Классификация управленческой информации.

Довольно интересную классификацию управленческой информации предложили Д.Д.Вачугов, Т.Е.Березкин и Н.А.Кислякова. Они классифицируют информацию по следующим признакам:

1) по содержанию: кадровая, техническая, финансово – экономическая, правовая, общественно – политическая, природоохранная;

2) по назначению: для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего или внутреннего пользования;

3) по степени конфиденциальности: для общего пользования, для служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через установленный срок;

4) по степени достоверности: достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;

5) по степени готовности для пользования ею: первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, конечная, готовая для анализа и принятия решений по ней [1,с. 203].

Куликовым Е.В. предложено разделение информации на:

1) официальную и неофициальную;

2) общую и отраслевую;

3) горизонтальную и вертикальную

4) по ее соотношению со временем: о прошлом, настоящем м будущем.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки. Информацию можно классифицировать по следующим основным признакам:

1) функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

2) отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным подразделением;

3) типу связи структурного подразделения и внешней среды. Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и внешней средой.

4) отношению к целевой функции структурного подразделения - из всего объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

5) логическому содержанию

6) физической форме представления: устный доклад, сообщение на бумаге в виде текстов, анкет, поступления по электронной почте, факсу, из информационных систем, на дискетах);

7) процедуре преобразования (вероятностные, социологические, моделирующие, вычислительные);

8) по степени преобразования (основная или вновь поступающая, обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени).

Информация и ее потоки могут разбиваться также в зависимости от источников, качественного содержания (вычисление ценной по содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие от структурных подразделений), количественных характеристик.

Содержание коммуникационного процесса в управлении.

Коммуникация процесс передачи информации от источника к получателю.

Цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

КОммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Выделяются Четыре базовых элемента в процессе обмена информацией.

Отправитель — это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее. Сообщение — сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов.Канал — средство передачи информации. Получатель — лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Процесс коммуникации

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.

Этапы процесса коммуникации

Этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. Затем идея кодируется, т. е. происходит трансформация передаваемого значения в послание или сигнал, включая выбор носителей информации или системы знаков. Носители организуются в определенную форму, в результате формируется послание, содержащее данные с определенным значением, которое должно быть получено с полным пониманием заложенного значения. Шифровка производится с помощью подходящих слов, символов, используемых для передачи информации. Отправитель определяет наиболее адекватный способ передачи. Этап передачи предполагает поступление послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления.

В ряде случаев при обмене информацией желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации.

Этап получения заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в его раскодировании в понятное и приемлемое значение. Осуществление передачи позволяет адресату принять сообщение. Этап обратной связи представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении.

Коммуникационные сети.

Коммуникационные сети - это сочетании определенным образом участники коммуникационного процесса с помощью информационных потоков

- централизованные сети (решение проблем и принятие решений предусматривает взаимодействие с одним и тем же сотрудником);

- децентрализованные сети (члены команды свободно общаются между собой, одинаково обрабатывают информацию и принимают согласованные решения)

В пределах этих двух групп существует несколько видов коммуникационных сетей.

К централизованной группе относят такие коммуникационные сети:

в колесо - все информационные потоки проходят через одну центральную человека (лидера);

в В-сеть - менее централизованная; к лидеру приближенные два человека, которые могут выполнять роль советников

В децентрализованной группе относятся:

в круг - равномерный поток информации между всеми членами команды, лидер отсутствует, сеть неорганизованная, неустойчивая, но активная;

в равноправная - прямой доступ к информации всех участников команды; все берут равное участие в обсуждении; групповой лидер не чрезмерной власти, используется при демократическом стиле управления ния

в цепь - односторонний поток, информация поступает только от лиц, находящихся рядом; отсутствует обратная связь; наименее эффективная из сетей.

Эффективность коммуникационных сетей зависит от того, какого содержания задачи решают команды частности, централизованные сети эффективны при решении простых задач: работники команды просто передают ь информацию лидеру, который принимает решение в децентрализованных сетях информация \"обходит\" всех членов команды, пока кто-то из сотрудников не соберет ее и не примет решение Это замедляет решении я простых задач А за проблемных ситуаций децентрализованные сети работают быстрее, чем централизованные, поскольку информация доступна всей команде и каждый работник принимает активное участие в принятии Рише ния Поэтому, децентрализованные сети целесообразно использовать для разработки стратегических решений, когда лидеру необходимые консультации всех ключевых лиц фирмы и ведущих специалистов.

Виды коммуникаций.

Коммуникации имеют сложную структуру и включают несколько типов:

– внешние коммуникации – обмен информацией с партерами, консультативными и правительственными организациями;

– внутренние коммуникации – обмен информацией между членами делегации, являющимися представителями одной организации;

– вертикальные коммуникации – обмен информацией между руководителем и подчиненными (они могут осуществляться как по нисходящей – от руководителя к подчиненным, так и по восходящей – от подчиненных к руководителю);

– горизонтальные коммуникации – обмен информацией между сотрудниками одного ранга;

– неформальные коммуникации – это слухи, передаваемые «из уст в уста» и имеющие большую скорость передачи информации.

Если рассматривать передачу информации в рамках одной делегации, то эффективность передачи будет определяться количеством каналов связи.

Рис. 1. Последовательная коммуникация

Рис. 2. Веерная коммуникация

Рис. 3. Круговая коммуникация.

Наиболее оптимальным вариантом является веерная коммуникация, предусматривающая контакт руководителя со всеми членами делегации, его ведущую роль и постоянный контроль с его стороны за передачей информации во избежании ее искажения.