Основные этапы совершенствования организации деятельности службы питания (кейтеринг)

В данном пункте работы рассматриваются характерные черты и основные этапы кейтерингового обслуживания, а также представлена схема и подробно рассмотрены основные этапы совершенствования организации деятельности службы питания.

Обычно кейтеринговое обслуживание проходит следующим образом

(схема обслуживания). Когда приходит клиент, первое, что у него уточняют – каким образом он видит свое мероприятие: в виде фуршета или банкета. Связано это с тем, что от формы проведения праздника будет зависеть многое: и способ сервировки и подачи блюд, и предварительная подготовка площадки (будут ли люди сидеть за столами или будут свободно перемещаться по площадке, двигаться от одного стола к другому, пробуя различные блюда, время от времени подходя к стойке с напитками). Форма мероприятия будет диктовать и количество обслуживающего персонала, необходимого для проведения вечера.

После того, как форма определена, организатор должен выяснить вкусовые предпочтения клиента и его гостей. Традиционно, при сборе большого количества людей не делают акцент на конкретную кухню, поскольку не известно, все ли будут с удовольствием есть острые корейские закуски или вкусное украинское сало. Для того, чтобы удовлетворить вкусы максимального числа приглашенных, чаще всего останавливаются на нейтральном варианте блюд европейской и русской кухни. Следующим шагом является расчет суммы на каждого приглашенного, исходя из общего бюджета клиента, после чего производится подбор блюд на полученную сумму на каждую персону. Обычно имеется стандартное предложение, которое корректируется, дополняется и подгоняется под желания заказчика и исходя из заложенной суммы. При готовности финансирования любое желание заказчика должно быть выполнено, в противном случае пропадает смысл затеи. Все, на что способна фантазия заказчика, должно быть выполнено. Решение вопроса о принятии или не принятии заказа принимается исходя из суммы, которую организатор определяет для себя как минимум.

Заказ принимается минимум за 48 часов до назначенной даты мероприятия. В этом случае никаких изменений меню, коррекции и доработки блюд быть не может. Наиболее оптимальным является срок заказа за 5-6 дней. За это время можно подробно изучить меню, урегулировать все нюансы, касающиеся блюд, напитков и десертов, уточнить количество приглашенных и приступить к исполнению заказа.

После того, как заказ полностью согласован, к назначенной дате производство приступает к выполнению заказа. Кухня должна быть профессиональной и в смысле оборудования, и в смысле людей, работающих там.

Когда процесс приготовления завершен, необходимо доставить все к месту проведения банкета. Все блюда доставляются в индивидуальном режиме, с учетом технологии приготовления, необходимости в последующем подогреве и т.д. Заготовки для порционных блюд привозятся на место, где готовятся, раскладываются порционно, украшаются, охлаждаются, если это необходимо по технологии, и подаются в нужный момент. Горячие блюда доставляются в специальных емкостях, закрытых крышками. Нарезанные закуски везутся на блюдах, ингредиенты салатов привозятся отдельно друг от друга и от заправки, смешиваются и заправляются они на месте.

Специальные приспособления – «шпильки» – позволяют транспортировать тарелки с разложенным на них оформлением до места действия, а там уже процесс сервировки заканчивается. Однако возможность предварительной сервировки определяется и количеством гостей: при количестве в 400 человек нет возможности везти 400 засервированных тарелок - в таком случае все блюда изготавливаются и сервируются непосредственно в месте проведения мероприятия. При организации мероприятия менее чем на 50 человек – блюда доставляются в готовом и сервированном виде.

Готовая продукция перевозится в специальных холодильниках, предназначенных для транспортировки продуктов. Существуют также специализированные машины-кухни, с установленными в них холодильниками, плитами, оснащенные раковинами с возможностью водоснабжения. По приезду на место официанты собирают и расставляют мебель, сервируют столы, полностью накрывают их и в дальнейшем обслуживают вечер. После его окончания процесс повторяется в обратном порядке[34].

Выездной банкет отличается от мероприятий, проводимых в залах гостиницы, где весь инвентарь и необходимое оборудование находится в непосредственной близости от места проведения мероприятия. Мероприятие такого рода требует особых навыков, организованности и сплоченности команды[35].

