Функция контроля и коррекции

Наиболее общими, охватывающими все иные виды контроля, являются три его основных типа: опережающий (предваритель­ный), текущий и заключительный. «Опережаю­щий контроль» состоит в том, чтобы предвидеть и прогнозировать будущее функционирование; в том, чтобы основные усилия были сосредо­точены не на исправлении, а на предупреждении ошибок, небла­гоприятных ситуаций. Текущий контроль реализуется непосредственно в процессе исполнения работ и обычно приурочивается к концу любой технологической фазы процесса организационного функциониро­вания. Заключительный контроль осуществляется после окончания определенных видов работ. Его роль двояка. Во-первых, на его основе окончательно решается вопрос об их качестве, Во-вто­рых, от него зависят разного рода оценочные процедуры.

Далее контроль подразделяется на частичный (выборочный, локальный, «точечный») и полный (общий, глобальный). В пер­вом случае он затрагивает лишь некоторые, как правило, наибо­лее важные технологические операции и звенья.

По признаку систематичности выделяется выбороч­ный («случайный») и плановый контроль. По признаку объема контроль может быть либо индивиду­альным, либо групповым, либо общеорганизационным. По на­правленности контроль дифференцируется на результативный и процессуальный. По степени строгости выделяют также два типа контроля — количественный и качественный (экс­пертный). Если работа такова, что ее эффективность трудно или невозможно «изменить», проводится каче­ственная оценка посредством метода экспертирования.

В любом процессе контроля необходимо наличие трех обязательных компо­нентов ( этапов). Это: разработка системы стандартов и критериев; сопоставление с ними реальных ре­зультатов работы; осуществление вытекающих из этого сопостав­ления коррекционных мероприятий.

Этап разработки стандартов исполнения и определения оценоч­ных критериев является продолжением и завершением фазы пла­нирования. На нем устанавливаются два типа оценочных критери­ев — ориентиры по содержанию (качеству, производительности) и ориентиры по времени. Следующий этап — сопоставление реальных результатов со стан­дартами (критериями) является сердцевиной контроля в целом. Полное совпадение результатов и стандартов — это большая редкость и скорее исключение, чем правило. Поэтому возникает про­блема выработки оп­ределенных границ их допустимых вариаций («диапазона стандар­тов», допусков).

Содержанием третьего этапа является реализация действий :

· В случае отсутствия отклонений или их нахождения внутри до­пустимого диапазона отпадает сама необходимость в каких-либо допол­нительных — корректирующих действиях.

· Действия, направленные на устранение отклонений:

· Действия, направленные на пересмотр стандартов и оценочных критериев.

· Действия, составляющие основу специфического «корректирую­щего поведения». Они направлены не на исправление ошибки, а на человека, допустившего ее.

Главными являются следующие принципы организации контроля.

1. Стратегическая направленность контроля требует определе­ния ключевых параметров функционирования орга­низации и построения системы контроля на их основе.

2. Своевременность (оперативность) определяется необходимой мерой периодичности, которая должна быть такой, чтобы не допускать развития возникших отклонений до опасного или неприемлемого размера.

3. Гибкость контроля включает воз­можность изменения существующих систем контроля в целом; пересмотра стан­дартов и критериев; реагирования систе­мы контроля на изменения внутри- и внешнеорганизационных факторов.

4. Ориентация на результат. Конечная цель контроля состоит не в обнаружении ошибок и наказании за них (это — средст­во), а в достижении общего результата.

5. Адекватность содержанию деятельности. Система контроля должна быть приспособлена к характеру деятельности конкрет­ной организации.

6. Простота контроля, помимо экономичности, обеспечивает еще и психологическое преимущество.

7. Экономичность контроля определяется как отношение затрат на его реализацию к эффективности получаемых от него допол­нительных результатов.

8. Объективность контроля: контроль должен бази­роваться на объективных (лучше всего — измеримых, количест­венных) показателях и не должен допускать полити­ки «множественных стандартов» в отношении разных подразделе­ний и (или) членов организации.

9. Контроль не должен ограничиваться инцидентами. Кон­троль — это норма, система постоянных мероприятий, и он не должен носить характер кампании или «тушения пожара».

10. Контроль не должен быть тотальным. Есть руководители, считающие, что все то, «что не прошло через их руки», вызывает недоверие. Такая установка на деле приводит к полной блокаде инициативы, самостоятельности исполнителей.

11. Контроль должен быть открытым, поскольку скрытый или непонятный контроль не только не выполняет мотивирующей функции, но напротив — либо вызывает раздражение и возму­щение, либо приводит к отчуждению исполнителей от управлен­ческого аппарата.

12. Контроль должен быть не только негативным, но и позитив­ным. Он должен не только выявлять недостатки, но и обращать внимание на успехи.

