Характерные черты и методы менеджмента

При выполнении практического задания необходимо рассмотреть с позиций системного подхода организацию как объект изучения менеджмента. Примерная структура изучения вопросов данного практического занятия включает следующие разделы:

· организация как объект изучения менеджмента;

· понятие и виды организаций;

· общие характеристики, присущие всем видам организаций;

· эволюция взглядов на организацию (традиционный и системный подходы);

· значение и сущность системного подхода к рассмотрению организации;

· внутренняя среда организации и ее основные характеристики;

· внешняя среда организации и ее влияние на организацию;

· факторы прямого и косвенного воздействия на организацию.

На примере любой организации представить в виде презентации индивидуальное видение решения проблем использования методов менеджмента.

С развитием экономики и общества коренным образом меняются представления о человеке труда как основном действующем лице всякой организации. Эволюция представлений о подчиненных нашла отражение в трех основных социально-психологических концепциях менеджмента:

концепция рационального (экономического) человека;

концепция социального человека;

концепция самоактуализирующейся личности.

Концепция рационального человека,получившая также название теории X, отражает взгляды на природу человека труда, господствующие в первой половине XX века. Основные постулаты теории X сводятся к следующему:

1) человек является придатком производства и не имеет самостоятельного значения в организации. Человек существует для организации и, только борясь за ее цели, может обеспечить собственное благополучие;

2) средний человек по своей природе ленив и не хочет трудиться. Трудовая деятельность человека обусловлена только рациональными мотивами – стремлением обеспечить свое существование. Поэтому его необходимо принуждать к труду, манипулируя поощрением и наказанием;

3) средний человек сравнительно нечестолюбив (имеет низкий уровень амбиций и притязаний) и более всего беспокоится о собственной безопасности. Его устраивает роль ведомого, он не будет проявлять инициативы, т. к. боится ответственности. Поэтому его необходимо постоянно направлять и контролировать его действия;

4) средний человек проявляет низкий уровень способностей, поэтому необходимо максимально упрощать работу на основе узкой специализации и делать ее понятной путем четкой регламентации и подробных инструкций.

Как видим, концепция рационального человека отказывает подчиненным в каких-либо достоинствах, низводя их до роли «винтиков» в системе производства. Справедливости ради, следует отметить, что в начале XX века это в какой-то степени отражало реальное поведение рабочих и их отношение к труду. Основная масса работников имела недостаточное образование, низкую квалификацию и испытывала значительные сложности в плане удовлетворения первичных потребностей. Находя подтверждение на практике, данная точка зрения на подчиненных оказалась очень устойчивой, практически всю первую половину XX века доминировала в сознании руководителей и наложила отпечаток на используемые системы управления персоналом. Более того, и сегодня среди руководителей находится немало сторонников теории X.

Развитие экономики и повышение благосостояния людей способствует позитивным изменениям в человеке. Игнорирование руководителями этого обстоятельства приводит к нарастанию агрессивности, безразличию, неготовности к взаимопониманию, конфликтам, в результате чего организации несут большие потери.

Изменению взглядов на природу человека труда в значительной степени способствовало появление новой концепции – концепции социального человека, так называемой теории Y. Основные положения этой концепции сформулировал известный американский ученый Д. Мак Грегор. В своей книге «Человек на предприятии» он обосновал неэффективность существующих подходов к управлению людьми. Д. Мак Грегор доказывал, что люди стремятся к результатам, когда они заинтересованы в их достижении, что радость успеха и признание оказывают более действенное влияние на их готовность трудиться, чем рост заработной платы или денежные премии, что даже средний человек удивительно богат различными идеями по поводу того, как улучшить свою работу.

Основные постулаты теории Y сводятся к следующим соображениям:

1) труд – естественная потребность человека. Расходование физических и умственных усилий в процессе трудовой деятельности так же естественно для человека, как отдых или развлечения;

2) средний человек обладает развитыми социальными потребностями. Определяющее значение в трудовой деятельности принадлежит таким мотивам, как удовлетворенность трудом, радость успеха, признание. Поэтому внешний контроль и материальное поощрение не являются единственным средством побудить человека к активным действиям для достижения целей организации;

3) средний человек при соответствующих условиях не только не боится ответственности, но и стремится к ней. Более того, существует прямая зависимость между уровнем ответственности и уровнем удовлетворенности работника трудом;

4) средний человек имеет сравнительно высокий уровень творческих способностей, инновационных качеств. Умение проявлять изобретательность в решении рабочих проблем свойственно многим людям, а не ограниченному количеству лиц;

5) в условиях современной индустриальной жизни интеллектуальные возможности среднего человека используются только частично.

