Принцип шестой: управляйте поступлением вопросов

Помните, что на презентации вы – хозяин. И как хозяин несете ответственность за

все происходящее. Не позволяйте аудитории устраивать базар. Это всегда происходит, когда

презентатор оказывается неспособен управлять залом или просто отказывается от управле-

ния. Например, произнеся заключительные слова, он замолкает и смотрит в зал. Выждав

несколько секунд, кто-то поднимает руку, а кто-то выкрикивает вопрос с места. Презентатор

отвечает на прозвучавший вопрос. Тот же человек задает другой вопрос и получает ответ.

Державший руку устает и, видя, что вежливостью ничего не добиться, тоже выкрикивает

вопрос. Презентатор отвечает на него. Тут несколько человек выкрикивают вопросы. А кто-

то начинает отвечать кому-то за презентатора. Несколько участников презентации пытаются

вести себя как воспитанные люди (как правило, это женщины) и держат поднятые руки.

Докладчик их не замечает или только делает вид, что не замечает. Постепенно это начинает

всех утомлять и раздражать. Эмоции переносятся на презентацию и на самого презентатора.

Рано или поздно кто-то из аудитории берет на себя его функцию и предлагает прекратить

балаган, сделать перерыв, послушать выступающего, разойтись по домам (нужное подчерк-

нуть).

Правда, знакомая ситуация? Ни в коем случае ни на секунду не позволяйте аудито-

рии перехватывать у вас управление. Могу сразу сказать, что, если на презентации будут

ваши начальники, так и знайте, они будут постоянно забывать, что находятся не у себя в

кабинете, и пытаться управлять вами. Деликатно, но настойчиво пресекайте эти попытки. У

меня на тренингах иногда проходят обучение топ-менеджеры вместе со своими подчинен-

ными. Я невольно улыбаюсь, когда слышу фразы, ясно указывающие на то, что «топы» не

совсем понимают контекст ситуации: «Ну что, сделаем перерывчик?», «Так, с этой темой

все понятно, давайте дальше», «Давайте это упражнение подсократим» и так далее. Иногда

в шутку, иногда всерьез мне приходится расставлять точки над «I». Как правило, со второго

раза все становится ясно.

Как же управлять поступлением вопросов?

Во-первых, чтобы облегчить себе задачу, сразу задайте правила игры. Например,

вопросы подаются только в письменном виде. Или желающий задать вопрос должен поднять

руку. Вы должны и сами в точности следовать этим правилам. Одно нарушение с вашей сто-

роны – и уже ничто не остановит балаган. Если попытки задать вопрос не по регламенту про-

должаются, не вредно напомнить о правилах, соблюдать которые договорились все участ-

ники презентации. Если договорились, что о желании задать вопрос необходимо заявить

поднятием руки, давайте возможность высказаться только тем, кто поднял руку.

Во-вторых, если поднято несколько рук, приоритет отдавайте женщинам, старшим и

тем, кто еще не задал ни одного вопроса. Даже без слов, одними руками и выражением лица

вы можете управлять залом, будто говоря: «Я вас вижу, но давайте дадим возможность задать

вопрос тому, кто давно держит руку. Хорошо? Спасибо, это очень благородно с вашей сто-

роны». Или: «Вижу, что вам не терпится задать вопрос, сейчас я отвечу вот этому коллеге,

а потом сразу же дам слово вам. Идет?»

В-третьих, стимулируйте поступление вопросов. Самый бездарный вариант: «Ну что

ж вы так пассивны? Неужели ни у кого нет вопросов? Ну давайте, давайте…» Так вопросов

можно вообще не дождаться. Лучше следующая фраза, сопровождаемая доброжелательным

взглядом: «Итак, вопросы. Смелее». Если ситуация позволяет, можно и пошутить: «Не все

сразу!»

В-четвертых, отвечайте только на вопросы. Не ввязывайтесь в перепалку. Не давайте

ответ на суждения или выражения сомнения. В таких случаях всегда уточняйте у говоря-

щего, в чем заключается его вопрос. Если этого не делать, презентация грозит превратиться

в дискуссию. Причем вам в этой дискуссии может не найтись места.

В-пятых, получив слишком частный вопрос, обсуждение которого будет неинтересно

аудитории или потребует сообщения конфиденциальных данных, предложите обсудить его

по окончании презентации. Это всегда вызывает понимание у аудитории. Если кто-то крик-

нет из зала: «Отвечайте, отвечайте, нам тоже интересно», – помните, что он говорит только

за себя.

В-шестых, сами решайте, когда пора закончить отвечать на вопросы. Лучше прекра-

тить отвечать, когда вопросы еще поступают, чем минуты две хлопать глазами в ожида-

нии и свернуть презентацию по факту истощения к ней интереса. Опирайтесь на заявлен-

ный регламент. Если вы сказали, что отвечать на вопросы будете не более десяти минут, то

через десять минут завершайте эту часть выступления. Если вы чувствуете, что это нецеле-

сообразно, можете по согласованию с аудиторией продлить счастье еще минут на пять. Но

только по согласованию с аудиторией! Если же регламент требует прерваться, а вопросы не

иссякли, предложите задать вам оставшиеся вопросы в ходе неофициальной части, по элек-

тронной почте, телефону, после презентации. Разумеется, вы должны оставить координаты

для дальнейшей связи с вами. Надеюсь, после ваших презентаций от желающих воспользо-

ваться ими отбоя не будет.