Совместное управление проектами

Совместное управление проектами — это более современная технология управления. Руководитель проекта принимает участие в процессе управления проектом, ведя за собой команду.

Рис. 17.3. Совместный стиль общения

Команда под управлением лидера проводит мониторинг результатов выполнения проекта после завершения работы. Рабочие решения принимаются при участиивсей команды, а информация циркулирует не только от руководителя к членам команды и обратно, но и между членами команды.

Преимущества совместного подхода к управлению заключаются в следующем:

• каждый член команды понимает, как выполняемая им часть проекта отразится на результатах работы в целом;

• возникает больше идей;

• когда вразработке решений принимают участие все члены команды, решения оказываются более рациональными;

• совместная работа усиливает чувства причастности и ответственности за результаты работы;

• моральный дух членов команды при совместном подходе к управлению обычно выше:

• реже возникает потребность в переделке работы;

• повышается производительность как отдельных сотрудников, так и команды в целом.

Как директивный, так и совместный подход зависит от людей. Ничего не выйдет, если не будет сотрудничества. Давайте рассмотрим те роли, которые должны играть люди, чтобы проект стал успешным.

Роли при управлении проектом

Множество людей либо непосредственно участвуют в проекте, либо претендуют на часть его результатов. Такие люди называются дольщиками. Основными дольщиками в большинстве проектов являются:

• лидер проекта — часто его также называют менеджером проекта; это человек, который возглавляет проект;

• член команды проекта — тот, кто непосредственно занимается осуществлением проекта. Он также принимает участие в процессе управления проектом;

• спонсор — это член правления, который выступает в качестве связующего звена между правлением компании и лидером проекта;

• заказчик проекта — человек или группа люден, которые получат конечный продукт проекта. Конечный продукт — это результат проекта, поставляемый заказчику, чьи желания и потребности и были основополагающими в этом проекте;

• менеджер по ресурсам - также известен как функциональный менеджер. Это человек, отвечающий за ресурсы, в частности за персонал, непосредственно занятый в проекте.

Лидер проекта

Лидера проекта также называют менеджером проекта. Однако при совместном подходе к управлению проектом его основная роль — лидерство, поэтому в дальнейшем мы будем говорить о нем как о лидере проекта. Он должен:

• задать команде исполнителей направление работы;

• руководить командой исполнителей во время процесса управления проектом (создания и выполнения плана по проекту);

• получить одобрение проектного плана;

• постоянно публиковать данные о состоянии текущих результатов работы над проектом, сравнивая их с запланированными показателями;

• реагировать па запросы по изменению плана;

• способствовать сплочению команды — межличностному процессу, направленному на объединение исполнителей проекта в единую команду;

• устранять препятствия по ходу работы, чтобы команда могла довести выполнение проекта до конца;

• выполнять роль посредника при взаимодействии с организатором проекта;

• выполнять роль посредника при взаимодействии с заказчиком проекта;

• организовывать и проводить собрания команды;

• подготовить заключительный отчет по результатам проекта.

Основная функция руководителя проекта — направить усилия команды исполнителей таким образом, чтобы проект был успешно завершен. Руководитель проекта несет ответственность за успех проекта.

Член команды проекта

Член команды проекта является одним из важнейших факторов успеха проекта. Член команды должен:

• обеспечивать техническую экспертизу;

• предлагать идеи, которые могут помочь команде создать качественный продукт вовремя и в рамках бюджета;

• выполнять свою часть работы над проектом вовремя;

• сообщать команде о возникающих проблемах;

• участвовать в командном процессе планирования;

• контактировать с поставщиками по своей части проекта;

• если требуется, информировать лидера проекта о возникающих проблемах;

• выполнять обязательства по проекту, данные команде;

• помогать команде не сойти с правильного пути при воплощении проекта;

• предоставлять последние данные о состоянии проекта менеджеру логистического отдела;

• стремиться к взаимодействию с командой и поддерживать ее боевой дух.

Член команды проекта играет активную роль в совместном управ­лении проектом. Он не только обеспечивает техническую экспертизу и производит конечный продукт, но также помогает в планировании и наблюдении за проектом. Член команды отвечает за то, чтобы его часть работы способствовала успеху всего проекта.

Спонсор

Спонсор — это кто-то из руководства компании, назначенный для контроля над проектом. Он должен убедиться в том, что проект будет удовлетворять как потребностям заказчика, так и потребностям организации. Спонсора часто называют защитником проекта.

Спонсор должен:

• начать проект, выбрав лидера проекта;

• убедиться, что цели проекта не противоречат стратегическим целям организации;

• обозначить общее направление проекта;

• убедиться, что у команды есть все ресурсы, необходимые для успешного воплощения проекта:

• заручиться обязательством логистического отдела по поддержке проекта;

• проанализировать и утвердить план проекта:

• изучать данные по текущему состоянию проекта:

• вместе с лидером проекта анализировать результаты проекта;

• помогать устранять препятствия, с которыми не могут справиться лидер и члены команды;

• наставлять или инструктировать лидера проекта;

• проанализировать и утвердить итоговый отчет.

Спонсор проекта должен убедиться, что лидер проекта обладает необходимыми ресурсами, поддержкой, а также достаточной квалификацией для успешной работы. Спонсор несет ответственность за успех работы лидера проекта.

Что произойдет, если у вашего проекта не будет спонсора? Тогда функции спонсора должен будет взять на себя ваш начальник или за­казчик проекта, если этот заказчик является частью вашей компании. Спонсор приводит проект в соответствие с интересами правления ком­пании. Начинать проект бел спонсора очень рискованно.

Заказчик проекта

Проект создается для того, чтобы удовлетворить потребности заказ­чика. Заказчик проекта — это получатель основного результата проекта, называемого конечным продуктом. Чтобы убедиться в том, что конечный продукт удовлетворит заказчика, последний должен изложить проектной команде свои запросы и требования к продукту.

По отношению к организации заказчик может быть внутренним и внешним. Большинство проектов разрабатываются для внутренних заказчиков (заказчиков внутри организации), хотя конечный продукт проекта в конце концов может быть передан или продан внешнему заказчику.

Вне зависимости от того, является ли заказчик внешним или внутренним, во время работы над проектом он выполняет приблизительно одинаковые функции:

• ясно описывает проектной команде свои потребности и запросы;

• анализирует и утверждает программу проекта;

• при необходимости участвует в работе проектной команды;

• информирует лидера проекта о любых изменениях во внешних условиях, которые могут повлиять на конечный продукт;

• утверждает изменения в проекте, если они требуются для его успешного воплощения;

• анализирует отчеты о ходе работ по проекту;

• поддерживает постоянную обратную связь с лидером проекта;

• оценивает готовую продукцию и весь процесс воплощения проекта.

Внутренние заказчики часто выполняют и дополнительные функции:

• анализ и утверждение проектного плана в целом (внешние заказчики обычно ограничиваются только теми разделами плана, которые связаны с объемом работ);

• анализ итогового отчета о состоянии работ.

Если вы имеете дело с проектом, предназначенным для внешнего заказчика, то вам жизненно необходимо иметь внутреннего спонсора для работы над проектом. Работа внутреннего спонсора будет заключаться в согласовании потребностей внешнего заказчика и собственной организации. Если же проект разрабатывается для внутреннего заказчика, то последний может взять на себя и роль спонсора.