Корпоративные стандарты проведения презентации

Многим компаниям известно, что такое корпоративные стандарты. Особенно ярко они

проявляются в принципах обслуживания клиентов. В стандартах указано, как нужно при-

ветствовать клиента, о каких конкурентных преимуществах своей компании упоминать, как

реагировать на возражения. Есть и отдельный пункт о том, как вести себя при конфликте с

покупателем. И даже как объяснить дорогу к офису. Те, кто занимается продажами, подтвер-

дят мои слова о том, что корпоративные стандарты обслуживания очень помогают в работе.

На первый взгляд они лишают творчества. Но это не так. Творчество может быть лишь там,

где мастер владеет базовой техникой. В любом случае каждый контакт с клиентом остается

уникальным и неповторимым. Но есть базовые принципы, которые необходимо соблюдать,

и тогда мы сможем более уверенно себя чувствовать. И более уверенно творить.

Возможно, вы знаете, что на ряде радиостанций новичка-ведущего обучают с правиль-

ной интонацией произносить название станции. Вспомните сцену из фильма «Части тела».

Эту картину снял Говард Стерн – культовый радио-диджей. Он издевается над маркетоло-

гами, заставлявшими его раз за разом с нужной интонацией повторять: «Дабл-Ю-Эн-Би-Си».

А это было необходимо. Существует даже такое понятие – «звуковой логотип». Как логотип

компании должен выглядеть везде одинаково, так и название компании всегда должно зву-

чать одинаково. Вспомните рекламные ролики. В них слова «Panasonic» или «It's a Sony»

всегда произносятся одинаково. Вспомнили?

Теперь вернемся к презентации. Интересно, какие чувства испытывают сидящие в

зале, когда слайды сотрудников одной и той же компании оформлены абсолютно по-раз-

ному? Цветовые решения настолько разнятся, что можно подумать, будто эти люди высту-

пают от разных организаций. Я уже молчу о шрифтах, типах диаграмм и таблиц. А одежда?

Часть выступающих в строгих костюмах, часть – кэжуал.

Какие же параметры должны быть зафиксированы в корпоративных стандартах про-

ведения презентаций?

– Уникальные конкурентные преимущества компании.

– Другая информация о компании, обязательная к упоминанию.

– Типичные возражения и ответы на них.

– Другая информация.

– Принципы оформления слайдов:

а) размер и местонахождение логотипа;

б) содержание первого и последнего слайдов;

в) варианты шрифтов;

г) типы диаграмм, таблиц и тому подобное.

– Как представляться.

– Как прощаться.

– Ограничения по количеству слайдов.

– Требования по снабжению участников распечатками.

– Принципы ответов на вопросы.

– Дресс-код.

– Другое.

Должен признать, что многие компании уже осознали необходимость стандартизации

проведения презентаций. Но те, кто осознал необходимость, и те, кто эту необходимость

реализовал, похоже, не знали, зачем это нужно. И, что греха таить, в большинстве компаний

сегодня корпоративные стандарты не помогают, а мешают проводить презентации.

Чего стоит, например, требование готовить презентацию на один час с количеством

слайдов не менее ста! Это означает, что скорость подачи слайдов – два в минуту. Это ско-

рострельный пулемет, а не презентатор. Если учесть, что в ходе презентации возможны

заминки, то выйдет иной раз и по три слайда в минуту. Любопытно, а что успевают раз-

глядеть сами участники, эти стандарты вводившие? Или вот требование выкладывать на

слайд все показатели таблицы. Их бывают десятки или даже сотни! Кто сможет хоть что-

нибудь разглядеть на этом полотне? На этом «восточном ковре», вытканном цифрами? Никто

и ничего. Никто ничего и не разглядывает. А презентатор потратил часы высокооплачивае-

мого времени на рисование этой никому не нужной таблицы.

Зачем вводится требование раздать (или разослать) каждому участнику слайды нака-

нуне презентации? При этом их содержание должно быть настолько полным, что вам уже

нечего говорить. Зачем тогда вообще проводить презентацию, ведь все уже ознакомились

и с выводами вашими, и с аргументами? Ан нет, слушают. И внимательно. А почему? Мой

личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение стандартов и контроль за

тем, чтобы они соблюдались, только каждый двадцатый участник хотя бы заглядывает (!) в

присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает

изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?

Увы, некоторые корпоративные стандарты сложились исходя не из принципа целесо-

образности, а из укоренившейся традиции. Никто не может объяснить, почему презентации

в такой-то компании нужно проводить именно в этом зале за круглым столом и никак нельзя

в другом, более подходящем, где все участники будут сидеть лицом, а не спинами к веду-

щему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих

вопросов к докладчику, после чего тот сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так

любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.

Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школь-

ником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим.

Школьником, попавшим в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что

выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде

мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим

презентации?

Замечено, что в армии солдаты, которые в начале службы подвергались самым силь-

ным издевательствам и клялись, что никогда не будут вести себя так, как их обидчики, дослу-

жившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено

также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавшись до должности босса, начинает унижать

уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний презентатор, подвергшийся обструк-

ции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем.

Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговари-

вает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающие сомнение, громко зевает или

притопывает ногой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в

компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко-часов, ухо-

дящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных,

невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это

эффект, которого мы ждали от презентаций?

Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презен-

таций, причем каждый из них должен быть обоснован и направлен на оптимизацию прове-

дения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.

Корпоративные стандарты (без всякого пафоса и лирики, только конкретные требова-

ния к презентациям) нужно записать в специальную книгу, назвав ее, к примеру, «Корпора-

тивная книга презентатора». У нее должен быть хранитель.

Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, исполь-

зование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, наделяющая ее обла-

дателя правом и обязанностью следить за реализацией этих стандартов. В частности, в

McKinsey amp; Company такая должность называется «директор по визуальным коммуни-

кациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес-презентация» и «Говори на языке диа-

грамм» Джин Желязны.

Как же должна выглядеть корпоративная книга?

Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга

при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отно-

шение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с

днем рождения

и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То

же и с книгами.

Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того

чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформиро-

вать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использо-

ваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн-

студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше.

Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но

и упрощает поиск подходящего изображения.

Предвижу возражения читателей, что тогда

презентации будут выполнены словно под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут

нужно заметить, что деловые презентации – не конкурс художественной самодеятельности.

Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуника-

ции, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.

Как использовать «Корпоративную книгу презентатора»?

– Новичков знакомят с содержанием книги, дают почитать. Когда

презентация готова, она тестируется на соответствие корпоративным

стандартам. Обнаруженное несоответствие должно быть устранено.

– Если к хранителю книги обращаются с предложениями по

совершенствованию стандартов проведения презентации, он рассматривает

их и вносит в книгу.

– При подготовке к презентации докладчик сверяется со стандартами,

пользуется банком данных.

– Сложные, курьезные, необычные случаи вносятся в книгу, если могут

послужить примером или стать поучительной историей.

Содержание корпоративной книги может варьироваться в зависимости от особенно-

стей компании, продукта и формата проводимых презентаций. В любом случае следует

помнить о том, что корпоративные стандарты должны помогать в работе, обогащая каждого

выступающего тем опытом, который наработали его предшественники.

Дневник презентатора

Если вы не просто хотите подготовить хорошую презентацию, а намерены стать

успешным презентатором, для которого блестящие выступления – норма, придется потру-

диться. Впрочем, эти инвестиции быстро окупятся. Для облегчения работы я рекомендую

завести дневник, в который вы будете вносить данные о каждом своем выступлении. Сюда

может попасть не только презентация, но и выступление с тостом на вечеринке у друга,

реплика на совещании у директора, благодарственная речь по случаю вручения вам государ-

ственной награды. Одним словом, любое выступление. Дневник лучше вести в тетради или

блокноте. Проследите, чтобы это была не копеечная тетрадь. Выберите подороже и покра-

сивее. Это психологически настроит вас на соответствующее отношение к той аналитиче-

ской работе, которую вам предстоит вести. Конечно, можно и файл в компьютере создать.

Но эффект будет не совсем тот, которого мы хотим достичь. В этой тетради для новой записи

отводите чистую страницу. По каждому выступлению просто заполняйте пункт за пунктом.