Коммуникативная функция

В общем плане коммуникация определяется как любой обмен информацией между людьми (или группами) независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет.

Сущность коммуникативной функции руководителя и ее ос­новная задача заключаются в обеспечении оптимального обмена информацией внутри организации между отдельными ее подраз­делениями и индивидами (а также — с внешним окружением). Критерием оптимальности при этом выступает то, насколько существующая коммуникативная сеть содействует достижению общих целей организации.

Существует ряд класси­фикаций типов коммуникаций в деятельности руководителя.

По признаку ориентации, направленности коммуникаций руководителя они подразделяются на внешнеорганизационные и внутриорганизационные. Внутриорганизационные коммуникации подразделяются на вертикальные и горизонтальные. Вертикальные коммуникации представляют собой обмен информацией между иерархическими уровнями организации, они делятся также на два основных типа — нисходящие (приказы, распоряже­ния, указания, предписания, установки, рекомендации, директи­вы и др.) и восходящие (в форме сигналов о событиях, оповещении о неблагополучии дел, официальных отчетов, неформального осведомительства и др.). Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между паритетными подразделениями и их руководителя­ми и между исполнителями. Традиционно коммуникации подразделяются на формаль­ные и неформальные.

Организационные коммуникации подразделяются также по форме — по тому каналу, который в них используется. При этом выделяются устные (вербальные), письменные, комбини­рованные, визуальные, аудиоционные коммуникации, а также коммуникации через оперативную печать, через средства нагляд­ной агитации и др.

Нормативная структура коммуникативного процесса включает семь основных компонентов: отправитель, сообщение (информация, подлежащая передаче получателю), получатель, канал коммуникации (средство, с помощью которого происходит передача сообщения, «шум» ( вся совокупность внешних и внутрен­них помех, искажающих информацию), обратная связь (информация от получателя к отправителю, служащая для индикации степени понятости сообщения), коррекция (изменения, вносимые в первоначальную ин­формацию отправителем в целях обеспечения ее понятности получателю).

В своем развертывании процесс коммуникации проходит че­тыре основных этапа: возникновение намерения, зарождение и формулировка идеи, оформление идеи (кодирование и выбор способа (канала) для ее передачи), сама передача (коммуникативный акт), декодирование (понимание смысла) сообщения получателем. Основные компоненты и этапы процесса коммуникации имеют стабильную — инвариантную последовательность. Благодаря обрат­ной связи и коррекции она приобретает замкнутый — кольцеоб­разный характер.

«Барьеры» коммуникаций разнообразны, наиболее типичные и повторяющиеся из них следующие.

- Перцептивно-интерпретационные ошибки (обусловленные восприятием). Люди по-разному воспринимают одни и те же ситуации, выделяют в них главные, по их мнению, особенности.

- Дцспозиционные ошибки обусловлены различиями в социаль­ных, профессиональных и жизненных установках людей, вступа­ющих в коммуникативный обмен.

- Статусные ошибки возможны вследствие больших различий в организационном статусе коммуникантов.

- Семантические барьеры возникают из-за того, что понятия естественного языка обладают свойством полисемичности, т.е. многозначности и наличием ряда смысловых оттенков.

- Невербальные преграды. Жесты, мимика, интонация, манера коммуникативного поведения, пантомимика и т.д еще более многозначны, нежели вербальные.

- Неэффективная обратная связь и неумение слушать также является источником ошибок коммуникаций.

- Плохо сформулированное сообщение. «Туманность» распоря­жений, их двусмысленность, наличие в них неопределенных по­нятий.

Потери информации в коммуникативных циклах включают два основных вида ошибок. Во-первых, если коммуникативное сообщение является слишком длинным, громоздким и сложным. В этом случае перегружается кратковременная память слушателя и возникают информационные потери (отсюда — требование лаконичности сообщений). Во-вторых, нисходящие вертикальные коммуникации, наиболее типичные для руководителя, образуют цепь, передаются от высшего руководителя на следующий по иерархии уровень до уровня непосредственного исполнения. Показано, что при каждой последующей передаче теряется или искажается около 30% информации.

Фальсификационные ошибки. Восходящие коммуникативные потоки имеют своими источниками не «беспристрастных» пере­датчиков, а конкретных людей. Наиболее типичным является предоставление подчиненным информации вышестоящему лицу в свете, благо­приятном и для него, и для самого отправителя.

Преждевременная оценка. Эта ошибка связана с тем, что слушающий делает преждевременную эмоциональную оценку сообщению, не дождавшись его окончания.

«Ошибки страха». Часто руководитель не получает истинную информацию от подчиненных или получает ее в искаженном и приукрашенном виде по причине страха подчиненных перед ним.

Для преодоления ошибок и «барьеров» действенным средством выступает соблюдение некоторых общих правил и принципов построения эффективных коммуникаций.