Предварительный просмотр и печать файла

Для получения распечаток рабочей книги необходимо установить параметры страницы. Это можно осуществить с помощью команды главного меню Файл ® Параметры Страницы. Перед Вами откроется диалоговое окно, состоящее из нескольких разделов. Все изменения, которые Вы будете выполнять, будут относиться к активному листу (выделенным листам) рабочей книги.

Во вкладке Страницанеобходимо задать ориентацию страницы (книжную или альбомную), размер бумаги (зависит от возможностей принтера), масштаб и нумерацию страниц. C помощью полей области Масштабможно уменьшить или увеличить изображение печатаемых таблиц. При этом, выбрав опцию Разместить не более чем на, можно задать на скольких страницах бумаги будет размещен рабочий лист.

Вкладка Поля предоставляет возможность установить отступы на листе бумаги и центрирование информации.

Вкладка Колонтитулы предназначена для размещения колонтитулов. По умолчанию верхний колонтитул представляет собой название текущего рабочего листа, а нижний - номер текущей страницы. C помощью выбора опции Нет можно удалить соответствующий колонтитул в таблице.

Есть возможность выводить на печать таблицы с сохранением сетки, заголовков строк и столбцов (раздел Лист), что может оказаться полезным при отладочной печати таблицы.

Предварительный просмотр страниц экономит бумагу и время пользователя и может быть осуществлен нажатием кнопки с лупой на панели инструментов Стандартная или командой основного меню Файл ® Предварительный просмотр.

Печать файла запускается при помощи команды меню Файл ® Печать. На экране появится диалог, в котором можно установить область печати (выделенные листы или всю рабочую книгу) и количество копий.

Контрольные вопросы.

1. Какие параметры страницы можно изменить при подготовке файла к печати?

2. Для чего используются колонтитулы?

3. Как установить режим предварительного просмотра документа?

4. Опишите последовательность действий при печати рабочего листа больших размеров.

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ

Для создания диаграммы необходимо:

· выделить область, по данным которой будет построена диаграмма (можно включить в эту область не только данные, но и заголовки колонок и строк таблицы, в этом случае подписи к осям на диаграмме и легенда будут меняться одновременно с содержимым этих ячеек);

· нажать кнопку Мастер диаграмм или воспользоваться командой меню Вставка ® Диаграмма);

· следовать инструкциям мастера (для перехода к следующему шагу построения диаграммы нужно использовать кнопку Далее);

· выбрать тип и вид диаграммы;

· указать, где расположены ряды данных: по строкам или по столбцам;

· ввести заголовок диаграммы и заголовки осей (это необязательно);

· добавить, если это необходимо, к диаграмме легенду;

· выбрать место размещения диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся);

· если Вы удовлетворены видом диаграммы, необходимо нажать кнопку Готово, если нет - воспользоваться кнопкой Назад.

В результате всех выполненных действий диаграмма будет помещена либо на имеющийся рабочий лист, либо на отдельный лист рабочей книги. На имеющемся рабочем листе можно изменить расположение диаграммы. Для этого нужно установить указатель мыши на область диаграммы и с помощью нажатой левой кнопки мыши потянуть область диаграммы за указателем.

Если Вы хотите отредактировать диаграмму, расположенную на имеющемся рабочем листе, необходимо выполнить щелчок левой кнопкой мыши на области диаграммы. Вокруг нее появится рамка с черными квадратами. Для редактирования диаграммы можно использовать: панели инструментов, Мастер диаграмм, а также команды главного меню Вставка , Формати Диаграмма.

Если Вы в процессе создания забыли ввести заголовок диаграммы, заголовки осей, легенду и многое другое, то можно выполнить щелчок правой кнопкой мыши на области диаграммы и, в появившемся диалоге выбрать необходимый пункт контекстного меню (например, Параметры диаграммы).

Контрольные вопросы.

1. Как можно вызвать Мастера диаграмм?

2. Опишите последовательность действий для размещения диаграммы на отдельном листе.

3. Как сделать надписи на осях и задать заголовок диаграммы?

4. Как вставить в диаграмму дополнительный текст или рисунок?

5. Если Вы внесли изменения в ту часть таблицы, по которой строилась диаграмма, что произойдет с диаграммой?

ФУНКЦИИ

Мастер функций

При выполнении табличных расчетов используются формулы. Система Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям. Встроенный Мастер функций помогает в режиме диалога правильно применять их.

Рассмотрим технологию работы с Мастером функций, при условии, что таблица исходных данных уже готова. Теперь пользователю надо выполнить некоторые вычисления. Для этого необходимо:

· выделить ячейку, в которую будет помещен результат вычислений;

· выполнить щелчок по кнопке <Вставка функции> на панели инструментов Стандартная, в результате откроется диалоговое окно, в левом поле которого перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной категории;

· расположить окно Мастера функций так, чтобы оно не заслоняло таблицу исходных данных;

· выполнить щелчок на названии нужной Вам функции, тогда в отдельной строке появится краткое ее описание с указанием аргументов функции, которые задаются на следующем шаге работы с Мастером;

· для перехода ко второму шагу работы - выполнить щелчок по кнопке ОК;

· задать аргументы функции: либо ввести их адреса с клавиатуры, либо выделить область их расположения в таблице;

· выполнить щелчок по кнопке ОК.

Если все аргументы функции были указаны правильно, то появится результат вычисления, который будет помещен в таблицу. Для расшифровки полученных результатов пользуйтесь режимом Помощник.