1. Место и время презентации. Какова была обстановка, перед кем и

после кого вы выступали.

2. Тема. Если презентация была продолжительной, укажите и подтемы.

3. Характеристика аудитории. Это параметры, обсуждавшиеся в

разделе «Этапы подготовки» и отвечающие на вопрос «Кто в зале?».

4. Каков был регламент. Укажите, удалось ли вам уложиться в

отведенное время. Если сочтете нужным, добавьте свои комментарии к

этому пункту.

5. Сильные стороны моей презентации. Поскольку, как уже

говорилось, в коре головного мозга человека центров тревоги больше, чем

центров удовольствия, мы сразу подмечаем ошибки, а вот плюсы приходится

поискать. Не будьте к себе слишком строги, вспомните свое выступление до

мелочей и запишите все удачные находки.

6. Слабые стороны моей презентации. Снова вспомните презентацию

и запишите все подмеченные недостатки. Здесь же отметьте, почему эти

слабые стороны реализовались.

7. Выводы. Из соотношения сильных и слабых сторон сделайте

обобщение и выводы о презентации в целом.

8. Реакция аудитории, реплики слушателей. Проанализируйте

полученные вопросы, ваши ответы, реплики из зала, реакции. Какие из

вопросов и возражений вам удалось предугадать?

9. Оценка выступления в целом. Мы уже говорили, что ответы на

вопросы аудитории могут добавить несколько баллов к вашей презентации,

а могут погубить ее. Проанализируйте презентацию вкупе с вопросами и

вашими ответами на них.

10. Что сделать, чтобы следующая презентация была еще лучше.

Пожалуй, это самый важный вопрос. Только постарайтесь избежать

перфекционизма – маниакальной страсти все делать идеально. Воспримите

процесс вашего совершенствования как игру с самим собой.

Профессиональный рост презентатора – это не только овладение навыками публичной

речи. Это и личностный рост, и психологическое саморазвитие, и развитие эрудиции. Совер-

шенствование себя. А совершенствование – процесс, не имеющий конца. Ибо совершенство,

как мы знаем, недостижимо.

Как развивать навыки самостоятельно

Понятно, что, прочитав книгу, не станешь блестящим презентатором. У книги такой

эффект: если до этого дня вы, проведя презентацию, восклицали: «Нет, не так надо было!» –

то теперь сможете восклицать: «Нет, надо было вот так!» Но чтобы действительно улучшить

качество презентаций, нужно предпринять самостоятельные шаги. Что делать?

1. Применяйте на практике все, что вы прочли в этой книге.

Чтобы развить навык, необходима тренировка. Если вы не выступаете с

презентациями так часто, как хотелось бы, найдите возможность выступить

перед публикой в других ситуациях. Возьмите себе за правило на любой

вечеринке произносить как минимум два тоста. Если проходит собрание,

совещание, выступите хотя бы с репликой. Активнее ведите себя на

тренингах и семинарах. Выходите всякий раз, когда слышите слова «Кто

хотел бы?..».

2. Возьмите за правило проводить репетицию перед каждым

выступлением и по самому незначительному поводу. Даже прежде чем

встать с бокалом, несколько раз проговорите тост мысленно. И не просто

проговорите, а представьте в деталях, что вы будете делать, когда встанете.

И уж подавно репетируйте перед каждой презентацией, пока не будете

удовлетворены тем, что получилось.

3. Участвуйте в тренингах по ораторскому мастерству, публичной речи,

presentation skills. И не стоит ждать «самого лучшего» тренинга или «самого

лучшего» тренера. Просто запишитесь на ближайший, и вы почувствуете,

какой рывок сделали в мастерстве проведения презентации. Организуйте

такое обучение в своей компании. Поскольку от презентаций напрямую

зависит так много в каждой фирме, обучение этому мастерству окупится

сразу.

4. Наблюдайте, как выступают другие. Внимательно смотрите и

слушайте, анализируйте, перенимайте лучшее и критикуйте за ошибки.

Хорошо, если у вас есть возможность наблюдать выступления разных

ораторов. Если такой возможности нет, прекрасный материал могут дать

выступления политиков, звезд шоу-бизнеса, деловых людей, которые вы

видите по телевизору. И даже выступления героев художественных фильмов

могут стать предметом анализа и заимствований.

