Определение допустимых затрат на функции
Определим затраты на осуществление вспомогательных функций обеспечивающий выполнение основных функций. Общие затраты на осуществление функций отдела сбыта квартал включают:
· Затраты на оплату труда сотрудников (табл.1);
· Страховые взносы – 34% (табл.1);
· Аренда офиса – 50 000 руб.;
· Амортизация компьютеров – 741 руб.
· Прочие накладные расходы – 10000 руб.
Таблица 1 – Затраты на оплату труда сотрудников и страховые взносы отдела сбыта за квартал, руб.
| Сотрудник | Оклад | Премия | Оклад+ Премия | Страховые взносы | Итого в месяц | Итого за квартал |
| Начальник отдела сбыта | ||||||
| Заместитель начальника отдела сбыта | ||||||
| Инженер по отгрузке | ||||||
| Инженер по информационной поддержке | ||||||
| Управляющий по складированию грузов | ||||||
| Инженер по обслуживанию потребителей | ||||||
| Финансист | ||||||
| Сотрудник экспортного бюро | ||||||
| Итого |
Амортизация компьютеров начисляется линейным способом. Первоначальная стоимость компьютера – 20 000 руб., в отделе сбыта 5 компьютеров, срок полезного использования – 7 лет. Тогда амортизация одного компьютера за месяц составит: 20 000 / (7*12) = 238 (руб), амортизация всех компьютеров за квартал: 238*5*3 = 714 (руб.)
Продолжительность рабочего дня сотрудника составляет 8 ч., количество рабочих дней в 1ом квартале 2011г. составило 57 дней, а количество рабочих часов одного сотрудника в квартале равно 465 ч., общий фонд рабочего времени сотрудников за квартал составляет 1860ч.
Общие затраты на исполнение функций отдела сбыта за квартал составляют 1338126 руб.
Распределение затрат на исполнение отдельных функций представлено в таблице 2.
Таблица 2 – Затраты на выполнение вспомогательных функций сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F12, руб.
| Номер ф-ии | Время на выполне-ние ф-ии,ч | Исп-тель | Оплата труда+страховые взносы | Аренда офиса | Амортизация комп-ов | Прочие наклад-ные расходы | Итого затра затрат |
| F121 | ИпОб | 6720,43 | 1344,09 | 70404,52 | |||
| F122 | Ф | 78429,60 | 7258,06 | 102,6 | 1451,61 | 87241,88 | |
| F123 | ИпОт | 66809,40 | 5645,16 | 79,8 | 1129,03 | 73663,39 | |
| Итого | - | 19623,66 | 277,40 | 3924,73 | 231309,8 |
Таблица 3 – Расчет оплаты труда и страховых взносов на выполнение вспомогательных функций сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F12, руб
| Исполнитель | Итого за квартал (1) | Итого за час (2) = (1)/465 | (2) *время на вып. фун –ии. |
| ИпОб | 248,98 | ||
| Ф | 290,48 | 78429,60 | |
| ИпОт | 318,14 | 66809,40 |
Таблица 4 - Расчет аренды офиса на сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F12, руб.
| Исполнитель | Итого за квартал (1) | Итого за час (2) = (1)/1860 | (2) *время на вып. фун –ии. |
| ИпОб | 26,88 | 6720,43 | |
| Ф | 26,88 | 7258,06 | |
| ИпОт | 26,88 | 5645,16 |
Таблица 5 – Расчет амортизации компьютеров на сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F12, руб.
| Исполнитель | Итого за квартал (1) | Итого за час (2) = (1)/1860 | (2) *время на вып. фун –ии. |
| ИпОб | 0,38 | ||
| Ф | 0,38 | 102,6 | |
| ИпОт | 0,38 | 79,8 |
Таблица 6 – Расчет прочих накладных расходов на сотрудников отдела сбыта, обеспечивающих функцию F12, руб.
| Исполнитель | Итого за квартал (1) | Итого за час (2) = (1)/1860 | (2) *время на вып. фун –ии. |
| ИпОб | 10 000 | 5,38 | 1344,09 |
| Ф | 10 000 | 5,38 | 1451,61 |
| ИпОт | 10 000 | 5,38 | 1129,03 |
Теперь необходимо сопоставить затраты на функции с бальными оценками значимости функций. Относительные оценки значимости функций уже получены. Теперь, располагая данными об абсолютных затратах на выполнение функций, найдем относительные затраты по формуле:
, где Сj – затраты на осуществление j-й функции; Собщ – общая сумма затрат на выполнение функций.
Таблица 7 – Расчет относительных затрат на выполнение функций
| Номер функции | Сj | Zj | rj |
| F121 | 70404,52 | 0, 30 | 0,5 |
| F122 | 87241,88 | 0,38 | 0,25 |
| F123 | 73663,39 | 0,32 | 0,25 |
| ИТОГО | 231309,8 | 1,00 | 1,00 |
Для определения rjвоспользуемся методом попарного сравнения. Матрица попарного сравнения функций, основных по отношению к функции F1
| Индекс свойств (номер функции) | Индекс свойств (номер функции) | Количество предпочтений | Значимость (rj) | ||
| F121 | F122 | F123 | |||
| F121 | - | 0,5 | |||
| F122 | - | 0,25 | |||
| F123 | - | 0,25 | |||
| ИТОГО | 1,0 |
Теперь построим функционально-стоимостную диаграмму, которая наглядно покажет, по каким функциям наблюдается несоответствие, и относительные затраты превышают или не достигают уровня значимости, так называемые зоны дисбаланса, которые на последующих этапах функционально-стоимостного анализа предстоит предотвратить.
