Создание столбцов подстановки
Если поле содержит ограниченное количество значений, удобней всего сделать ввод этих значений в виде раскрывающегося списка допустимых значений или столбца подстановок. Столбец подстановок может брать данные из другой таблицы или содержатся в самой таблице. Первый способ гораздо удобнее, т.к. в любой момент можно отредактировать содержание другой таблицы, если например появился еще один пункт.
– Открыть таблицу в режиме Конструктора;
– "Щелчок" правой в области выделения записейðДобавить строки;
– Имя поляðВвести имя;
– Тип данныхðУказать тип;
– Вкладка Подстановка;
– Тип элемента управленияðПоле со списком;
– Тип источника строкðТаблица или запрос;
– Источник строкðЗаголовок таблицы;
– Сохранить на панели инструментов 
;
– "Щелчок" на кнопке Закрыть T.
Пример:
Создать в таблице Товар поле Изготовитель:
– "Щелчок" на таблице Товар;
– "Щелчок" на кнопке Конструктор 
;
– "Щелчок" правой в области выделения записейðДобавить строки;
– Имя поляðИзготовитель;
– Тип данныхðТекстовый;
– Вкладка Подстановка;
– Тип элемента управленияðПоле со списком;
– Тип источника строкðТаблица или запрос;
– Источник строкðИзготовитель;
– Сохранить на панели инструментов ;
– "Щелчок" на кнопке Закрыть T.
2.4 Практическая часть
2.4.1 Самостоятельная работа
1) В папке ГруппаNN создать пустую базу данных с именем ЧП АГРАРИЙ;
2) Путем ввода данных создать таблицу Обращение, без ключевого поля;
3) Ввести данные в таблицу Обращение:
Таблица 2.4 Данные таблицы Обращение:
| обращаться |
| господин |
| госпожа |
| доктор |
| пан |
| пани |
| профессор |
| товарищ |
4) С помощью Мастера таблиц создать таблицу Клиенты, содержащую следующие поля: Код клиента, Название, Страна, Город, Индекс, Регион, Телефон, Факс;
Таблица 2.5 Данные таблицы Клиенты
| Код_Клиента | Название | Страна | Город | Индекс | Регион | Телефон | Факс |
| ДонСнаб | Украина | Донецк | Донецкая обл. | ||||
| Агронол | Украина | Южноукраинск | Николаевская обл. | ||||
| УкрАгроИмпекс | Украина | Бердянск | Запорожская обл. |
5) С помощью конструктора создать таблицу Сотрудники, согласно приведенному образцу:
Рисунок 2.5 Структура таблицы Сотрудники
6) Создать маски ввода для полей Паспорт и Телефон, учитывая, что паспорт есть у каждого сотрудника, телефоны могут быть 5 или 6 - значными, или вообще отсутствовать;
7) Добавить поле Пол, учитывая, что поле должно обозначаться одной буквой (размер поля ) М или Ж, а так же не допускать других значений (условие на значение). В случае ошибки оператора выдать соответствующее сообщение (сообщение об ошибке);
8) Создать столбец подстановок используя данные таблицы Обращение, новое поле должно называться Обращаться;
9) Заполнить таблицу Сотрудники;
10) Используя папку Иллюстрации (С:\Мои документы\Иллюстрации), добавить фотографии сотрудников в базу ЧП АГРАРИЙ;
Таблица 2.6 Данные таблицы Сотрудники
| Табельный_номер | Фамилия | Имя | Отчество | Дата_рождения | Пол | Телефон | Фото | Сем положение | Обращаться | Оклад | Паспорт | Характеристика |
| Лазарева | Наталья | Сергеевна | 01.05.1981 | Ж | 51-42-1 | Да | госпожа | 500,00 грн. | СА 643418 | Очень добрая и стеснительная девушка, любит помогать окружающим. | ||
| Иванова | Юлия | Владимировна | 04.01.1975 | Ж | 35-78-9 | Да | пани | 860,00 грн. | СВ 183695 | Волевая и целеустремленная личность с "железным" характером, карьерист. | ||
| Филатов | Леонид | Иванович | 25.12.1976 | М | 66-61-8 | Да | господин | 760,00 грн. | СА 678540 | Порядочный, честный и пунктуальный сотрудник. | ||
| Фирсова | Лариса | Дмитриевна | 18.11.1981 | Ж | 23-68-95 | Да | госпожа | 719,00 грн. | СВ 652141 | Человек с идеальным вкусом, очень чистоплотная и пунктуальная, "законодательница мод" в коллективе. | ||
| Гринева | Татьяна | Вячеславовна | 29.10.1974 | Ж | 38-80-7 | Нет | доктор | 520,00 грн. | СА 425878 | Занимается наукой, имеет ученую степень, мечтает закончить карьеру и заняться семьей. | ||
| Пренко | Дмитрий | Викторович | 13.09.1953 | М | 42-54-41 | Нет | профессор | 650,00 грн. | СА 685498 | Интеллектуал, любит всех поучать и давать советы. | ||
| Голенко | Виталий | Олегович | 12.06.1980 | М | 41-15-23 | Да | товарищ | 750,00 грн. | СВ 780213 | Сангвиник, веселый и довольно беспечный человек, душа коллектива. | ||
| Игнатюк | Руслан | Юрьевич | 03.10.1969 | М | Да | пан | 800,00 грн. | СА 258310 | Человек с повышенной работоспособностью и почти фанатичным упорством в работе. |