5. Читайте то, что написано и другими авторами. Список

рекомендованной литературы вы найдете в соответствующем разделе.

6. Гораздо более эффективны видеотренинги. Тут я мог бы с чистой

совестью порекомендовать свои видеокурсы «Учимся выступать публично»

и «Бизнес-презентация».

7. Пользуйтесь всеми доступными источниками информации.

Загляните на мой сайт radislavgandapas.com. Там вы найдете мои статьи по

разным аспектам публичных выступлений (и не только), сможете задать мне

вопрос и получить ответ.

8. Гораздо более богатый ресурс – сайт oratorica.ru. Здесь вы найдете

статьи и книги других авторов, прошедшие, однако, строгий отбор. Узнаете

о последних новостях из мира публичной риторики: о тренингах, семинарах,

конференциях, круглых столах, выходящих в свет книгах и фильмах, других

важных событиях.

9. Но лучшим способом развить любой навык является следующий.

Лично я очень многому научился, пока читал книги по риторике и наблюдал

за выступлениями других ораторов, как блестящих, так и тусклых. Еще

больше знаний я приобрел, когда стал все это воплощать на практике,

постоянно корректируя себя и повторяя снова и снова. Но наилучшие

результаты я получил, когда стал проводить тренинги и семинары по

этой теме. Если хотите по-настоящему раскрыть для себя тему успешных

презентаций, научите тому, что знаете, другого человека. Пусть это будет

тот, для кого вы являетесь авторитетом: ваш ребенок, подчиненный, новичок,

младший товарищ. Не нужно пытаться проводить системное обучение.

Просто подскажите ему, проанализируйте вместе с ним его презентацию,

покажите пример. Вы увидите, как много вам откроется нового, о чем вы и

не читали, и не слышали. Спустя время вы сами сможете написать книгу на

эту тему, которую я с удовольствием и пользой для себя прочитаю.

Готовя важное выступление я пытаюсь следовать трем рекомендациям:

1. Сначала написать на маленьком кусочке бумаги (приблизительно 5 на 2 см) главную

идею выступления. Одним кратким предложением. И эта идея всегда должна оставаться в

центре внимания. В английском языке есть для этого емкая фраза: «Stay on message», кото-

рую можно перевести как «Сосредоточься на главной идее».

2. Готовя слайды, я напоминаю себе фразу, сказанную одним из профессоров по навы-

кам выступления: «Не используйте слайды так, как пьяница использует уличный фонарь.

Фонарь должен светить, а не поддерживать». Да, слайды – это не комиксы, а иллюстрация

к «Войне и миру», и при этом они должны требовать минимум объяснений и коммента-

риев. Кстати, обратите внимание, как подписывают графики передовые мировые издания.

Не «Структура занятости в США», а «Из полей – в финансы». Сразу понятно, что на графике

показано резкое падение доли занятых в сельском хозяйстве и резкий рост доли занятых в

сфере услуг.

3. Конечно же, лучший вариант – это быть одновременно «умным и красивым». Но

если приходится выбирать, я считаю, что перед выступлением лучше хорошо выспаться, чем долго его дорабатывать. Гораздо важнее иметь огромную энергию и быстро отвечать на

каверзные вопросы, чем вяло представлять безукоризненные данные.

Сравнение презентации с экзаменом – стопроцентное попадание! Действительно, в

подавляющем большинстве случаев презентатор чувствует себя студентом, который только

и ждет, чтобы все поскорее закончилось, а в «зачетке» появился банальный «уд.». Потому

и от слайдов, как от шпаргалки, оторваться не можем, и в глаза аудитории-экзаменатору не

смотрим, и вываливаем на публику все, что знаем по данному вопросу и по смежным тоже

на всякий случай (авось дополнительных вопросов не зададут, и так поверят, что учил)…

А в итоге вместо прекрасной возможности проявить свои таланты, блеснуть остроумием,

привлечь внимание – монотонная заунывная читка сухого материала, который и самому-то

скучен! Так чего же от аудитории ждать?