Использование компьютерных технологий в управлении
В настоящее время компьютерные технологии используются в управлении для следующих целей:
- получения информации о внутренней и внешней среде организации;
- развития систем коммуникации;
- обеспечение эффективного управления организацией, включая разработку стратегии и поддержку принятых решений.
Остановимся на первом направлении - получение информации о внутренней и внешней среде организации Особых трудностей для сбора сведений о внутренней среде организации не возникает, ведь она находится в сфере влияния руководителей, по интересующему вопросу может проводиться дополнительное изучение и исследование. Развитие локальных сетей позволяет в значительной мере облегчить этот процесс.
Пример информации о внутренней среде: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.
Сложнее обстоят дела с информацией о внешней среде. Рассмотрим несколько источников такой информации.
Общие сведения о состоянии экономики в стране можно почерпнуть из специализированных журналов, газет, ресурсов Интернет (наиболее распространенный сервер "Росбизнесконсалтинга" www.rbc.ru). На этом сервере предоставляются оперативные экономические новости, биржевые индексы, информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам.
Специализированную экономическую информацию предоставляет сервер Центробанка www.crb.ru, где приводятся данные по рынку облигаций, рынку государственных ценных бумаг, курсы валют на заданную дату, динамику курса заданной валюты и т.д.
Цены на различные товары приводятся в базах данных Интернет. В его российской части в основном приводятся цены только на компьютерную технику.
Особый интерес представляют поисковые системы. Одной из самых больших российских поисковых систем является www.rambler.ru. Она выполняет поиск по ключевым словам с учетом морфологии русского языка, в ней содержатся разделы: бизнес/финансы, работа, законы, реклама, компании, товары/услуги, недвижимость, образование, экспертиза и др.
Следует отметить, что ряд специализированных компьютерных программ предоставляют информацию о законодательстве России и Калининградской области ("Гарант", "Консультант+" и "Консультант-Янтарь").
Пример информации о внешней среде: рынки, конкуренты, тенденции изменения в деловой среде страны, состояние международных рынков, покупатели, спрос, изменения законодательства.
Применение компьютеров в значительной мере расширило возможности коммуникаций организаций с внешней и внутренней средой. Локальные сети позволили автоматически передавать информацию с одного компьютера на другой. Так, бухгалтерия магазина на своем дисплее может наблюдать информацию об оперативной кассе организации, составленную на основе данных, получаемых непрерывно с ЭВМ, установленных на рабочих местах кассиров.
Все большее развитие получает электронная почта. Введение электронной цифровой подписи (ЭЦП) позволяет обходиться ныне без традиционных счетов, платежных поручений и других письменных документов. Механизм взаимодействия организации с поставщиком выглядит примерно так:
Шаг 1. Организация запрашивает с сайта поставщика номенклатуру имеющихся изделий и проводит выбор необходимых, поставщику направляется электронная заявка.
Шаг 2. Поставщик высылает электронный счет в организацию.
Шаг 3. Организация направляет в банк платежное поручение с электронной цифровой подписью.
Шаг 4. Банк перечисляет деньги поставщику и уведомляет об этом организацию.
Все эти шаги выполняются с помощью электронной почты, лишь последние действия по получению организацией заказанного изделия выполняются, естественно, традиционными способами.
Развитие компьютерных систем достигло такого уровня, что они могут обеспечить эффективное управление всей организацией. Это связано с системами двух классов:
- системы, ориентированные на автоматизацию отдельных функций управления;
- интегрированные системы управления, направленные на решение общеорганизационных задач.
На рынке представлены многочисленные российские и западные системы различного назначения. В качестве примера систем, ориентированных на решение отдельных управленческих функций, можно отнести уже достаточно известные системы бухгалтерского учета, такие как 1С Предприятие и БЭСТ. В значительной мере облегчает разработку бизнес-планов организации система BusinessProject. Число таких программ постоянно увеличивается и насчитывает уже более 100 наименований.
Интегрированные системы выходят на сложные задачи управленческой деятельности, такие как разработка и поддержка принятых решений. Как правило, такие системы работают в диалоговом режиме. Пользователь вводит в них необходимую информацию о состоянии организации, получая рекомендации по принятию управленческого решения. Современным системам по плечу решение таких сложных задач как проведение SWOT-анализа внутренней и внешней среды, разработка стратегии организации и ряд других. В качестве примера можно привести системы Concorde XAL, MIS и другие. Винституте имеются системы "Касатка" (совместная российско-американская разработка) и "Кант" (продукт труда калининградских программистов).
Следует отметить, что все три направления использования компьютерной техники тесно связаны между собой (см. рис. 16).
К примеру, полученная информация о внутренней и внешней среде используется теперь и для создания собственной базы данных организации. Она, в свою очередь, необходима для целей обеспечения эффективного управления организацией.
Рис. 16. Направления использования компьютерной техники
6.9. Сущность организационного планирования
На основе выработанной стратегии подготавливается система планов организации и ее подразделений: долгосрочные, среднесрочные, годовые (возможны полугодовые, квартальные и даже месячные планы). При этом соблюдают несколько основных принципов: к участию в планировании привлекают максимальное число участников, обращают внимание на непрерывность, гибкость и согласованность планов. Ниже приводится наиболее распространенная форма плана (табл. 9):
Таблица 9
| № | Мероприятия | Срок исполнения | Ответствен-ный | Потреб. средства (тыс.руб.) | Отметка о выполне-нии |
| 1. | Осуществить выбор участка для строительства | Май | ОКС | 1,0 | |
| 2. | Согласовать отвод участка | Апрель | ОКС | 12,5 |
Для наглядного представления о ходе реализации плана подготавливают различные графики. Достаточно известен график Ганта, на котором для удобства квадратными скобками отмечают планируемые мероприятия, а затем заштриховывают их при выполнении (табл. 10):
Таблица 10
| № | Действия | Недели | |||||||||
| Получение документации |  |  | |||||||||
| Подготовка участка | | | |||||||||
| Рытье котлована |  |  |
Известна и такая форма годового планирования, как производственная программа. В ней помесячно расписываются объемы выпускаемых продуктов, необходимое количество сырья, оборудования и т.д.
6.10. Бизнес-планирование
Особой разновидностью стратегического планирования является бизнес-план. Он обязательно составляется при открытии нового дела или при острой потребности в ресурсах. Существует несколько вариантов его составления, но все они включают несколько разделов.
После титульной страницы следует резюме проекта, дающее в очень краткой форме его основную идею. Затем следует анализ отрасли, показывающий открывающуюся нишу для нового проекта. Суть следующих разделов видна из их названий. Так, маркетинговый план содержит описание нового продукта, предполагаемых цен на него, рекламные приемы и т.д. Организационный план поясняет, почему выбирается именно эта форма коммерческой организации, ее система управления. Производственный план описывает необходимое оборудование, поставщиков и цен на него, дает характеристику персоналу. Особое внимание уделяется возможным рискам и способам их уменьшения. Наконец, финансовый план обосновывает сроки окупаемости проекта, уровень доходности и т.д.
Глава 7. Мотивация