Организация как процесс создания структуры. Полномочия и ответственность
Организация– процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность работать для достижения поставленных целей. Существует два основных аспекта организационного процесса:
- деление организации на подразделения (отделы, службы), выполняющие специфические конкретные задания и добивающиеся конкретных специфических целей. Называется горизонтальным разделением труда;
- распределение полномочий, связывающих высшее руководство с исполнителями, обеспечивающих распределение и координацию задач. Называется вертикальным разделением труда.
Средством распределения полномочий является делегирование.
Делегирование– передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Делегирование должно предусматривать и передачу полномочий.
Полномочия – право использовать ресурсы (трудовые, информационные, финансовые др.) организации и направлять усилия работников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не индивиду, который занимает ее в данный момент.
Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника подчиненному, и далее другим подчиненным.
В начале века идея штабной организации была перенесена из армии в сферу бизнеса (штабные структуры управления). По мере развития технологии и усложнения внешней среды потребовалось значительно расширить штабные функции, что привело к появлению разнообразию типов штабов и вариантов штабных полномочий.
Консультативный аппарат – консультирование руководства в определенной предметной сфере деятельности (юридические, современные технологии, работа с кадрами). Могут работать на постоянной и временной основе.
Обслуживающий аппарат– выполнение определенных услуг для данной организации. Отдел кадров, связи с общественностью, маркетинговые исследования, финансовое планирование, материально-техническое снабжение.
Личный аппарат – исполнение того, что требует руководитель. Разновидность обслуживающего аппарата. Личный секретарь - референт, помощник руководителя.
Полномочия штабного аппарата весьма разнообразны.
1. Рекомендательные полномочия – подготовка информации для принятия решений линейным руководителем, рекомендации к решениям.
2. Обязательные согласования – в процедуру принятия того или иного решения включается обязательность согласования решения с заинтересованным штабным аппаратом. Если штабной аппарат возражает от подобного решения, то оно может быть и принято.
3. Параллельные полномочия предоставляет право штабному аппарату отклонять решения линейного руководства. Тем самым устанавливается более жесткий контроль и предотвращение грубых ошибок. Финансовые решения требуют двух подписей.
4.Функциональные полномочия – право разрешения и запрета каких-либо действий в области своей компетенции. Бухгалтерский учет.
5. Линейные полномочия внутри аппарата возникают в штабе в крупных организациях, где образуется штабной аппарат с несколькими уровнями управления.
Организационные структуры бывают двух типов:
- бюрократические структуры (иерархические) – жесткие. К ним относятся линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизионная (продуктовая, ориентированная на потребителя, региональная);
- адаптивные структуры (органические, гибкие). Относятся матричная, проектная.
Ответственность —обязательство выполнить поставленные задачи и нести наказание за их неправильное решение.
17. Типы административного аппарата.
Современный административный аппарат организаций выполняет такое множество функций, что они не поддаются учету. Все же по функциональному признаку его делят на консультативный, обслуживающий и личный, хотя в практике резкой границы между этими типами аппарата провести нельзя. Очень часто аппарат выполняет и консультативные и обслуживающие функции. Линейный руководитель не может знать все когда у него возникает необходимость в специальных знаниях, он обращается в консультативное подразделения штаба, где имеются специалисты необходимого профиля. Планирование, финансирование, снабжение, сбыт и ряд других функций выполняют специалисты обслуживающего аппарата. Специальные функциональные подразделения готовят линейным руководителям необходимую информацию для принятия решений.
В личный аппарат входят секретари и помощники руководителей. Не имея формальных полномочий, личный аппарат оказывает влияние на личные контакты руководителя с подчиненными, другими руководителями, вне доли. Если руководитель находится под влиянием личного аппарата, то последний приобретает большую власть в организации.
Каждый тип административного аппарата имеет широкий диапазон полномочий: рекомендательных, подлежащих обязательному согласованию, параллельных, функциональных и линейных внутри самого аппарата. Часто руководство организации выделяет ряд вопросов, которые обязательно должны согласовываться с аппаратом. В таких случая линейные руководители должны данные вопросы в обязательном рядке обсуждать со штабным аппаратом (одна из форм — визирование документов). Особая роль отводится полномочиям, которые находятся в компетенции конкретного органа, т. е. функциональным полномочия. При принятии функциональных решений приоритет сохраняется за функциональным органом. Если административный аппарат большой, он может иметь свою иерархическую структуру (сектора, группы внутри отдела), свои уровни управления. В этих случаях административный аппарат имеет свою линейную организацию с присущей ей цепью своих команд.
Полномочия в организации не распределяются автоматически. Они являются составной частью процесса управления. Поэтому очень важно, чтобы делегирование полномочий осуществлялось эффективно. К линейной деятельности традиционно принято относить производственную, финансовую и сбытовую. Функционально-штабная деятельность выступает в роли помощника в выполнении основных функций.
Отнесение деятельности к функционально-штабному виду зависит от миссии, стратегии и целей организации. Структура должна соответствовать стратегии. Сама же структура зависит от целей организации.
Если функционально-штабная деятельность в основном закрепляется за подразделениями и носит постоянный характер, то линейные полномочия переменны, носят персональный характер. Цепь команд, возникающих в процессе делегирования линейных полномочий, играет главную роль в осуществлении функций управления