Особенности организации и форматы специальных событий (specialevents)

Презентация - первое официальное представление заинтересованной аудитории, некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции и ее создателей с определенными целями

Предмет презентации:результаты деятельности государственных или коммерческих структур: новая программа, новые правила, законы, товары, услуги, эффективные технологии, выход в свет книги, премьера, открытие благотворительного аукциона.

Цели:

-Оповещение о событии, достойном внимания аудитории;

-Приобщение аудитории к деятельности, программе, задачам компании;

-Обеспечение благожелательного приема презентуемого товара, услуги, идеи со стороны представителей СМИ и заинтересованных в предмете презентации целевых групп;

-Формирование у потенциальных покупателей потребности в приобретении презентуемой новинки;

-Привлечение новых клиентов, партнеров;

-Формирование образа компании как надежного делового партнера;

-Улучшение отношений с местной общественностью и администрацией;

-Укрепление имиджа компании.

Место проведения:офис компании, конференц-зал, зал ресторана, музей, театр, дворец, палуба теплохода, вагон поезда метрополитена, парк, сад, площадь.

Сроки проведения:

Учитывать:

-Начало и окончание определенных периодов жизни организации;

-Наличие знаменательных дат в жизни других компаний;

-Наличие других крупных событий.

Состав участников:

-Ориентация на конкретную аудиторию: специалистов, партнеров, потребителей и т.д.

-Рассылка приглашений с информацией, позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия.

-Указать: место, время (от и до), программу, состав участников и гостей, контактное лицо, телефон, по которому можно подтвердить участие.

Персонал:подготовить и проинструктировать, продумать форму одежды, стиль общения.

Сценарий:

- Встреча, регистрация гостей и представителей СМИ.

- Вступительное слово ведущего.

- Оглашение основного сообщения.

- Приветствие официальных лиц.

- Другие выступления.

- Ответы на вопросы.

- Окончание официальной части.

-Неформальная часть (фуршет, дегустация, дивертисмент, осмотр объекта, демонстрация видеосюжетов, показ мод).

Выставка –кратковременное мероприятие, в рамках которого большое количество предприятий с помощью образцов представляет товары и услуги одной или нескольких отраслей для того, чтобы посетители получили ясное представление об их деятельности.

Цель – демонстрация достижений компании, презентация и продвижение товаров, услуг, технологий, завоевание новых сегментов рынка, распространение информации о компании, ее деятельности, ее состоятельности для поднятия престижа и укрепления деловой репутации.

Классификация выставок:

-Региональные: сфера действия 100 км, представляют одну или несколько отраслей.

-Межрегиональные: больший радиус действия.

-Национальные: демонстрация продукции национального производства и стимулирования ее сбыта, имеют межотраслевой характер.

-Международные: экспонаты из разных стран.

-Всемирные: показ достижений стран-участниц, крупных международных организаций в области науки, техники и культуры.

По характеру выставляемых экспонатов:

-Универсальные: несколько отраслей экономики.

-Специализированные: конкретная отрасль экономики.

-Потребительских товаров.

Алгоритм участия в выставке:

1.Определить цель.

2.Сформулировать задачи.

3.Выявить целевые аудитории.

4.Выбрать выставку.

5.Согласовать необходимый и имеющийся бюджеты.

6.Сформировать выставочную команду.

7.Составить план работы.

8.Подготовить графики работ.

9.Разработать сценарии мероприятий и перечень вспомогательных материалов.

10.Разработать и оформить стенд.

11.Обучить стендистов.

12.Изготовить вспомогательные материалы.

13.Разработать систему обратной связи.

14.Убедиться в готовности инфраструктуры.

15.Провести выставку.

16.Проанализировать собранные данные, подвести итоги, осуществить послевыставочные мероприятия.

Общие причины участия в выставках:поддержание и усиление имиджа; контроль конкурентоспособности компании; продвижение продаж; изучение состояния отрасли; обмен опытом; развитие сотрудничества; наблюдение за конкурентами.

Брифинг –это короткое оперативное выступление уполномоченного лица перед журналистами по свежим следам важных событий.

Это «Младший брат пресс-конференции», основная разница между преес-конфернцией и брифингом - во временных отрезках, которые на них отводятся.

По времени:не превышает 15-30 минут. 5-10 минут – предварительное выступление (заявление); 10-20 минут – блиц-ответы на вопросы журналистов.

Характерно для:международных мероприятий; официальных заявлений государственных органов.

Во время брифингов:не подаются минеральная вода, бутерброды и др. Его лучше всего проводить стоя, не рассаживая журналистов, так и ньюсмейкеров.

Пресс-конференция –собрание представителей СМИ с деловыми, общественными, правительственными кругами, с руководством фирмы и компании с целью информирования общественности по актуальным вопросам определенной тематики.

