Взаимосвязь коммуникации и информации

Управление в организационных системах может рассматриваться как процесс обмена информацией. В таком понимании процесс управления близок к коммуникации. Использование данного аспекта анализа предполагает исследование основных характеристик коммуникации в организации и основных принципов взаимосвязи коммуникации иинформации. Коммуникация выступает связующим процессом в ходе реализации управленческих функций.

Коммуникацияпредставляет собой деятельность по созданию условий для сбора, анализа и обмена различной информацией между организацией и ее внешним окружением, между различными уровнями управления, между различными подразделениями, организацией и людьми, направленную на достижение поставленной цели. Осуществление коммуникации — это связующий процесс, необходимый для реализации всех управленческих функций.

От способности руководителя к работе с информацией зависит своевременность реализации управленческих функций. Менеджер постоянно должен решать, какая информация ему необходима и когда. Он обязан предвидеть потребность в информации до возникновения проблемы. В его полномочия входит принятие решения по поводу того, какую информацию он будет использовать, чтобы выявить существование проблемы, и какие виды информации будут для него наиболее надежными. Для решения данных задач менеджер должен оценить потенциальную ценность различных видов информации. Точность определения потребностей в информации во многом определяет эффективность принимаемых управленческих решений.

В связи с этим актуальна задача планирования информации, в ходе которого должны определяться:

· цели использования информации;

· методы сбора информации;

· методы обработки информации;

· система приоритетных источников информации;

· размер ресурсов для получения требуемой информации;

· основные исполнители сбора, обработки и предоставления информации;

· значения основных параметров информации для достижения требуемой эффективности управленческих решений: достоверность, оперативность и т.д.

Часто понятие «коммуникация» отождествляется с понятием «информация». Иногда рассматривают коммуникацию в качестве результата информационного обеспечения управления. На самом деле коммуникация — это социально-экономическое явление, выражающееся во взаимодействии человека с другими людьми, функционировании сознания и осуществлении деятельности. Коммуникация характеризует такие понятия «неинформационного» содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, интуиция и др. Такие параметры составляют основу коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация представляет собой внешнее проявление коммуникации, это ее результат. В то же время информация возникает, существует и передается благодаря коммуникации. В свою очередь коммуникация опосредуется информацией, но не тождественна ей.

Коммуникация не является исключительно информацией. Но это не значит, что коммуникацию можно противопоставить информации или рассматривать в отрыве от нее. Понятно, что информация играет центральную роль в процессе коммуникационного существования человека и группы людей. Важность информации обусловлена тем, что без нееневозможно было бы установить связи. Для того чтобы деятельность была эффективной, необходимы систематический и обоснованный отбор и поиск информации, а для их успешного осуществления необходимо понимать, что всех людей соединяют интересы, а не информация.

СУЩНОСТЬ МОТИВАЦИИ

Управленческая деятельность имеет в основе управленческое воздействие на кого-то или что-либо. Такое воздействие в целях достижения высокой эффективности должно основываться на учете психологического восприятия индивидуума в организации. Поскольку человек представляет собой основной элемент организации, управленческое воздействие должно основываться на его психологических установках. Достичь высокой результативности управленческой деятельности позволяет изучение механизма мотивации.

Мотивация — это совокупность внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека к деятельности, задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности направленность на достижение определенных целей.

Влияние мотивации на поведение человека зависит от множества факторов, во многом индивидуально и может меняться под воздействием обратной связи со стороны деятельности человека.

Выделим основные понятия мотивации. Потребности — это то, что возникает и находится внутри человека. Каждый человек имеет различные потребности, но между тем можно выделить достаточно общее для всех проявление потребностей. Человек может по-разному относиться к своим потребностям. Он может пытаться устранять потребности, удовлетворять их, подавлять или не реагировать на них.

Мотив — это то, что заставляет человека совершать определенные действия. Мотив по своей природе находится «внутри» человека, носит персональный характер. У каждогочеловека есть свои мотивы. В сущности, мотив зависит от множества внешних и внутренних по отношению к человеку факторов, а также от действия других, возникающих параллельно с ним мотивов.

Мотивационная структура человека — совокупность мотивов, которая определяет поведение человека. Она обладает определенной стабильностью. Однако данная структура может меняться, в частности сознательно, в процессе воспитания человека, его образования.

Мотивирование — процесс воздействия на человека с целью побуждения его к необходимым действиям путем пробуждения в нем определенных мотивов. Именно мотивирование составляет сердцевину и основу управления человеком. Эффективность управления в большой степени определяется эффективностью мотивирования.

Этапы мотивирования:

1) выявление мотивов управляемого субъекта. Важно найти те мотивы, использование которых позволит управляющему объекту достичь своих целей с помощью управляемого субъекта. Основной принцип — «я даю тебе, что ты хочешь, а ты даешь мне то, чего хочу я»;

2) формирование мотивационной структуры. На данном этапе осуществляется деятельность, которая по сути является воспитательной. Основное внимание сконцентрировано на том, чтобы развить и усилить желательные для субъекта мотивы действий человека, и наоборот, ослабить действие тех мотивов, которые мешают эффективно управлять человеком.

Стимулы — это «рычаги», с помощью которых вызывается действие определенных мотивов. Стимулами могут быть отдельные предметы, действия других людей, различные обещания, носители обязательств и возможностей и т.д. Важно знать, что реакция на одни и те же стимулы у различных людей не одинакова. Только в отношении конкретного человека или группы можно выстроить иерархию стимулов по степени действенности. Сам процесс использования стимулов в мотивации называется стимулированием. На практике применяется широкий спектр форм стимулирования, каждый из которых показывает различную эффективность в разных условиях, наиболее известны моральное и материальное стимулирование.