Коммуникации в менеджменте

Коммуникация – это обмен информацией между людьми. Обмен информацией необходим при реализации любой из функций менеджмента. Он является важнейшим условием принятия обоснованных решений, играет огромную роль в межличностных отношениях и формировании имиджа организации. Эффективность работы менеджера зависит, прежде всего, от эффективности его коммуникаций и навыков делового общения: умения вести личную беседу и разговаривать по телефону, читать и составлять деловые записки, письма и отчеты, участвовать в совещаниях и т.п.

Психологическое исследование по определению индивидуально - психологических особенностей предприни-мательской деятельности было проведено И. В. Ромазаном. Исследование выявило, что предприниматель и менеджер обладают следующими свойствами личности:

· преобладание мотивации «достижения успеха»;

· чутье, самостоятельность, ответственность;

· смелость, адекватная самооценка, развитое чувство собственного достоинства;

· быстрота реакции, способность анализировать ситуацию и извлекать нужную информацию;

· способность к умеренному, взвешенному риску, способность переносить неудачу;

· эвристический стиль мышления, склонность предугадывать события;

· компетенция в области экономики, технологии, юридических прав;

· отсутствие морально сдерживающих стереотипов.

Кроме вышеперечисленных организаторских качеств, для менеджера и предпринимателя важны коммуникативные качества— умение общаться, нравиться и убеждать.

Любое общение, в том числе и деловое — это прежде всего коммуникация, т. е. обмен информацией, значимой для участников общения. Само понятие «коммуникация» (от лат. communicatio — сообщение, связь, путь сообщения, а это слово, в свою очередь, произошло от communico — делаю общим, связываю, общаюсь) обозначает смысловой аспект социального взаимодействия.

Эффективная коммуникация — коммуникация, способствующая достижению целей участников общения. Она предполагает выяснение следующих вопросов:

· каковы средства коммуникации и как правильно ими пользо­ваться в процессе общения;

· как преодолеть коммуникативные барьеры непонимания и сде­лать коммуникацию успешной.

Коммуникативность— способность к общению.

В менеджменте одним из главных элементов является общение. Общение — сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.

Общение имеет три стороны проявления: коммуникативную, интерактивную и перцептивную.

Коммуникативная сторона общенияпроявляется через действия личности, сознательно ориентированные на их смысловое воспри­ятие другими людьми.

Интерактивная сторона общенияпредставляет собой взаимодействие людей друг с другом в процессе межличностных отношений. (Интеракция — это взаимодействие.)

Перцептивная сторона общенияпроявляется через восприятие и оценку людьми социальных объектов. Такими социальными объектами могут быть другие люди, сами общающиеся, группы, другие социальные общности.

Поскольку всякое индивидуальное действие осуществляется в условиях прямых или косвенных отношений с другими людьми; оно включает (наряду с физическими) коммуникативный аспект. Действия, сознательно ориентированные на их смысловое восприятие другими людьми, иногда называют коммуникативными действиями. Различают процесс коммуникации и составляющие его акты. Основные функции коммуникационного процесса состоят в достижении социальной общности при сохранении индивидуальности каждого ее элемента. В отдельных актах коммуникации реализуются следующие функции: управленческая, информативная, эмотивная и фатическая (связанная с установлением контактов). Управленческая функция является генетически и структурно исходной.

Классификация коммуникационных сообщений:

1. По соотношению вышеназванных функций условно выделя­ются сообщения:

- побудительные (убеждение, внушение, приказ, просьба);

- информативные (передача реальных или вымышленных сведений);

- экспрессивные (возбуждение эмоционального пережи­вания);

- фатические (установление и поддержание контакта).

2. По типу отношений между участниками различают:

- межличностные,

- публичные,

- массовые коммуникации.

3. По средствам различают:

- речевую (письменную и устную);

- паралингвистическую (жест, мимику, мелодию);

- вещественно-знаковую коммуникацию (продукты производства, изобразитель­ного искусства и т.д.).

Если классифицировать управленческиекоммуникации, то сле­дует различать:

- межуровневые коммуникации;

- коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх;

- коммуникации между различными подразделениями или отделами;

- коммуникации между руководителем и рабочей группой;

- неформальные коммуникации.

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

В процессе обмена информацией или коммуникативном процессе можно выделить четыре базовых элемента:

· отправитель, т.е. лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;

· сообщение, т. е. собственно информация, которая закодирована с помощью символов;

· канал, т. е. средство передачи информации;

Рис. 3. Классификационная схема организационных коммуникаций.

· получатель, т.е. лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задачей является составление сообщения, выбор и использование определенного канала для его передачи таким образом, чтобы его стороны поняли и разделили исходную идею.

Этапы, которые проходят отправитель и получатель, следующие:

· зарождение идеи;

· кодирование информации и выбор канала;

· передача информации;

· декодирование — перевод символов отправителя в мысли получателя.

В организационных коммуникациях могут возникать определенные преграды.

Искажение сообщений.Оно может быть преднамеренным, когда лицо искажает какое-то сообщение с определенной целью. Это может быть фильтрация, т.е. лицо, передающее сообщение, что-то специально утаивает от получателя. Сообщение может искажаться из-за несовпадения статусов, уровней.

Информационные перегрузки.В этом случае преграды могут возникнуть по причине большого объема информации, невозможности и неумению со стороны менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию.

Неудовлетворительная структура организации.Проблемой многих современных предприятий является неоправданно усложненная структура организации, в которой информация как бы «запутывается» при прохождении по ней, искажается или неправильно трактуется.

Неудовлетворительный кадровый состав.

Неудовлетворительный состав рабочих групп.

Неудовлетворительный способ организации власти и распределения задач.

Конфликты между различными группами или подразделениями.

Если есть преграды в коммуникативном процессе, значит, должны существовать пути их преодоления. Таких путей существует несколько (квалифицированный менеджер, имеющий большой опыт работы, может владеть своими собственными секретами преодоления преград):

· регулирование информационных потоков. Именно это направление вызвало необходимость создания на предприятии системы информационного менеджмента, что в свою очередь повлекло создание системы управления знаниями;

· управленческие действия. Они включают в себя планирование организацию, мотивацию, реализацию и контроль;

· системы обратной связи. Если системы обратной связи не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникативном процессе;

· системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики или анонимные звонки. На многих предприятиях (например, Siemens) такие ящики существуют в подразделениях и цехах;

· информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации тоже относятся к информационному менеджменту.

· современные информационные технологии. Оснащение предприятий персональными компьютерами, установка Internet и Intranet, электронная почта, факсы, видеоконференции и т.п.

Выводы:

1. Коммуникация- это обмен информацией, который необходим людям как условие совместной работы в организации и является составной частью практически всех видов управленческой деятельности. Эффективность работы менеджера прежде всего зависит от эффективности его коммуникаций, от его навыков делового общения.

2. Процесс коммуникации возможно осуществить при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи и получатель. Основные этапы коммуникационного процесса:

· формулировка идеи и отбор информации;

· кодирование информации и формирование сообщения;

· выбор канала связи и передача сообщения;

· декодирование сообщения и восприятие информации;

· интерпретация сообщения и формирование ответа;

· передача ответа отправителю.

3. Основная цель обмена информацией – обеспечить взаимопонимание участвующих в нем людей.