Поднимая столь высоко планку представлений о человеке труда, Д. Мак Грегор конечно видел, что многие рабочие в реальной жизни ведут себя не в соответствии с его теорией. Он объяснял, что те, кто всю жизнь воспитывались в рамках представлений теории X, не могут за один день изменить свое поведение. Многолетнее неправильное воспитание в родительской семье, школе, армии, на работе невозможно быстро забыть. Требуются значительные усилия, как со стороны руководителей, так и со стороны самих работников, чтобы изменить ситуацию к лучшему и обеспечить сотрудничество и взаимность. Далеко не сразу новые идеи нашли отклик у руководителей, тем не менее, начиная со второй половины двадцатого века, они стали популярны и нашли широкое признание и использование в практической управленческой деятельности. Современные исследования подтвердили правильность основных положений данной концепции.

Еще более передовые и не всегда признаваемые взгляды на природу человека труда получили развитие в конце XX века благодаря появлению новой концепции – концепции самоактуализирующейся личности,получившей по аналогии с двумя первыми название теории Z. Основным разработчиком этой концепции принято считать американского ученого японского происхождения В. Оучи. Он изучил и обобщил опыт лучших американских и японских компаний и обосновал новые принципы, на которых должна строиться кадровая политика. Компании, использующие данные принципы, сегодня принято называть «Z-организациями». Справедливости ради, следует отметить, что аналогичные идеи еще ранее развивал другой известный американский ученый, основоположник гуманистической психологии А. Маслоу .

Теория Z основывается на следующих постулатах:

1) вовлеченность человека в организационные структуры является смыслом его жизни;

2) человек стремится к конструктивным действиям, не ожидая указаний. Люди будут осуществлять самонаправленность в достижении целей, которым они преданы;

3) внешний контроль не имеет серьезного значения. Подчиненные сами контролируют свою деятельность.

Понятно, что далеко не каждая организация сегодня использует кадровую политику, построенную на этих принципах. Кадровая политика такого уровня имеет место в таких организациях, где глубокая заинтересованность и самоотдача в работе выступают в качестве ведущих критериев делового успеха. Практическая реализация положений теории Z в организациях свидетельствует о высшей степени искусства в менеджменте и предполагает выполнение следующих условий:

1) создание обстановки «семейственности». Данное требование означает, что менеджеры и подчиненные являются как бы членами одной большой семьи. А это, в свою очередь, вызывает необходимость обеспечения гарантий занятости персоналу. В «Z-организациях» увольнение сотрудника считается недопустимым инструментом управленческого воздействия на персонал;

2) максимальное привлечение персонала к решению всех производственных и управленческих вопросов, выработке целей и определению путей и средств их достижения;

3) создание климата всеобщего уважения и доверия. Взаимоотношения менеджеров и подчиненных в «Z-организациях» строятся на основе партнерства, взаимного участия и сотрудничества.

Примеры такого подхода не многочисленны, но служат эталоном для многих менеджеров..

Как отмечалось ранее, объектом изучения менеджмента являются организации. Данное понятие является многоаспектным и может быть охарактеризовано с различных точек зрения: правовой, экономической, социальной и т.д. Когда говорят об управлении организациями, имеют в виду управление людьми. Поэтому в менеджменте под организацией понимают группу людей, осуществляющих совместную трудовую деятельность, которая сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Таким образом, необходимыми признаками организации являются следующие:

1) наличие двух или более людей;

2) наличие одной или более целей, являющихся общими для всех членов организации;

3) наличие совместной трудовой деятельности членов организации для достижения общей цели или целей.

С позиций системного подхода всякая организация является социально-экономической системой. Как любая другая социальная система организация представляет собой некоторую общность людей. Она является также и экономической системой, поскольку функционирование организации связано с производством экономических благ и удовлетворением потребностей общества в продукции, работах или услугах.