На выездном мероприятии все должно быть спланировано от начала и до конца. Уровень обслуживания должен соответствовать тому, который гости получают в гостинице.

Однако тип и условия проведения мероприятия все же накладывают определенные ограничения на меню. Клиентам, заказывающим выездное мероприятие, обычно рекомендуется остановиться на фуршете – такой вариант удобнее и для гостей, и для организаторов. Меню же может быть практически любым, единственно, что не рекомендуется клиенту – заказ супов и мороженого. Меню также зависит от условий, в которых придется работать поварам, и от количества времени, требующегося на доставку блюд. На подобных мероприятиях часто используется так называемое show cooking – приготовление блюда в зале в присутствии гостей, поскольку это очень эффектно смотрится.

При организации выездного мероприятия первая проблема, которая встает перед гостиницей – где изыскать необходимые дополнительные оборудование и персонал. Именно отсутствие большого числа людей и техники накладывает ограничения на численность мероприятий, которые может провести та или иная гостиница. Их возможности по выездному кейтерингу напрямую зависят от вместительности залов самой гостиницы. В гостиницах, располагающих большими площадями для проведения деловых мероприятий, как правило, есть определенный штат сотрудников – поваров, официантов, метрдотелей и менеджеров, которые задействованы только на банкетах и не участвуют в повседневном обслуживании гостей в ресторанах гостиницы. И если специализированные кейтеринговые компании могут бросить все свои силы на проведение того или иного мероприятия, то гостиницам приходится согласовывать график проведения выездных банкетов с загрузкой своих залов.

Некоторые гостиницы держат постоянный штат поваров и обслуживающего персонала, поскольку считают, что набранный наспех персонал кухни и неопытные официанты, не знающие куда бежать и за что хвататься – это огромный риск для заказчиков мероприятий и их гостей. Другие гостиницы поступают иначе. Например, обращаются в колледжи, готовящие официантов, с просьбой сформировать группу студентов для работы на выездных мероприятиях гостиницы. Отобранная группа проходит ряд тренингов в гостинице и может поддержать высокий уровень обслуживания. Перед каждым мероприятием для них проводится организационное собрание, на котором четко распределяются роли и зоны ответственности. К тому же эти студенты служат постоянным источником проверенных в деле новых кадров для гостиницы.

Для организации выездного банкета необходим транспорт, средства связи, удобная для транспортировки складная мебель, передвижное оборудование для кухни – специальные шкафы для хранения горячих и холодных блюд, оборудование для раздачи, установки для подогрева блюд и многое другое. Не обойтись на банкете без посуды, стекла, столовых приборов, скатертей, салфеток, униформы для официантов. Технические требования для выездных мероприятий включают также наличие источников энергии, в зависимости от места и погоды – тентов, обогревателей, кондиционеров воздуха, очищающих его от дыма (некоторые исторические здания, например музеи, ограничивают зажигание свечей, которое может нанести вред произведениям искусства). Большинство этих предметов и приспособлений универсальны и могут использоваться при проведении мероприятий в залах гостиницы, но ее ресурсы всегда ограничены. Один из распространенных способов решения данной проблемы - значительные первоначальные вложения в организацию выездного кейтеринга и дополнительное приобретение части оборудования. Существует и другой способ – аренда недостающего оборудования по мере необходимости.

Следующий способ – полная закупка необходимого оборудования. Такой подход исключает риск зависимости от сторонних организаций, а первоначальные затраты окупаются за несколько банкетов. Последний и наиболее применяемый способ – проведение мероприятия при помощи партнерских организаций, например партнеров по сети. В основном это аренда по необходимости дополнительных транспортных средств и оборудования у специализированных компаний[36].

Таким образом, стало известно, что для успешного кейтеринга необходимы: специально оборудованные помещения, профессиональный штат сотрудников и современная техническая база. Каждая из этих составляющих по-своему значима, и оказывает существенное влияние на эффективность кейтеринга[37].

При расчете стоимости выездного банкетного обслуживания для клиентов гостиницы используют самые разные методики. Представим наиболее распространенные из них.

В первом варианте стоимость рассчитывается на основе цены комплексного меню, которая не отличается от стоимости аналогичного меню при заказе банкета в залах отеля, плюс 30%-ная надбавка за доставку и обслуживание и 10%-ная надбавка за выездные мероприятия.

