Средства внутрифирменных связей с общественностью
Инструменты внутрифирменных PR можно уcловно подразделить на четыре основные группы: информационные, аналитические, организационные, коммуникационные.
1. Информационные инструменты - это средства односторонней (прямой) коммуникации. Они предназначены преимущественно для донесения до сведения работников предприятия необходимой информации в рамках связей с общественностью. К основным информационным инструментам внутренних PR относятся:
· внутреннее издание - газета или, реже, журнал предприятия. Различают постоянное (например, еженедельное) периодическое издание и тематическое издание (распространяемое в особой ситуации -к примеру, для нормализации кризисной обстановки);
· иная печатная информация, предназначенная для внутреннего распространения: поздравления, соболезнования, объявления, индивидуальные письменные обращения (письма), копии и выписки из официальных документов (репринты), бюллетени, ньюс-леттеры, отчеты и др.; корпоративный veb-ресурс (страница, сайт, портал); кабельное вещание (радио, ТВ, внутренняя компьютерная сеть Интранет).
2. В отличие от информационных, аналитические инструменты внутренних связей с общественностью представляют собой средство односторонней (обратной) коммуникации, предназначенное для изучения мнений, настроений и ответной реакции работников предприятия. Основными инструментами внутрикорпоративных PR данного типа являются:
· комплексный анализ проводимых среди работников предприятия итогов опросов, результатов анкетирования и т. п.;
· мониторинг откликов и отзывов работников предприятия на распространенную среди них ранее информацию.
3. Организационные инструменты внутренних PR представлены набором специальных мероприятий, проводимых для работников предприятия при непосредственном участии руководства. Среди этих мероприятий отметим:
· собрания и заседания (как правило, приуроченные
пням общегосударственных памятных и торжествен-
ных календарных дат);
· внутрикорпоративные праздники (День предприятия День открытых дверей, День молодых специалистов, День ветеранов, День работающих матерей, День детей, День династий и т. п.);
· вечера отдыха;
· соревнования (спортивные, профессиональные, досуговые и т.п.).
Основное предназначение перечисленных мероприятий - укрепление внутрикорпоративного духа среди работников предприятия в условиях неформальной, праздничной обстановки. Главное их преимущество - прекрасная организация, предоставляющая участвующим в них работникам возможность свободного, беззаботного общения в кругу своих коллег и близких.
4. Главным достоинством коммуникационных инструментов внутренних связей с общественностью является непосредственный контакт, личная коммуникация между работниками и руководством. Основными мероприятиями здесь являются:
· выступления руководства;
· открытые интервью;
· открытые письма;
· вечера вопросов и ответов;
· устные заявления и сообщения руководства ад пос;
· оглашение приказов руководства.
5. В кризисной и посткризисной ситуации руководство предприятия, как правило, активно использует значительную часть инструментария внутренних PR. Вопрос, таким образом, состоит не в том, чтобы прибегать в форс-мажорных обстоятельствах к каким-то экзотическим и оригинальным способам реализации связей с общественностью, а в том, чтобы максимально повысить эффективность их применения традиционных PR-средств и приемов.
Повышению эффективности их применения способствует:
· подчеркнуто обдуманное и взвешенное отношение
руководства к каждому слову, обращенному к работникам предприятия;
· максимально возможное укрепление доверия через сокращение коммуникационной дистанции, предоставление исчерпывающей информации в оперативном (круглосуточном) режиме;
· работа «на опережение», интенсификация информационного обмена в обоих направлениях;
· особое внимание к ответной реакции, проявлениям мнений и настроений работников, максимальная гибкость в вопросах связей с общественностью.
В крупных организациях используются корпоративные газеты, публикации для менеджеров (или управленческие публикации), ежегодные отчеты организации, доски объявлений, внутреннее видео, Интернет (электронная почта), встречи с руководителями, слухи.
Листки новостей
Внутренние газеты, или листки новостей (newsletters) _ одно из печатных средств коммуникаций. Небольшой листок — достаточно доступное и дешевое средство коммуникаций. Он может распечатываться на принтере и размножаться с помощью ксерокса. Листок-газета может издаваться полиграфическим способом. Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике («новости рынка», «новые проекты», «персонал») может окрашиваться в свой цвет. Распространение листков по подписке позволяет выявить заинтересованность занятых в информации, содержащейся в листках. Листки могут распространяться также по принципу «почитал — передай другому», или адресно руководителям подразделений. Кроме того, они могут выкладываться в нескольких местах в специальных лотках открытого доступа, — на первом этаже у лифтов, у переходов в другие корпуса, — где занятые могут их свободно разбирать.
Управленческие публикации
Менеджеры-занятые должны знать достаточно подробно то, что происходит в организации, поскольку они должны постоянно обеспечивать взаимодействие её отдельных компонентов. Систематические публикации для менеджеров — один из путей обеспечения этого. Многие компании публикуют частые бюллетени для менеджмента с информацией о персональных изменениях, перемещениях офисов, новых телефонных номерах и пересмотренной политике компании. По мере появления разработок новых продуктов, чрезвычайных новостей компании или других событий, выпускаются специальные бюллетени.
Существуют и более формальные публикации — такие как журналы для менеджмента. Они более сложны и специализированы. Так, например, компания может идентифицировать свою корпоративную миссию для всех занятых через листок новостей, и при этом раскрыть конкретные цели прибыльности на уровне цифр только в журнале для управленцев. Вопрос конфиденциальности здесь также должен учитываться. Нередко сотрудники возражают против того, что внутренние публикации не раскрывают деталей, а репортеры осведомлены о корпоративной деятельности больше самих занятых.
Поскольку менеджеры персонально заинтересованы в деятельности организации, управленческие публикации имеют успех и должны использоваться топ-менеджментом для создания и поддержки корпоративного духа.