Существует большое разнообразие организаций, поэтому для рассмотрения особенностей отдельных организаций прибегают к различным классификациям. Организации могут классифицироваться по ряду признаков:

по главной цели – все организации подразделяются на коммерческие (главная цель – получение прибыли) и некоммерческие (получение прибыли не является главной целью);

по отраслевой принадлежности – организации, входящие в состав различных отраслей экономики: промышленность, строительство, торговля, образование, транспорт, здравоохранение, связь, сельское хозяйство и т.п.;

по организационно-правовой форме - хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия;

по имущественным правам – организации, основанные на праве собственности, организации, основанные на праве хозяйственного ведения, организации, основанные на праве оперативного управления имуществом;

по назначению предлагаемых на рынок товаров – организации, производящие средства производства, предметы потребления, выполняющие работы и оказывающие услуги;

по особенностям используемой технологии – организации, в производственных процессах которых преобладают механические, химические, информационные и прочие процессы;

по времени работы в течение года - организации круглогодичного и сезонного характера;

по времени работы в течение суток – организации с непрерывным и прерывным производственным процессом;

по размерам – крупные, средние и мелкие организации (главным критерием отнесения организации к одной из этих групп является численность работников);

по уровню специализации – узко специализированные и диверсифицированные организации и т.д.

Несмотря на большое разнообразие организаций, все они являются объектом изучения менеджмента, т. к. менеджмент концентрируется на выявлении наиболее общих законов и закономерностей управленческой деятельности, проявляющихся в организациях вне зависимости от их специфики. Это становится возможным благодаря наличию общих для организаций всех видов основных характеристик. К таким характеристикам можно отнести следующие:

1) использование ресурсов. Функционирование любой организации связано с использованием разнообразных ресурсов. Это – трудовые, материальные, технические, финансовые, природные, информационные и прочие ресурсы;

2) зависимость от внешней среды. Ни одна организация не может существовать изолированно от внешней среды. Организация является открытой системой. Если для характеристики организации воспользоваться кибернетическим принципом «черного ящика», то мы обнаружим, что организация является открытой на входах (поступление ресурсов из окружающей среды) и на выходах (реализация продукции, работ, услуг на рынке);

3) горизонтальное разделение труда. В каждой организации существует разделение общего объема работы на специализированные задания, выполняемые отдельными структурными подразделениями и работниками. Результатом такого разделения в организации является наличие цехов, участков, отделов, служб и, в конечном итоге, - рабочих мест. Таким образом, горизонтальное разделение труда представляет собой разделение общей деятельности на составляющие компоненты;

4) вертикальное разделение труда.Поскольку работа в организации разделяется на составные части, возникает необходимость в координировании работы отдельных подразделений и работников для успешного функционирования организации в целом. Деятельность по координированию работы других людей, по сути, является управленческой. Таким образом, в результате вертикального разделения труд управленческий отделяется от труда производительного;

5) необходимость управления. Всякая организация нуждается в управлении. Управление не только обеспечивает согласованность деятельности всех работников и подразделений, но и выполняет множество других функций, важных для успешного достижения целей организации. Более того, следует отметить, что в современных социально-экономических условиях управление становится ключевым фактором успеха организации. Организация может обладать всеми необходимыми для успешной деятельности ресурсами, но оказаться «заложницей» непродуманных управленческих решений.

При проведении управленческого анализа внутренней среды организации выделяют следующие основные внутренние переменные (факторы):

1) цели;

2) задачи;

3) структура;

4) технология;

5) персонал.

Указанные компоненты внутренней среды тесно связаны между собой: изменение любого из параметров отражается на содержании других составляющих внутренней среды организации.

Рассмотрим кратко содержание основных переменных внутренней среды организации.

Цель– это желаемый и достижимый результат функционирования организации. У каждой организации есть так называемая высшая цель. Для коммерческих организаций высшей целью является получение прибыли. Цели некоммерческих организаций, как правило, имеют социальную направленность. В организации также определяются и частные цели, характеризующие основные направления достижения высшей цели. Например, для промышленного предприятия в качестве частных целей могут рассматриваться увеличение объема продаж, снижение затрат на производство продукции, повышение качества продукции и другие, определяемые с учетом специфики конкретного предприятия и его положения на рынке. Общая композиция целей организации называется деревом целей. Дерево целей является удобным методическим инструментом планирования целей организации.

