Использование интеллект-карт для нужд менеджмента

Интеллект-карты могут использоваться лицом, занятым в бизнесе или профессиональной деятельности, в любой ситуации, в которой в ином случае потребовалась бы «линейная» запись информации.

Начнем с того, что интеллект-карты могут использоваться при планировании рабочего дня (см. главу 20). Кроме того, учет всей существенной информации по имевшим место телефонным звонкам, деловым встречам, совещаниям и интервью также может вестись в форме интеллект-карты, что обеспечивает, в случае групповых мероприятий, полное и точное усвоение и долговременное запоминание каждым участником подвергнутых обсуждению вопросов.

Найдя применение интеллект-картам в организации тренинга персонала, компании вроде «ЭДС», «Диджитал компьютерс» и «Бритиш петролеум» обнаружили, что данный метод позволяет экономить огромные средства – в некоторых случаях экономия доходит до 80 %! Например, д-р Майк Стэнли, руководитель технических проектов в «Боинг эйркрафт корпорэйшн» (Сиэтл, США), трансформировал объемное инженерное руководство по авиастроению в 25-футовую интеллект-карту, принесшую ему подлинную славу внутри компании (см. главу 17, «Примеры коллективных интеллект-карт в действии»). Вот что рассказывает Стэнли:

Использование интеллект-карт является составной частью моей программы по повышению качества продукции здесь, в «Боинге». Реализация программы позволила принести моей компании свыше 10 миллионов долларов экономии только в этом году (превысив план в десять раз). Мы разработали уникальный метод применения интеллект-карт для разработки рационализаторских предложений. В течение одного лишь месяца было предложено свыше 500 новаторских идей, воплощение которых в жизнь способно обеспечить многомиллионную экономию в результате снижения себестоимости продукции.

В дополнение к тому, что интеллект-карты увеличивают скорость и эффективность освоения учебного материала, они позволяют снизить потери времени в процессе неумелого запоминания, обнаруживаемые при рассмотрении так называемой «кривой забывания» и составляющие вплоть до 80 % всего изучаемого в течение предшествующих суток материала. Повторение пройденного с помощью интеллект-карт через интервалы времени, рекомендованные в главе 24 («Повторение аннотированного с помощью материала интеллекткарт»), гарантирует не только закрепление усвоенного в памяти, но и включение его в число активных «операндов» в процессе дальнейшей учебы. В общих словах, ранее рассмотренные области применения интеллект-карт и соответствующие навыки майндмапера, а именно осуществление выбора; структурирование собственных и чужих идей; индивидуальная и коллективная творческая деятельность; анализ; обсуждение и разрешение проблемных ситуаций; определение ресурсов времени на проработку материала в соответствующем объеме; а также использование интеллекткарт для нужд памяти и информационного обмена, – могут быть отмечены как наиболее важные при осуществлении успешного менеджмента.

Примеры применения интеллект-карт в менеджменте

Организация бизнеса

Интеллект-карты могут использоваться для совершенствования структуры деловой организации, для разработки стабилизационных планов и подготовки организационно-деловых презентаций для аудитории, состоящей из клиентов и партнеров. Интеллект-карта на иллюстрации XX на цветной вклейке подготовлена Ян-Питером X. Сиксом, вице-президентом голландской страховой компании «Интерполис». Подготовив презентацию своей компании, он принял во внимание следующие аспекты: структура организации; корни; сферы и субъекты сотрудничества; приобретения; объем продаж; реорганизация бизнеса.

Организация

Организационное развитие рассматривается с двух точек зрения: управленческой иерархии (высший менеджмент, отделение, филиал, отдел) и влияния на организационную структуру таких аспектов, как продукт (страхование от рисков, связанных непосредственно с жизнью и здоровьем клиента, или страхование «лайф»; страхование от рисков, не связанных непосредственно с жизнью и здоровьем клиента, или страхование «нон-лайф»), клиентура (фермеры, другие физические лица, юридические лица) и география рынка (регионы деловой активности).

Корни

«Интерполис» уходит корнями в голландские католические сельскохозяйственные кооперативы. От четырех союзов фермеров-католиков, по одному в каждой епархии, в свое время ответвились иные кооперативные структуры, такие как банки, пенсионный фонд и страховые общества, изначально специализировавшиеся на взаимном страховании от огня.

Сотрудничество

В 1969 году пенсионный фонд и четыре страховые компании слились в единую компанию «Интерполис». Четыре года спустя центром деятельности «Интерполиса» стал город Тилбург, здесь же расположился главный офис. Основное внимание в то время отдавалось продукту, и это отразилось на организационной структуре компании.

