Использование форм в базе данных

Формы – это объекты базы данных, предназначенные для просмотра дан-

ных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования сущест-

вующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать

графики, рисунки и другие внедренные объекты.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но

существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством

ввода данных в базу:

15)при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному

в базе данных);

16)разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хра-

нящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя

данные из форм могут поступать в одну таблицу;

17)вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в ок-

не формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

18)в большинстве случаев информация для баз данных берется из бу-

мажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы

можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшает-

ся количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с по-

мощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конст-

руктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом

форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые

из перечисленных способов.

1. Выполните команду: вкладка ленты Создание ® панель инструментов

Формы ® Другие формы ® Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и по-

ля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид фор-

мы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

4. С помощью Мастера создайте формы Сотрудники, Клиенты, Заказы,

Менеджеры.

5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим

предназначен для создания и редактирования форм.

6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и

цвет текста.

7. В заголовок формы добавьте текст Сотрудники фирмы.

8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конст-

руктор ® панель инструментов Элементы управления).

9. После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится

диалоговое окно Создание кнопок (рис. 9).

Рис. 9. Создание кнопок на форме

10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и

нажмите кнопку Далее.

11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и

нажмите Готово.

13. Мастер кнопок написал для данной кнопки процедуру на языке Mi-

crosoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с по-

мощью команды Обработка событий контекстного меню кнопки.

14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи,

Удаление записи.

15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержа-

щих данные из различных источников, справочную или вспомогательную ин-

формацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок.

16. Создайте пустую форму.

17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка

на панели инструментов Элементы управления. Сначала добавятся только две

вкладки с формальными именами Вкладка 1 и Вкладка 2.

18. Добавьте еще одну вкладку.

19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались на-

звания данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры,

Помощь.

20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из

базы данных форму Сотрудники.

21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Ме-

неджеры.

22. На вкладку Помощь поместите некоторые советы по работе с базой

данных.

23. Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы.

24. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат

только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных.

Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с база-

ми данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на

подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.

26. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкни-

те по кнопке Создать.

27. В диалоговом окне Создание (рис. 10) введите имя новой кнопочной

формы и нажмите ОК.

Рис. 10. Задание имени кнопочной формы

28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопоч-

ной формы окна Диспетчер кнопочных форм (рис. 11). Выделите имя новой

кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.

Рис. 11. Диспетчер кнопочных форм

29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните

по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной

формы (рис. 12).

Рис. 12. Создание кнопок на форме 26

30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной

формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда.

В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.

31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход.

32. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей

кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.

Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолча-

нию)».

33. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке За-

крыть.

34. В результате должна получиться форма, представленная на рис. 13.

Рис. 13. Главная кнопочная форма

35. Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.

36. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при

запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Парамет-

ры Access (рис. 14). Для текущей базы данных установите форму просмотра –

«кнопочная форма».

Рис. 14. Задание параметров Access

37. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены формы?

2. Почему форма является незаменимым средством в БД?

3. С помощью чего можно создавать формы?

4. На основе чего можно создавать формы?

5. Как создать кнопку на форме?

6. Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме?

7. Как создать главную кнопочную форму?

Лабораторная работа № 5

Создание отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные

в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или

запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки

данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также

поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графи-

ческие элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

19)с помощью Мастера отчетов;

20)на основе таблиц или запросов;

21)в режиме Конструктора.

1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание ®

панель инструментов Отчеты ® Мастер отчетов.

2. Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована

как источник данных (например, запрос Адреса клиентов).

3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов (рис. 15) пере-

местите все доступные поля в область «выбранные поля».

Рис. 15. Мастер отчетов 29

4. С помощью Мастера отчетов создайте отчет Дни рождения. В каче-

стве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет

такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните коман-

ду: вкладка ленты Создание ® панель инструментов Отчеты ® Наклейки.

6. В появившемся диалоговом окне (рис. 16) укажите размер наклейки,

систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее.

Рис. 16. Диалоговое окно Создание наклеек

7. На следующем шаге создания отчета установите шрифт, размер, цвет

текста и начертание. Нажмите кнопку Далее.

8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например,

Название компании, Адрес, Телефон и Факс. Если на каждой наклейке требует-

ся вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки.

9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажми-

те кнопку Готово.

10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее,

минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запус-

тите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма

заказа.

11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки

записей, нажмите кнопку Итоги (рис. 17).

Рис. 17. Вычисление итоговых значений в отчетах

12. В диалоговом окне Итоги (рис. 18) для полей Сумма и Налог устано-

вите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Рис. 18. Вычисление итоговых значаний суммы

13. Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника дан-

ных запрос Дни рождения.

15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о ком-

пании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и

максимальную сумму для каждой фирмы.

16. Покажите работу преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Для чего предназначены отчеты?

2. Какие способы создания отчетов вы знаете?

3. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения?

4. Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах?

5. Как в Access напечатать почтовые наклейки?