Чтобы достичь своих целей, организация должна решить целый комплекс задач: технических, экономических, управленческих и т.д. В менеджменте под задачамипринято понимать определенную работу, которая должна быть выполнена для достижения поставленных целей. При анализе задач, выполняемых в организации, используют следующие их характеристики: трудоемкость выполнения, уровень специализации, степень стандартизации и др. Трудоемкость характеризует время, необходимое для выполнения задачи и служит основанием для определения необходимой численности работников. Разделение задач между работниками осуществляется с учетом принятых в организации подходов к специализации трудовой деятельности. Узкая специализация труда (поручение работнику ограниченного числа близких по содержанию задач) способствует при прочих равных условиях росту эффективности деятельности, однако снижает гибкость персонала – способность работников переключаться с одного вида деятельности на другой. Широкая специализация труда, напротив, повышает гибкость, но несколько снижает эффективность деятельности в связи с тем, что выполнение широкого круга задач требует наличия у работников разнообразных компетенций, что не всегда обеспечивается на практике. Степень стандартизации задач характеризует возможности их регламентации. Стандартные задачи имеют четкий алгоритм выполнения и, соответственно, хорошо подвергаются регламентации, нестандартные задачи являются творческими и обладают ограниченными возможностями регламентации.

Задачи непосредственно связаны с технологией. Технология– это способ решения задачи или, другими словами, - способ осуществления конкретной деятельности. При анализе используемых в организации технологий следует иметь в виду, что любая деятельность может осуществляться разными способами. Так, например, производство железобетонных изделий может осуществляться с использованием агрегатного, конвейерного, стендового или кассетного способов производства. Каждая из возможных технологий имеет свои преимущества и недостатки. Поэтому выбор оптимальной технологии осуществления деятельности в зависимости от специфики организации и условий хозяйствования является важнейшей управленческой задачей. Часто понятие технологии ассоциируют только с промышленным производством. Такая точка зрения не верна. Любая деятельность имеет свою технологию. Так, например, известными всем способами осуществления торговли являются торговля «через прилавок» и торговля на основе самообслуживания.

В соответствии с принятым в организации горизонтальным и вертикальным разделением труда для выполнения каждой задачи (группы однородных задач) создаются структурные единицы – производственные подразделения (для выполнения задач производительной деятельности) и управленческие звенья (для выполнения управленческих задач). Структура– это состав и взаимосвязь производственных подразделений и управленческих звеньев, создаваемых в организации для решения необходимых задач.

Структурный анализ организации начинается с исследования производственной структуры. В рамках производственной структуры обычно выделяют:

1) основные производственные подразделения. К ним относят цеха, участки и другие подразделения, непосредственно связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;

2) вспомогательные производственные подразделения. Это могут быть, например, ремонтные или ремонтно-строительные подразделения, осуществляющие текущий ремонт и содержание машин, оборудования, зданий и сооружений;

3) обслуживающие производственные подразделения. К ним относят производственные подразделения, осуществляющие обслуживающие функции: транспортное хозяйство, складское хозяйство, энергетическое хозяйство и т.п.

Следующим шагом структурного анализа организации является исследование структуры управления, которая включает разнообразные управленческие звенья: отделы, службы, управления, департаменты и т.п., а также отдельные управленческие должности.

На завершающем этапе структурного анализа выявляют состав и характер взаимосвязей между всеми производственными и управленческими подразделениями организации.

Персонал – работники организации, входящие в ее списочную численность, - представляет важнейший фактор внутренней среды организации. Сегодня фактически всеми признается, что именно персонал является главной производительной силой, обеспечивающей эффективность функционирования организации. В современных условиях знания, умения, трудовые навыки, инициатива, предприимчивость персонала организации становятся все более важным стратегическим ресурсом по сравнению с финансовым и производственным капиталом.При анализе персонала организации используют следующие показатели:

1) количественные показатели (списочная, явочная и другие показатели численности в целом по организации и отдельным категориям работников). На основании результатов количественной оценки делают вывод об укомплектованности организации кадрами, избытке или недостатке персонала в целом по организации и по отдельным категориям;

2) показатели динамики персонала (в том числе показатели оборота кадров по приему и увольнению, показатели текучести кадров и др.). Анализ динамики кадров позволяет сделать вывод о стабильности персонала организации;

3) показатели структуры персонала (по полу, возрасту, образованию, стажу работы, уровню квалификации и т. д.). Использование данных показателей позволяет детализировать результаты анализа персонала;

4) качественные показатели. Данные показатели трудно подвергаются формализованным методам оценки, однако имеют большое значение для формирования полной картины персонала организации. К таким показателям относят психологическую совместимость персонала, степень группового единства, уровень мотивации и удовлетворенности работников трудом и другие.

