Выбор выставки для участия в ней.

Выбирая выставку, необходимо учитывать множество факторов, в том числе:

- престиж и имидж выставки в среде профессионалов;

- популярность выставки у конечных пользователей, т. е. ее посещаемость;

- успешность предыдущего участия в выставке, в том числе количество заключенных на ней контрактов;

- сроки и организационные условия проведения выставки;

- стоимость одного квадратного метра оборудованной и необорудованной площади и т.д.

При принятии решений об участии в той или иной выставке для туристских фирм основным ограничением обычно являются затраты на участие в этой выставке.

У каждой выставки есть свои специфические особенности, характеризующиеся такими факторами, как место и время проведения, стоимость участия, посещаемость, количество экспонентов и т.д. В связи с этим необходимо изучить потенциал различных выставок, а затем разработать стратегию участия в конкретной выставке с целью получения максимального эффекта. Исследо­вать потенциал выставки можно, проанализировав информацию о всех предстоящих туристских выставках, использовав каталоги и сведения о результатах выставок по предыдущим годам. При этом целесообразно уточнить, где экспонируются конкуренты.

Целесообразно также изучить информационный пакет, предостав­ляемый организатором выставки, где обьино дана следующая инфор­мация: список участников; тематические разделы; целевой посетитель; мероприятия, организуемые на выставке; список экспонентов про­шлого года; масштабы выставки; реклама выставки; условия участия.

Определение целей участия в выставке. Проанализировав ин­формацию о выставке, необходимо сопоставить ее с целями учас­тия, которые сформулированы туристским предприятием.

Основными целями участия в выставке могут быть следующие:

- реклама туристского предприятия и его продуктов и услуг;

- предоставление необходимой информации о самом предприятии и его продуктах, т. е. формирование у потребителя знаний о конкретном товаре или услуге;

- формирование положительного имиджа предприятия туризма, доброжелательного отношения к нему, поддержание репутации фирмы на желаемом уровне;

- формирование имиджа (образа) надежного партнера;

- поиск новых партнеров;

- формирование убеждения о необходимости приобретения
представленных туристским предприятием товара или услуги;

- пропаганда положительного опыта и традиций данного туристского предприятия с целью побуждения потребителя обратиться именно к этому предприятию;

- формирование потребностей и стимулирование сбыта туристского продукта или услуги;

- увеличение объема продаж;

- стремление сделать потребителя постоянным покупателем туристского продукта или услуги, постоянным клиентом фирмы;

- заключение контрактов;

- проведение маркетинговых исследований, в том числе изучение рынков сбыта и поиск новых, анализ конкурентов и их продуктов.

Планирование бюджета выставки. Участие в выставках сопряжено со значительными расходами, которые должны быть сопл сованы с общими финансовыми планами фирмы, поэтому планирование выставочной деятельности включает в себя расчет выставочного бюджета (смету затрат на участие в выставке). Смета устанавливает расходы, которые необходимы для достижения поставленных целей участия в выставке. Именно необходимость достижения целей участия в выставке должна определять уровень расходов денежных средств и времени на подготовку. Ведь пои ка дорогого выгодного месторасположения стенда в выставочном зале может не оправдать себя, если сам стенд будет оформлен профессионально. Плохо подготовленный персонал и некачественно изданные рекламно-информационные материалы снизят эффективность участия в выставке, если не сведут ее до нуля.

При расчете выставочного бюджета учитываются:

- стоимость аренды выставочной площади и услуг, определяемых выставочной организацией, она обычно включает расходы на общую рекламу выставки и размещение информации об экспоненте в каталоге выставки;

- расходы на разработку дизайна стенда и его изготовление;

- затраты на транспортировку и хранение экспонатов;

- затраты на аренду дополнительного оборудования, необходимого для работы на выставке;

- расходы на рекламные мероприятия на выставке (организация пресс-конференций, «круглых столов», презентаций и т.п.

- затраты на подготовку персонала (стендистов);

- командировочные расходы;

- дополнительные расходы на предвыставочную рекламу, в том числе затраты на приглашения специалистов на стенд;

- представительские расходы;

- затраты, связанные с работой в послевыставочный период

Согласно статистическим исследованиям, проведенным за рубежом, статьи расходов, связанные с участием в выставке, в среднем имеют следующую структуру:

- арендная плата — 15 %;

- изготовление, монтаж, оснащение стенда — 39 %;

- коммуникация и реклама — 12 %;

- оплата расходов, связанных с персоналом, — 21 %;

- прочие эксплуатационные расходы — 5—12 %.

Ставки за дополнительные услуги, предоставляемые организаторами выставок, обычно известны заранее, и их можно получить вместе с информационными материалами для участника выстав­ки.

- для VIP-посетителей, административных работников и специалистов — каталоги, проспекты, прайс-листы, сувениры;

- для журналистов — проспекты, пресс-релизы, сувениры;

- для специалистов среднего звена — листовки, буклеты, каталоги;

- для широкой публики вполне достаточно иметь на стенде листовки.

Если бюджет позволяет, фирма может по согласованию с оргкомитетом выставки издать собственное приглашение-проспект Оно должно содержать следующую информацию: название ставки; название и адрес фирмы; указание на месторасположения стенда фирмы на выставке; номер телефона на стенде (если таковой есть); расписание работы выставки, деловую программу ее основные пункты; специальные мероприятия, планирует на стенде.

Для работающего на стенде персонала и других участников ставки готовятся именные и фирменные визитки, бэйджи.

Подготовка и планирование работы персонала на выставках Планирование работы персонала на выставке предполагает решение следующих задач.

1. Определение количества стендистов и вспомогательной рабочей силы для работы на стенде, в том числе формирование его стендистов, расписания их работы, постановка общих и конкретных задач для каждого работника на стенде. Стендисты выбираются, как правило, из числа сотрудников фирмы по следующим критериям:

- знание иностранных языков, что обязательно для международных выставок;

- высокая профессиональная квалификация, в том числе 3ние отрасли в целом, собственной фирмы и предлагаемого туристского продукта или услуги;

- коммуникабельность и приветливость в обращении с посетителями;

- умение вести переговоры и т.д.

2. Обучение и инструктаж стендистов в период подготовки ставки. Особое внимание следует обратить на следующие знания и умения стендистов: знание и понимание целей участия фирмы в выставке; отличное знание предлагаемых туристских продуслуг; знание предполагаемых целевых групп посетителей; владение техникой ведения переговоров; деловой этикет.

3. Выбор руководителя работ на стенде, которым должен быть дин из менеджеров фирмы, располагающий широкими знаниями по маркетингу, сбыту, выставочному делу, а также имеющий обширную информацию о продукте и фирме.

4. Согласование единого стиля одежды, включающего нал фирменных элементов гардероба, таких, как галстуки, декоративные платки и т. п., бэйджи с логотипами фирмы для каждого диета. .Подготовка необходимого количества информационно-рекламных материалов и дополнительного оборудования (ксерокс, \телефон и т. п.).

Вопросы для самоконтроля: