Организация трудового процесса

Важное значение для результативности управленческой деятель­ности имеет рациональная, с точки зрения расхода времени, организа­ция рабочего дня менеджера в соответствии с жизненными планами. Рабочий день менеджера целесообразно условно разделить на три части: начало дня, основная часть дня, конец дня. Соответственно этому органи­зационные принципы распорядка дня также можно разделить на три группы.

Правила начала дня

1. Начинать день следует с позитивным настроением, каждый день
задавая себе вопросы:

—как этот день может приблизить меня к моим целям;

—что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости.

Необходимо также продумать следующие моменты:

—с кем сегодня необходимо встретиться;

—какие трудности и проблемы может уготовить этот день, как их преодолеть.

2. Хорошо позавтракать и без спешки отправиться на работу.

3. Начинать работу по возможности в одно и то же время.

4. Пересмотреть свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочности задач, внести коррективы.

5. Вначале — ключевые задачи. Начинать работу следует с выпол­нения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных. Вскоре буде­те настолько заняты текущими делами и разными проблемами, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.

6. Приступать к делам без раскачки. Отказаться от такого утренне­го ритуала, как обсуждение последних новостей или вчерашней теле­программы.

7. Согласовывать план дня с секретарем, который является важ­нейшим партнером в создании оптимальных условий для вашей дея­тельности. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня. В резуль­тате этого он будет работать эффективнее и оградит вас от ненужных помех.

Правила основной части дня

1. Экономьте свое собственное рабочее время за счет хорошей под­готовки к работе и оптимального планирования.

2. Старайтесь, обговаривая сроки, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные варианты.

3. На каждом предприятии возникают непредвиденные ситуации, дополнительные неотложные проблемы. Однако отвлечение на них при-

водит к забвению на некоторое время запланированных важных задач и к излишним затратам времени и средств.

4. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например, позво­нить кому-либо, подумайте, необходимо ли это отвлечение для вашей текущей работы, так как оно снижает производительность. Если же при выполнении задачи вы натолкнетесь на интересную идею или важную информацию, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.

5. Делайте регулярно (после одного часа работы) короткие паузы (не более 10 минут), соблюдайте размеренный темп. Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха. Устраивайте их в период относительно высокой производительности, до того как полностью ис­чезнет способность к концентрации.

6. Небольшие однородные задачи целесообразно выполнять серия­ми. Расправляйтесь с рутинной работой и так называемыми мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. В этом случае вы лишь один раз производите подготовку и затем в течение определенного времени занимаетесь однородной деятельностью. Благодаря концентрированно-сти и непрерывности процесса экономится время.

7. Отвлечение от основной задачи отнимает немало времени, по­скольку при возвращении к ней приходится вновь повторять уже про­деланное однажды. Поэтому старайтесь начатое доводить до конца.

8. Старайтесь рационально использовать незапланированные про­межутки времени, образующиеся от ожиданий и холостых ходов. Ис­пользуйте также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной или рутинной дея­тельности.

9. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т.е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апо­гея. Беспокойный период используйте для выполнения дел категории В.

10. Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование
одного спокойного (или закрытого) часа, в течение которого вам никто
не может помешать.

11. Установите время для себя (один час). Занесите это время в свой план дня. Используйте его для важных, но не срочных дел, носящих долго­временный характер, например, для повышения своей квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира с помощью секретаря.

12. Контролируйте время и планы. Наряду с отслеживанием своего времени многократно перепроверяйте также свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов и т.п.

Правила завершения рабочего дня

1. Контроль за результатами и самоконтроль, т.е. сравнение намечен­ного в распорядке дня объема работы с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.

2. Составление плана на следующий день; его необходимо намечать накануне вечером, пользуясь дневником времени, с установлением целей, приоритетов, делегированием и т.п.

3. Домой — с хорошим настроением. Радуйтесь предстоящему за­служенному отдыху после трудового дня. Наслаждайтесь дорогой домой и настраивайтесь на вечернее времяпрепровождение.

4. Каждый день должен иметь свою кульминацию. В смысле пози­тивного образа жизни важно осознавать, какое качество и ценность имеет каждый день.

Эти правила должны послужить импульсом для составления рас­порядка дня, хотя они носят рекомендательный характер. Оцените от­дельные принципы исходя из того, насколько вы готовы их использо­вать, найдите свой личный стиль.

Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках естественного ритма. Среднестати­стические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой (рис. 14.1). Из нее видно, что:

8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Время суток, ч

Рис. 14.1. Среднестатистические колебания работоспособности

—к фазам высшей активности примыкают соответственно двух­часовые паузы, во время которых организм работает в щадящем режиме и не должен чрезмерно перегружаться;

—пик работоспособности приходится на первую половину дня, и в силу этого задачи А следует выполнять в начале дня;

—после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно расслабиться и использовать этот период для социальных контак­тов и рутинной деятельности (задачи В).

Нужно не пытаться работать против естественного дневного ритма, а использовать его в своем распорядке дня. При этом следует иметь в виду, что отдельные значения этого графика, вероятно, не будут соответство­вать колебаниям вашей индивидуальной работоспособности, так как у каждого наблюдаются некоторые отклонения от нормы. В связи с этим нужно определить свой индивидуальный дневной ритм и на основе сис­тематических наблюдений построить свою кривую работоспособности.

Кроме того, проанализируйте распорядок своего рабочего дня. После этого наложите свой график продуктивности на распорядок дня. Об­думайте, нельзя ли лучше согласовать распорядок дня, в том числе время выполнения важных дел, с вашими внутренними потребностями, лич­ной работоспособностью. Рекомендуется также в соответствии с колеба­ниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную дея­тельность с менее важной и ненапряженной; ежедневно поддерживать свою работоспособность за счет зарядки, занятий спортом, так как вмес­те с работоспособностью изменяется качество выполняемой работы.

Важным фактором успехов в работе выступает личный рабочий стиль. Способы и методы труда определяются в первую очередь свой­ствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свой стиль работы, надо, во-первых, уяснить себе силь­ные и слабые стороны своего метода работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, быть готовым работать над преодолением собственных недостатков. Исходя из специфики своей работы и личных качеств нужно подходить к совершенствованию своей техники труда как к непрерывному процессу и быть готовым к тому, что­бы постоянно воспринимать все новые побудительные импульсы и ин­тегрировать их в свой персональный рабочий стиль.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является кон­центрация на важном и существенном. Можно значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи подвергать вопросам, которые помогут удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня. Прежде всего, задавайтесь таким вопросом: зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действи­тельности не нужны или могут быть выполнены лишь в общих чертах.

Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте возможности делегирования. Вновь обдумай­те сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязаннос­тей и компетенции между вами и сотрудниками.

Почему именно теперь? Данный вопрос убережет от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять слишком много време­ни. Работая над сроками, старайтесь точно фиксировать их и конкрети­зировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра», «после обеда», «в течение дня» и т.п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать теперь или немедленно.

Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привыч­ные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творче­ские и рациональные возможности ее исполнения.

Указанные вопросы могут натолкнуть на новые идеи относительно организации труда.

Необходимо с помощью разработанных в данной главе организаци­онных принципов и методов составить образцовый (рамочный) рабо­чий день. Хотя такой идеальный день маловероятен, тем не менее реко­мендуется использовать его как целеустановку или ориентир при составлении плана текущего дня и его организации. Для этого следует перенести свой рамочный план дня в дневник времени. Полезно также наметить недельный рамочный план, посредством этого приобретается навык в распределении дел по отдельным дням недели. Следует вклю­чить в свой идеальный день и идеальную неделю также личные дела и це­ли, касающиеся семьи, занятий спортом, отдыха, общения с друзьями и т.д.