Как отмечалось ранее, организация является открытой социально-экономической системой. Поэтому успешность управления организацией и эффективность ее функционирования в значительной степени зависит от умения правильно оценить состояние внешней среды, выявить возможности и угрозы, обусловленные ее влиянием на организацию. В этой связи, системный анализ организации предполагает проведение исследования не только внутренней, но и внешней среды организации.

Основными характеристиками внешней среды организации являются следующие:

1) сложность - данная характеристика обуславливается большим количеством факторов внешнего окружения, которые организация должна держать под контролем, и высоким уровнем вариативности каждого из них;

2) взаимосвязанность – эта характеристика указывает на взаимное влияние факторов. Так же, как изменение одной внутренней переменной влечет изменения остальных, изменение любого из факторов внешней среды организации отражается на состоянии других;

3) динамичность – данная характеристика отражает скорость, с которой происходят изменения внешней среды организации. Современная ситуация характеризуется значительным ускорением изменений, происходящих во внешней среде организации;

4) неопределенность – эта характеристика указывает на ограниченные возможности прогнозирования изменений внешней среды.

При проведении анализа внешней среды организации обычно выделяют среду прямого и косвенного воздействия.

Среда прямого воздействияпредставлена субъектами окружающей среды, оказывающими непосредственное влияние на организацию. При рассмотрении среды прямого воздействия обычно выделяют следующие основные ее компоненты:

1) поставщики;

2) государство;

3) конкуренты;

4) потребители;

5) общественные организации.

Поставщики– организации, поставляющие необходимые для осуществления хозяйственной деятельности ресурсы (сырье, материалы, рабочие машины и оборудование, хозяйственный инвентарь и др.), непосредственно влияют на организацию, определяя стоимость и качество ресурсов, сроки их поставки и другие важные вопросы. Недопоставка ресурсов, или поставка ресурсов, несоответствующих требуемым показателям качества, могут существенно отразиться на результатах хозяйственной деятельности организации и даже привести к остановке производства. Поэтому в предпочтительном положении оказываются организации, имеющие долговременные надежные связи с поставщиками ресурсов.

Государство в лице различных государственных органов оказывает влияние на организацию посредством принятия и осуществления контроля исполнения законодательства, регулирующего отдельные стороны ее производственно-хозяйственной и финансовой деятельности. Различные законодательные акты могут стимулировать, а могут и ограничивать развитие хозяйственной деятельности организаций или отдельных ее направлений. В любом случае, характер влияния государства на деятельность организаций определяется, прежде всего, совершенством законодательной системы.

Конкуренты– это организации, осуществляющие производство аналогичной продукции, работ и услуг и предлагающие их одним и тем же покупателям или клиентам. Всякая организация, функционирующая в рыночных условиях, вынуждена вступать в конкуренцию с другими организациями за потребителей. Конкурирующие организации могут применять различные стратегии для привлечения потребителей и увеличения своей доли на рынке: снижение цен на товары, выпуск на рынок товаров с улучшенными характеристиками и т. д. Поэтому каждая организация при принятии управленческих решений должна учитывать не только собственные возможности, но и те ограничения, которые накладываются на ее деятельность действиями конкурентов.

Потребители– это физические и юридические лица, приобретающие продукцию, работы и услуги, предлагаемые организацией для продажи на рынок. Потребители оказывают непосредственное влияние на деятельность организации, формируя спрос на ее продукцию, работы и услуги. Организация, действующая в условиях конкуренции, вынуждена ориентироваться на вкусы и запросы потребителей, их финансовые возможности и предпочтения. В противном случае она рискует потерять своих потребителей. Влияние потребителей на организацию усиливается с развитием конкуренции.