Приобретения

В 1972 году «Интерполис» приобрел компанию «Хагелуни», специализированного страховщика от погодных рисков, а затем в 1985 году многопрофильную компанию «Де Твальф Гевестен», которые в настоящее время делят между собой офисное здание, известное под названием «Триадом Лейдшендам». Последним приобретением «Интерполиса» (1988 г.) явилась компания по страхованию скота «Паарден-Вее-Юние».

Объем продаж

Некоторая часть полисов «Интерполиса» продается через посредников. Главными среди них являются «Рабобанк», «ЛЛТБ» и «НЕВАТ».

До недавнего времени собственный персонал, занятый в сфере продаж, состоял из отдела маркетинга и пяти региональных офисов, каждый со своими генеральными и специализированными инспекциями.

Реорганизация

Реорганизация, имевшая место в 1987-1989 гг., внесла немало изменений в деятельность компании. Например, в 1987 году специализированные инспекторы были выведены из персонала отделов продаж и образованы специализированные инспекции как отдельные организационные единицы.

Маркетинг

Интеллект-карта находит полезное применение в маркетинге. Британская компания «Темпл маркетинг» разработала так называемую «Маркетинг Матрикс Майнд Мэп» (ММММ) (маркетинговая матричная интеллект-карта), позволяющую учитывать потенциальные маркетинговые потребности каждого клиента.

Интеллект-карта на иллюстрации XXIV на цветной вклейке была составлена Нигелем Темплом, президентом и исполнительным директором компании «Темпл маркетинг», и иллюстрирует принятый в компании подход к разработке маркетингового плана, направленного на максимальное удовлетворение пожеланий клиента.

Интеллект-карта позволяет учесть целый ряд аспектов, как то: диапазон товаров, по которым клиент хотел бы осуществить маркетинг; коммерческие и маркетинговые интересы клиента; информация (например, данные, положительно характеризующие качество товара), которую клиент хотел бы донести до потенциальных потребителей, а также какие способы передачи информации будут при этом использованы; виды и структура консалтинговых договоров; отбор средств массовой информации для использования в рамках конкретного маркетингового плана; сбор информации о спросе и мониторинг мнения потребителей; целевые рынки на ближайшую, среднесрочную и дальнюю перспективу. Ниже приводится мнение сотрудников компании «Темпл»:

Мы используем интеллект-карты для финансового планирования и решения задач на всех уровнях. Мы убедились, кроме того, что интеллект-карта является мощным подспорьем для проведения, например, «мозговых атак», для более структурированного и логичного изложения на бумаге результатов коллективного творчества.

Законченная интеллект-карта, составленная персоналом компании «ЭДС»

Лидерство

«Электроник дэта системс» («ЭДС»), компания, специализирующаяся на разработке информационных систем, возводит обучение своего персонала принципам радиантного мышления в ранг целей, отвечающих важнейшим корпоративным интересам компании.

Случай, когда метод интеллект-карт мог быть с успехом применен, представился при определении набора качеств, необходимых настоящему лидеру, возглавляющему работу по проекту того или иного типа. Важными предпосылками для успешного ее решения являлось выполнение всестороннего анализа конкретных целей проекта заданного типа и описание спектра управленческих задач, стоящих перед подлинным лидером, его функций в такой роли.

На одном из семинаров нескольким группам были розданы листы бумаги с нанесенным на них «скелетом» интеллект-карты (см. ниже), после чего каждой группе предложили коллективными усилиями наполнить карту конкретным содержанием по своему усмотрению. Вот что рассказали о результатах этой работы Джим Мессершмит и Тони Мессина, директора проектов и зачинатели внедрения метода интеллект-карт в «ЭДС»:

Результаты были прекрасными, работа заняла совсем немного времени, и каждый участник вышел из-за рабочего стола с сознанием полностью выполненной работы и главное – с четким представлением о качествах и функциях хорошего лидера.

Одна из заполненных в ходе описанной выше коллективной работы интеллект-карт на тему качеств/функций лидера («чемпиона») представлена выше.

4. Рациональное планирование времени

Как обсуждалось в главе 20, интеллект-карта позволяет человеку эффективно планировать свое время. Интеллект-карта составлена Томасом X. Шапером, менеджером «Ассосэйшн интернэшнл менеджмент» (Геттинген, Германия). Интеллект-карта адресована другим менеджерам компании и содержит рекомендации по эффективному использованию личного времени; При этом автор фокусирует внимание на следующих аспектах: основные характеристики планирования временных ресурсов; биологические ритмы; оптимизация полезной энергии/работоспособности посредством рациональной траты времени.

Как нередко случается, когда имеешь дело с интеллект-картами, Шапер нашел для нее более чем одно применение. Она помогла ему оптимизировать собственное время и, кроме того, выступить в роли наставника для своих коллег. Как он признался, интеллект-карты стали одним из его хобби, и обретенные им навыки сделали его настоящим экспертом-майндмапером, к которому начинающие обращаются за помощью.

Интеллект-карта Томаса X. Шапера, менеджера Ассосэйшн интернэшнл менеджмент (Германия), на тему рационального планирования времени в жизни человека

5. Финансовое планирование – развитие деятельности

Интеллект-карты находят все большее применение в сфере финансового консалтинга. Лучшие студенты Английского института аудита используют их при подготовке к экзаменам; консультанты по налогам, занятые в таких престижных компаниях, как «Прайс Уотерхаус», применяют их для поиска оптимального решения в ситуациях, связанных с налогообложением, помогая своим клиентам. Кроме того, как видно из интеллект-карты, составленной Брайеном Ли, партнером-основателем «Би Эйч Ли энд Компани, бухгалтеры-эксперты, аудит и консультации по налогообложению», интеллект-карты получают применение и в сфере планирования, и экспансии бизнеса.

Три основных аспекта подвергаются рассмотрению на интеллект-карте Брайена Ли, а именно опасности и риски; развитие деятельности; экспансия бизнеса. Он предоставил несколько пояснений к своей карте.

Интеллект-карта на тему чемпионства, использованная Джимом Мессершмитом и Тони Мессина. Это первая стадия.

Опасности

Главной опасностью является перебор в использовании ресурсов, как вследствие их неправильного физического распределения, так и вследствие недочетов в планировании временных ресурсов. Важно принимать во внимание опасности, которые могут сопутствовать неправильной кадровой политике партнеров при расширении бизнеса; трудности, связанные с достижением плановых показателей по доходам, расходам и реинвестированию; как много наличных ресурсов будет размещено ошибочно; как много использовано не по назначению и насколько велик может оказаться их дефицит.

Развитие деятельности

Нам не только необходимо развиваться, но и консолидировать свою деятельность. Нет смысла заполучать новых клиентов, если одновременно мы будем терять старых. Важно также понимать, что развитие предполагает улучшение ситуации не только с клиентами, но и с собственным персоналом.

Развитие достигается посредством эффективного маркетинга, рекламы, упрочения имиджа в деловых кругах и особенно путем интенсификации работы с текущими клиентами. Помощь в этом может оказать проведение расширенных консультаций, оказание дополнительных услуг, проведение семинаров и специальных мероприятий.

Экспансия

Перед тем как осуществлять экспансию, необходимо четко определить ее характер, цели и задачи. По каким направлениям осуществляется экспансия: партнеры, ассоциированные компании, клиенты, персонал? Когда планируется начать экспансию? К какому моменту времени закончить? Где предполагается осуществлять: место, регион? Планируется ли осуществлять ее посредством создания совместного предприятия, приобретения других компаний, в ходе сотрудничества с другими компаниями или конкретно в форме партнерств? Также следует продумать, каких перспектив можно ожидать по каждому из направлений экспансии и какого рода стимулы заставят других партнеров присоединиться (например, возможность выйти на покой, взять отпуск, получить немедленную помощь, расширить собственную империю, снять с себя часть ответственности, при этом одновременно заработать больше денег). Какого рода затраты связаны с рассматриваемой экспансией: капитальные, ресурсные и затраты в отношении к нормальному индексу доходности?

Следует применять осторожность при использовании каких бы то ни было методов осуществления экспансии и расчета перспектив. Каковы доводы в пользу экспансии? Где взять средства? Будет ли обеспечена прибыль? Достаточно ли безопасна затеянная экспансия? Обеспечит ли она положение вещей, ожидаемое каждым из участников? Для ответа на эти вопросы следует анализировать как внутренние и внешние, так и возможные косвенные факторы.

Мнение Брайена Ли таково:

Бухгалтерско-аудиторский консалтинг традиционно оперирует в очень логичных, но нередко ограниченных рамках. Интеллект-карты позволяют придать мыслительному процессу гораздо больший размах.

Интеллект-карта, составленная Б. X. Ли, руководителем компании Би Эйч Ли энд Компании, на тему расширения деловой деятельности