Во втором варианте стоимость меню также не отличается от обычных цен для мероприятий в стенах гостиницы, но существует цена выездного обслуживания, которая составляет, в среднем, $500 для любого мероприятия, вне зависимости от суммы счета. В стандартные пакеты гостиниц, помимо стоимости меню и обслуживания, включена также доставка, аренда мебели и посуды.

Другие гостиницы поступают иначе. Стоимость выездного мероприятия каждый раз рассчитывается очень тщательно, вплоть до стоимости бензина, в зависимости от конкретных потребностей гостя. При этом цена самой еды ниже, чем в ресторане.

Кухня некоторых гостиниц ценится так высоко, что компании готовы заказывать и оплачивать услуги их шеф-поваров.

Из дополнительных услуг гостиницы предлагают организацию развлекательной программы, аренду звукового, светового оборудования и его обслуживание, услуги флористов и других декораторов, оборудование для проведения деловых мероприятий, синхронный перевод и т.д. Все, что гостиница может предложить при организации банкета в своих залах – оформление цветами, шарами, ледяными скульптурами, фейерверки, музыкальное сопровождение, концертная программа – она может предложить и при выездном банкете[38].

Несмотря на определенную затратность организации выездного обслуживания на первых этапах, этот бизнес при правильной организации прибылен и успешен. Главное – изучить рынок и понять, на какого клиента реально можно работать. Совершенно необходимо наличие одного или нескольких (в зависимости от объемов мощностей и количества заказов) координаторов проектов, которые бы занимались сведением и координацией процессов принятия заказов, приготовления, доставки, привлечения официантов, барменов и т.д[39].

Таким образом, можно сделать вывод о том, что:

· кейтеринговые мероприятия могут устраиваться для неограниченного количества людей;

· обслуживание напитками и закусками может происходить в любом месте по желанию клиента (в помещении/вне помещения);

· предоставляемые продукты и форма обслуживания могут быть разнообразными;

· цена в широком спектре в зависимости от меню обслуживания и дополнительных пожеланий клиента;

· меню состоит из полного набора предварительно выбранных блюд;

· управлять организацией кейтерингового мероприятия может как специализированная компания, так и гостиница или

ресторан. [25, стр. 94-95]

Ниже приведена сравнительная таблица характерных черт банкетного и ресторанного обслуживания.

Характерные черты банкетного и ресторанного обслуживания

Таблица 1.1.

Банкетное обслуживание

Ресторанное обслуживание

Проведение мероприятий в одном из ресторанов и банкетных залов гостиницы.   При проведении мероприятий в помещениях гостиницы не требуется транспортировка блюд, оборудования и персонала на место проведения мероприятия.   Процесс приготовления блюд для банкета в залах гостиницы не требуется особой технологии.     Если во время проведения банкета потребуется какое-либо дополнительное оборудование или инвентарь, их можно достать в любой момент.

Организация банкетного обслуживания на территории, выбранной заказчиком (банкетный зал, офис или дом заказчика, вне помещения).   При проведении кейтерингового мероприятия требуется транспортировка блюд, оборудования и персонала.     Процесс приготовления блюд требует соблюдения определенной технологии и наличия специального оборудования.   Многое оборудование и инвентарь должны дублироваться, поскольку нет возможности доставить его из гостиницы в место проведения банкета в любой момент.

В таблице 1.1 приведены характерные черты банкетного и кейтерингового обслуживания. Основным характерным отличием является то, что при банкетном обслуживании мероприятие проводится в помещениях гостиницы, тогда как кейтеринговое обслуживание предусматривает в любом месте, выбранном заказчиком, вне помещений данной гостиницы.

Рис. 1.2. Основные этапы организации банкетного и кейтерингового обслуживания

На рис. 1.2 приведены основные этапы банкетного и кейтерингового обслуживания. В целом, они совпадают, однако заключается в том, что при банкетном обслуживании перед проведением мероприятия проводится подготовка помещения и сервировка столов, а при кейтеринговом обслуживании сначала необходимо доставить все необходимое (персонал, оборудование, инвентарь и блюда) на место проведения мероприятия.