Этапы подготовки и оповещения:

- Планирование и оповещение.

- Организационный этап или «за час до пресс-конференции».

- Проведение пресс-конференции или «пресс-конференция началась».

- Подведение итогов или «после пресс-конференции»

Конференция- организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распространения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами

Конференция:комплексное PR-мероприятие.Сочетает: церемонию открытия, выставку или презентацию, пресс-конференцию, круглые столы, семинары.

Программный комитет:отвечает за тематическую насыщенность и определяет основных докладчиков.

Рабочая группа:

-Подготовка и проведение специальных мероприятий в рамках конференции;

-Отбор и подготовка персонала для сопровождения и обслуживания работы конференции;

-Разработка дизайна и издание полиграфической продукции для наполнения папки участника (программа, списки участников, сборник тезисов докладов, схемы расположения основных и вспомогательных помещений и т.п.);

-Заказ представительской и сувенирной продукции с символикой конференции;

-Подготовка материалов для наполнения пресс-кита;

-Организация регистрации участников и представителей СМИ;

-Изготовление идентификационных табличек и бэджей;

-Изготовление навигационных знаков;

-Изготовление постеров и растяжек с символикой конференции;

-Обеспечение работы средств связи, оргтехники, транспорта;

-Обеспечение культурной программы и досуга участников;

Прием- одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности

Представительские приемы:по случаю торжественной даты в жизни компании (годовщина основания, открытие нового объекта, презентация, награждение компании или сотрудников), по случаю посещения компании видными политическими, общественными деятелями, почетными гостями, делегациями, при подписании долгосрочного контракта.

Этапы подготовки приема:

- Постановка цели.

- Выбор формы, места проведения, продолжительности.

- Разработка сценария.

- Определение ведущих, выступающих.

- Написание речей, тостов.

- Подготовка видеопродукции, представительских материалов.

- Подготовка персонала.

- Составление меню, плана рассадки.

- Обеспечение безопасности гостей.

Формы приемов:завтрак, обед, ужин, бокал вина, коктейль, фуршет, барбекю.

Выбор места: ресторан, зал музея или дворца, театр, цирк, теплоход, помещения в здании компании, производственные помещения (цех), парк.

В программу включить:концерт, показ мод, развлекательный конкурс, аттракцион, фейерверк и т.д.

Пресс-тур –

Блоки и мероприятия:

-Встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в область, город.

-Сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура.

-Питание, вечерний досуг, культурная программа.

-Встреча с представителями исполнительной и законодательной ветвей власти.

-Посещение профильных для тематики пресс-тура и наиболее интересных объектов области, города; знакомство с их социально-экономическим развитием.

-Встреча с подведением итогов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Этапы подготовки:

- Количество журналистов, которых вы можете принять в ходе пресс-тура.

- Место сбора журналистов перед отъездом.

- Транспорт и маршрут следования, кто сопровождает.

- Место и условия размещения.

- Даты и время приезда и отъезда.

- Гарантии безопасности («горячий» регион).

- тема и уточненная программа пресс-тура.

Клубный вечер –неформальное новостное PR-мероприятие. С одной стороны – предназначен для отдыха и не предусматривает никакого выхода материалов в СМИ, с другой – форма тематической «прокачки» как журналистов, так и представителей других целевых групп на предмет внедрения в их сознание определенных акцентов, которые в какой-то момент в будущем «всплывут» и будут способствовать созданию желательного для заказчика информационного фона вокруг его проблематики.Дни открытых дверей могут быть открытыми для разного типа публики: для широкой публики и родственников, для визита группы важных персон, сопровождаемых СМИ. Широкая публика, как правило — это, прежде всего, местная общественность, посещает организацию из любознательности, а сама организация стремится улучшить к себе отношение с её стороны. Приглашение родственников в организацию на дни открытых дверей направлено на ознакомление членов семей с рабочей средой. Это знакомство снижает напряженность в семейных отношениях, когда работа требует много времени и усилий. Подготовка дня открытых дверей предполагает разработку программы и сценария проведения этого мероприятия, назначения ведущих для общих и отдельных собраний публики по интересам. Посещение рабочих мест публикой требует обеспечения безопасности, уборки и сопровождающих, выполняющих роль хозяев для гостей. День открытых дверей — своего рода внутренняя экспозиция организации, что предполагает подготовку стендов, указателей. «Круглый стол» — одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме «круглого стола», участниками которого являются авторитетные представители сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в «круглом столе» высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании. Подготовка «круглого стола»:тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять 6—14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу «стола» организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим. Удобно, если очередность представления задана порядком сидящих — например, по часовой стрелке. Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и регламент участникам, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.