Тема: «Взаимодействие СУБД Access с приложениями MS Office»

Цель:изучить механизмы взаимодействия приложений Microsoft Office c СУБД Access; приобрести практический опыт использованием информации из БД при подготовке серийных документов в Microsoft Word, приобрести практический опыт анализа информации из БД средствами Microsoft Excel.

Ход отчета

Задания

1. Публикация в Microsoft Word

Используя команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Word/ Настройка-2007, сохранить базовую таблицу в виде документа MS Word (по варианту 3: Товар). В MS Word при необходимости выполнить дополнительное форматирование таблицы и установку параметров страницы (для наглядного отображения данных).

Анализ в Microsoft Excel

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Access/ Настройка -2007, сохранить "Запрос с расчетами" в виде рабочей книги MS Excel. Средствами MS Excel:

· выполнить сортировку по полю Название

· вычислить промежуточные итоги по полю Название, используя команду Данные/Итоги-2003, Данные/ Структура/ Промежуточные итоги-2007;

· отобразить 2-й уровень структуры документа (Общий итог по группе Название);

· выделить несмежные диапазоны с названиями и числовыми данными, используя команду Вставка/Диаграмма… -2003 или Вставить/ Диаграммы - 2007,

· построить диаграмму по выделенным данным (выбор типа диаграммы и параметры ее форматирования выбрать самостоятельно Сводная таблица Microsoft Excel.

3. Сводная таблица Microsoft Excel.

Используя команду Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Excel/ Настройка -2007, сохранить запрос Исходные данные в виде рабочей книги MS Excel. Используя команду Данные/Сводная таблица-2003, Вставить/ Таблицы/ Сводная таблица/ Сводная таблица или диаграмма -2007, на основе полученного списка сформировать в MS Excel компактную сводную таблицу согласно варианту 3. Страницы: Название фирмы-клиента, строки: Дата заказа, столбцы: Название товара, данных: количество проданного товара. MS Excel выполнить отображение данных на диаграмме. Тип диаграммы выбрать самостоятельно. С

· Слияние в Microsoft Word. До начала работы над серийным письмом для массовой рассылки необходимо: 1) в таблицу с персональными данными (Клиенты, Абоненты, Преподаватели, Студенты, Сотрудники и т.п. согласно варианту) добавить и заполнить значениями дополнительное поле Пол (тип данных – Текстовый, создать столбец подстановки с двумя значениями – жен, муж); 2) подготовить текст серийного письма для массовой рассылки. Содержание письма должно соответствовать направлению разработанной БД: информационное письмо о сезонных скидках или распродажах; приглашение на презентацию нового продукта, книги, видеокассеты; приглашение на конференцию, семинар, юбилей и т.д.; напоминание о необходимости оплаты услуг, возврата книг и т.д.; уведомление о повышении (снижении) тарифов, оплаты за обучение и т.д. Порядок создания серийного письма слиянием следующий:

1) на вкладке Таблицы выделить таблицу с персональными данными согласно варианту 3, которая будет являться документом-источником при слиянии;

2) выполнить команду Сервис/Связи с Office/Публикация в MS Word- 2003, Параметры настройки доступны в диалоговом окне Кнопка «Office»/ Параметры Word/ Настройка-2007 или Внешние данные/ Экспорт/Слияние с MS Word;

3) выбрать вариант Создать новый документ и установить связь с ним;

В окне документа MS Word сформировать макет письма, последовательно выполняя шаги предлагаемые мастером слияния, оформив: заголовок документа; блок адреса; обращение; текст письма (основную часть).

5) Текст письма сформулировать согласно варианту 3.

Для отчета подготовить скриншот окна папки с созданными документами MS Office. Перечень файлов, представленных в виде таблицы – командой Вид/Таблица-2003, или Замена контекстным меню заголовка панели переходов-2007.

5. Оформить отчет о выполнении работы.

Порядок выполнения заданий

1.Внешние данные – Экспорт – Дополнительно – Word. В появившемся диалоговом окне: Выбрать имя файла – Поставить галочку под Открыть целевой файл после завершения операции экспорта – ОК. Результат представлен на рисунке 1, 2.