Создание и заполнение базы данных. Запросы. Отчеты
Практическая работа № 13
Задание 1. Создать базу данных «Телефонный справочник».
Инструкция по созданию базы данных «Телефонный справочник»
Этапы:
1. Создание таблицы «Телефон»;
2. Создание формы «Телефон»;
3. Создание таблицы «Категория»;
4. Изменение таблицы «Телефон»;
5. Изменение формы «Телефон».
Этап 1
Создание таблицы «Телефон»
1. Откройте Пуск\Программы\Microsoft Office\Microsoft Office Access 2007;
2. Создайте новую базу данных, задайте имя файла и сохраните ее в своей личной папке (имя файла: телефон.accdb).
3. Во вкладке «Режим таблицы» выберите Режим «Конструктор»
4. Сохраните таблицу под именем «телефон»
5. Создайте таблицу с помощью конструктора следующим образом:
6. Укажите для первого поля, что Код_телефон является ключом. Для этого выделите строку Код_телефон и нажмите правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню выберите пункт «Ключевое поле». Второй вариант: выделить строку Код_телефон, в группе «Сервис» нажать кнопку «Ключевое поле».
или
7. Откройте таблицу «Телефон» двойным щелчком мыши в окне базы данных и заполните 5 строк. Поле Код_телефон СУБД заполняются самостоятельно.
8. Сохраните таблицу.
Этап 2
Создание формы «Телефон»
1. На вкладке «Создание» в группе «Формы» нажмите кнопку «Мастер форм»
2. Выберите таблицу и поля как указано на рисунке:
Вызовите мастера форм и следуйте
3. Выберите внешний вид формы «ленточный».
4. Укажите свой стиль.
5. Задайте имя формы «Телефон». Нажмите кнопку «Готово».
6. Внесите в форму еще 5 новых абонентов.
7. Закройте форму.
8. Откройте форму с помощью конструктора как показано на рисунке. Для этого вызовите контекстное меню на вкладке формы «телефон».
9. Добавьте кнопку «Поиск» на форму следующим образом. Поставьте курсор ниже надписи «Примечание формы».
10. «Вытяните» рабочую область (рис. ниже)
11. Проверьте, что в группе «Элементы управления» во вкладке «Конструктор» нажата кнопка «Использовать мастера».
12. 
Нажмите кнопку «Кнопка».
13. Щелкните левой кнопкой мыши в свободной области «Примечания формы». Автоматически появится мастер создания кнопок.
14. Выберите категорию и действие как показано на рисунке выше. Нажмите «Далее».
15. Выберите рисунок на кнопке.
16. Дайте кнопке имя «Поиск». Нажмите «Готово».
17. Сохраните изменения, закройте конструктор формы (контекстное меню на вкладке телефон).
18. Запустите форму и проверьте работу кнопки.
19. Добавьте самостоятельно кнопки «Добавить запись», «Сохранить запись», «Удалить запись».
Этап 3
Создание таблицы «Категория»
При добавлении новой записи в таблицу «Телефон» необходимо каждый раз писать категорию. Чтобы избавить пользователя от лишней работы нужно сделать выпадающий список, в котором будут перечислены все возможные категории.
1. Создайте таблицу с полями «Код_категория» и «Категория» самостоятельно.
2. Заполните её следующим образом:
Этап 4
Изменение таблицы «Телефон»
1. Откройте таблицу «Телефон» с помощью конструктора.
2. Измените последнее поле как показано ниже:
3. При этом будут удалены значения этого поля.
4. Сохраните таблицу и сами заполните поле «Код_категория» числами.
5. Свяжите таблицы логическими связями. Для этого перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и выберите в группе «Показать или скрыть» кнопку «Схема данных»
6. Добавьте таблицы «Телефон» и «Категория».
7. Нажмите кнопку «Изменить связи», в появившемся окне нажмите кнопку «Новое» и выберите позиции, как показано на рис. ниже: «Код_категория» в таблице «Категория» и соедините с полем «Категория» таблицы «Телефон».
Поставьте галочки в появившемся окне как показано на рисунке ниже и нажмите кнопку «Создать»:
В результате правильного выполнения всех действий появится следующая схема:
Этап 5
Изменение формы «Телефон»
1. Откройте форму «Телефон» с помощью конструктора.
2. Выделите в «Области данных» поле ввода «Категория» и удалите его.
3. Нажмите на панели инструментов кнопку «Поле со списком».
4. Появится окно:
Нажмите кнопку «Далее»
5. Выберите таблицу «Категория»
6. Выберите поле «Категория»
7. Сортировку можно не указывать.
8. Поставьте галочку «Скрыть ключевой столбец».
9. Введенные значения необходимо сохранять в поле «Категория».
10. После создания списка в «Области данных» появится выпадающий список и подпись к нему. Синюю подпись необходимо удалить (она уже есть в «Заголовке формы»).
11. Сохраните форму «Телефон».
12. Щелкните двойным щелчком левой кнопкой мыши по форме «телефон». Убедитесь, что поле «Категория» заполняется данными из выпадающего списка.
Задание 2. Создать запросы к базе данных «Телефонный справочник».
Этап 6. Запросы в MS Access
Когда требуется просмотреть, добавить, изменить или удалить данные из базы данных, удобно использовать запросы.
С помощью запросов можно получить ответы на очень специфические вопросы о данных, ответить на которые, просто посмотрев на данные в таблице, было бы непросто. Запросы можно использовать для фильтрации данных, выполнения расчетов на основе данных и отображения сводных данных. Кроме того, запросы позволяют автоматизировать выполнение многих задач управления данными и просматривать изменения в данных перед их использованием.
Иногда необходимо просмотреть все данные из таблицы, но в других случаях может потребоваться просмотреть только данные из определенных полей или только данные, удовлетворяющие определенным условиям. Для просмотра данных с использованием условий существует запрос на выборку.
Предположим, требуется просмотреть список телефонов и фамилии абонентов, которым принадлежат эти телефоны. Можно создать запрос, возвращающий сведения об абонентах и их телефонах, с помощью следующей процедуры:
1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.
2. В диалоговом окне «Создание простых запросов» выберите поля «Телефон» и «Абонент» (это те поля, которые будут отображаться в результате выполнения простого запроса) и нажмите кнопку «Далее»
3. Задайте имя запроса «запрос_1», просмотрите результат:
