, уметь избегать временных потерь и ловушек времени. Психологические приемы организации личного времени разрабатываются многими психологическими школами и направлениями, в том числе и международной психологической программой «Time Manager International»

Наша задача — представить такие психологические разработки из арсенала практической психологии, которые помогут с максимальной пользой организовать свое время. Начнем с анализа «похитителей» времени.

Похитители времени. Чтобы использовать время с максимальной пользой, не позволяйте случайным, преходящим делам (звон-

ки, разговоры коллег, почта, спам-интернет) распоряжаться вашим временем постоянно. Надо овладевать умениями организовывать свое время, выявлять основных виновников и похитителей вашего времени. Приводим список наиболее часто встречающихся «похитителей» времени и возможные решения таких ситуаций.

Похитители времени	Меры (возможные решения)
Отсутствие целей, приоритетов	Установите ближние и дальние цели и планы Осваивайте метод целеполагания Планирование создает резерв времени
Плохое «чувство времени»	Развивайте субъективные временные оценки, адекватное восприятие времени Помните: любое дело потребует больше времени, чем планируется
Неуважение к вашему времени окружающих	Четко определите распорядок дня и поставьте всех в известность
Неумение определять временные рамки общения	Не пренебрегайте временем других людей Отделяйте содержательный разговор от пустой болтовни
Постоянно отвлекающие телефонные звонки	Отключите телефон на время наибольшего сосредоточения на важном деле
Неспособность заканчивать дела (доводить до конца)	Последите, чтобы не оставлять за собой неоконченных дел
Склонность заниматься мелкими делами	Игнорируйте мелкие проблемы, делегируйте их Сосредоточьтесь на крупных проблемах Ищите крупные дела!
Привычка действовать без обдумывания	Кто знает, что делать, выигрывает единожды, кто знает, зачем — всегда!
Потребность быть всем и везде	Кто хочет успеть все, не успевает ничего
Привычка обещать всем помощь	Приводит к злоупотреблению вашим временем
Неумение говорить «нет»	Настойчиво овладевайте этим умением в тренинге; безотказные люди не внушают доверия

Этот список каждый может продолжить по своему усмотрению, а затем определить для себя наиболее частых «похитителей» времени. Следующий шаг — убедить себя в том, что одолеть этих похитителей вам под силу. Чтобы время своей жизни использовать рационально, овладейте такими умениями, как:

♦ осознание ограниченности и необратимости своего времени;

♦ планирование задач накануне следующего дня;

♦ различение срочности и важности предстоящих дел;

♦ экономия времени, не подвергая сделанное переработке;

♦ установление строгой очередности дел;

♦ определение реальных сроков выполнения дел;

♦ выполнение задач высшей приоритетности;

♦ составление оптимального графика работоспособности;

♦ отношение к телефону как к рациональному средству коммуникации.

Одним из известных «похитителей» времени сегодня выступает телефон, хотя его основное предназначение — экономия нашего рабочего времени. В этом парадокс телефонной коммуникации. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов. Но, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, телефон часто становится «поглотителем времени».

Несоблюдение правил ведения служебных телефонных разговоров -серьезный пробел в профессиональной подготовке руководителя и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Так, американский специалист по организации управления А. Маккен-зи среди основных причин потери времени руководителем поставил на первое место нерациональное использование телефона. Плохая подготовка к разговору, неумение выделить в нем главное, лаконично и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным (до 20-30%) потерям рабочего времени.

Простейшие рекомендации позволят сделать телефон инструментом рациональной и сберегающей время коммуникации.

1. Подготовьтесь к разговору. Не действуйте импульсивно, не хватайтесь за трубку, как только возникнет мысль позвонить. Убедитесь в целесообразности и необходимости звонка. Четко определите цель разговора. Продумайте содержание беседы. При необходимости зафиксируйте перечень вопросов.

2. Говорите лаконично. Разговор продолжительностью более 5-6 минут должен стать исключением в вашей практике. Для экономии времени придерживайтесь следующей временной стратегии телефонного разговора:

а) взаимные представления (полминуты);

б) введение собеседника в курс дела, информирование о цели звонка (до минуты);

в) обсуждение обстоятельств, существа дела, достижение цели разговора (2-4 минуты). Один из приемов экономии времени — «закрытые» вопросы, предполагающие односложные («да», «нет», «не знаю») ответы собеседника;

г) завершение разговора, прощание (полминуты). Старайтесь не допускать отклонения собеседника от темы разговора, тактично возвращайте его к цели вашего звонка.

3. Начинайте разговор с представления себя и своей организации и тогда, когда звоните вы, и тогда, когда звонят вам.

4. Если произошло разъединение, соблюдайте правило: перезванивает тот, кто звонил.

5. Держите рядом с телефоном ручку и бумагу. Чтобы не упускать важные детали разговора, приучитесь делать пометки либо по ходу разговора, либо сразу после его окончания.

6. Инициатива окончания разговора принадлежит либо позвонившему, либо старшему из говорящих.

Эти рекомендации распространяются и на те профессии, которые постоянно используют телефон как служебный инструмент (маклеры, посредники, работники справочных служб и пультов управления и т.д.). Все чаще использование телефона как средства коммуникации ведет не к экономии времени, а к значительным его потерям. Как средство рационализации телефон предоставляет различные преимущества для экономии времени, но неумелое его использование становится значительной помехой в деловых контактах. Чтобы этого не случилось, следует избегать ошибок, стоящих относительно много времени. (Л. Зайверт. Ваше время в ваших руках.) Это:

неясная цель разговора;

неблагоприятное время для звонка;

поиски номера абонента;

нет предварительной договоренности о звонке;

уход от темы и импровизации в ходе разговора;

звонок без предварительной подготовки ключевых проблем;

монолог вместо конструктивного диалога;

неконкретные договоренности и нечеткие планы действий;

излишняя словоохотливость и церемонность;

«параллельные разговоры» с третьими лицами.

Чтобы избежать незапланированных потерь времени, установите специальный график для телефонных разговоров в начале или в конце рабочего дня. Грамотное планирование рабочего времени способствует эффективной деятельности.