Общественные организации – это различные коллективные субъекты, представляющие интересы определенной группы людей и зарегистрированные в установленном законодательством порядке. Развитое гражданское общество характеризуется наличием большого количества разнообразных общественных организаций. Это, прежде всего, профсоюзные организации, представляющие интересы трудящихся, работающих в различных отраслях; общество потребителей, представляющее интересы потребителей; общественные организации по защите окружающей среды, защите прав инвалидов, молодежные организации и т. п. С развитием общества и осознанием людьми своих гражданских прав влияние общественных организаций на деятельность предприятий увеличивается. Так, например, развитые профсоюзы могут активно влиять на деятельность организации, принимая участие в решении таких вопросов, как размеры оплаты труда, продолжительность отпуска, предоставление работникам социальных льгот и т.п.

Среда косвенного воздействия включает факторы, влияние которых на деятельность организации является опосредованным. Механизм воздействия этих факторов является более сложным, что приводит к невозможности точно спрогнозировать последствия их влияния на организацию. К основным факторам среды косвенного влияния относят:

1) состояние экономики;

2) политическую ситуацию;

3) международные события;

4) научно-технический прогресс;

5) социокультурные факторы.

Состояние экономики в стране, регионе существенно влияет на деятельность организации. Это влияние осуществляется посредством изменения таких параметров, как уровень инфляции, уровень доходов населения, ставки банковских процентов и т. д. Так, например, увеличение ставки банковских процентов приводит к тому, что организации становится труднее получить займы, необходимые для осуществления программ развития бизнеса. Снижение уровня доходов населения приводит к проблемам в области сбыта продукции. Высокие темпы инфляции ведут к резкому удорожанию производимой продукции и т. д.

Политические факторытакже оказывают серьезное влияние на деятельность организации. Стабильная политическая ситуации создает благоприятные условия для развития бизнеса и прогнозирования вероятностных последствий применения тех или иных стратегий развития. Политическая нестабильность, как правило, затрудняет видение перспектив развития бизнеса, приводит к отказу внешних инвесторов от сотрудничества, разрыву сложившихся долговременных связей кооперации и т. д.

Международные событиянаиболее существенно сказываются на деятельности тех организаций, которые имеют развитые внешнеэкономические связи. Падение или рост цен на мировом рынке, изменение курса национальных валют, политические и экономические кризисы в различных странах мирового сообщества и другие международные события могут существенно сказываться на деятельности организаций, работающих на мировых рынках. Вместе с тем, усиливающиеся в последнее время процессы глобализации приводят к тому, что даже организации, не связанные с международными рынками, начинают все больше ощущать влияние международных событий. Так, изменение мировых цен на нефть оказывает существенное влияние на деятельность предприятий, в издержках которых значительную долю имеет топливная составляющая.

Научно-технический прогресс является непосредственной причиной устаревания используемых материально-технических ресурсов и производимой продукции (работ, услуг). В различных отраслях скорость научно-технического прогресса неодинакова. Существуют так называемые наукоемкие отрасли, где скорость появления новых идей и продуктов практически не оставляет шансов для выживания тем организациям, которые не в состоянии следовать за научно-техническим прогрессом. Существуют и отрасли, которые тяготеют к более или менее традиционным технологиям. В любом случае, успешность функционирования организации в значительной степени зависит от того, насколько она в состоянии быстро реагировать на новые научно-технические разработки и сама реализовать нововведения для сохранения своей конкурентоспособности.

Воздействие на организацию социокультурных факторов связано с влиянием традиций, ценностей, национальных особенностей и сложившихся укладов жизни на используемые методы ведения бизнеса. Основой механизма влияния социокультурных факторов на деятельность организации является установка по типу «так принято (не принято) в обществе». Влияние данных факторов на организацию сложнее всего подвергается оценке и прогнозированию вследствие их неформального, субъективного характера. Вместе с тем, недооценка влияния социокультурных факторов может существенно сказываться не только на имидже и престиже организации, но и на финансовых результатах ее деятельности.

Успешность функционирования организации в современных условиях в значительной степени определяется способностью ее руководства выявлять и оценивать влияние факторов прямого и косвенного воздействия и осуществлять гибкую политику с учетом изменений, происходящих во внешней среде.