Рисунок 4 – Функционально-стоимостная диаграмма
6) Поиск и формирование вариантов решений по функциям (морфологический анализ).
Для устранения зон дисбаланса может применяться метод морфологического анализа. Он основан на исследовании всех теоретически возможных вариантов (как известных, так и новых, необычных) выполнения функций, вытекающих из закономерностей строения (морфологии) объекта.
Морфологический анализ может проводиться разными способами (методиками), из которых наиболее широкое применение получила методика морфологических таблиц. Последовательность действий при данной методике такова.
1. В совершенствуемой системе выделяют несколько характерных для нее морфологических признаков, характеризующих параметры системы, от которых зависит решение проблемы.
2. Затем по каждому выделенному признаку составляют списки различных вариантов исполнения, располагая признаки и варианты в форме матрицы (морфологической таблицы).
3. Одно из возможных решений выделяют связью. Набор выделенных значений (вариантов решений) морфологических признаков из соответствующих строк представляет собой возможный вариант решения проблемы.
Проведем морфологический анализ отдела сбыта, на рисунке 7 будет выявлено 2 варианта пути организации работы отдела.
Нашей целью является выявить такие пути реализации определённых задач этого объекта, чтобы в процессе мы смогли осуществить главную функцию отдела сбыта – расширить каналы сбыта.
Отдел сбыта тесно связан с отделом маркетинга, комплекс маркетинговых мероприятий состоит из рекламы, стимулирования сбыта, исследования рынка и целевой аудитории, а также изучение ассортимента продукции конкурентов. В соответствии с данными, поступающими из отдела маркетинга, отдел сбыта составляет планы реализации, пролонгирует уже существующие договоры, составляет новые, ищет заказчиков и продвигает продукцию на рынок. Главной функцией отдела сбыта является расширение каналов сбыта, поэтому к каждому заказчику имеется особый подход.
При поступлении заказа, его необходимо тщательно изучать, с помощью специальных программ, должна быть единая база данных, для того чтобы все процедуры отражались в электронном виде, и все сотрудники данного подразделения, имели четкое представление реальной ситуации о заключенных договорах и планах деятельности. Первичные документы должны вестись в письменном виде.
Заключив договор, необходимо проконтролировать получение всех первичных документов, а так же обратить внимание на комментарии, в составленном договоре, если таковые имеются.
Отгрузку продукции производим при заполнении всех необходимых товарно-транспортных документов. Очень важно определить каким видом транспорта будет осуществляться перевозка продукции, ведь этот фактов влияет на второстепенную функцию, которая тоже является немаловажной – повышение качества сервисного обслуживания. Определив вид транспорта и осуществляя поставку – нашей главной целью, является доставить продукцию в срок, в соответствии с договором. Именно поэтому над процессом поставки должен осуществляться контроль, и по завершении – собираться данные о поступившей продукции, которые так же необходимо вести как в письменном, так и в электроном виде. В соответствии с этими данными проверять выполнение плана поставки.
Таблица 7 – Морфологическая таблица способов организации работы отдела сбыта.
| Морфологический признак | Способы реализации | ||
| Процедура продвижения товара на рынок через каналы сбыта. Порядок взаимодействия с клиентом в процессе заключения договора. | 1. Маркетинговые исследования по выявлению сегмента рынка, на который будем продвигать продукцию. 2. 1)Краткие представление клиенту информации о продукции и условиях. 2) Составление договора. 3) Заключение договора. | 1. Продвижение товара по «привычным» для предприятия каналам. 2. 1) Предоставление полной информации о продукте. 2) Проверка, является ли клиент платежеспособным. 3) Индивидуальный подход к постоянным клиентам (предоставление скидок, акций) 4) направление перечня необходимых документов и форм заявлений для заполнения. 5) Согласование окончательных условий и подписание договора в день заключения сделки. | 1. Продвижение товара лишь при поступлении заказа. Нет самостоятельного поиска клиентов. 2. 1) Предоставление информации о продукции. 2) Заключение договора, если клиента устраивают условия. |
| Форма заполнения договора. | 3. В бумажной форме | 3. Комбинированная форма: подача заявки на приобретение продукции в электронном виде, договор, накладные и прочие документы - в бумажной форме. | 3. В электронной форме |
| Транспортировка грузов осуществляется. | 4. Собственным транспортом. | 4.Транспортом заказчика. | 4.Комбинированно, в зависимости от заказа. |
| Данные о поставках продукции. | 5. Хранятся в базе данных, автоматизировано, в электронном виде. | 5. Записи ведутся в журнале регистрации накладных и отпуска ГП. | 5. Хранятся как электронном виде в базе данных, так и в бумажном варианте. |
| Сотрудник, осуществляющий проведение анализа и принятия решений по проведению сбытовой политики. | 6. Группа специалистов | > 6. Инженер по информационной поддержке | 6. Начальник отдела |
| Поставка осуществляется. | 7. В течение 15 дней независимо от вида поставки. | 7. В зависимости от вида продукта. | 7. Не позднее указанного в договоре срока. |
-неидеальный вариант. -идеальный вариант.
| Заместитель начальника отдела сбыта |
| Отдел отгрузки и реализации |
| Отдел сервисного обслуживания и контрактной поддержки |
| Отдел маркетинга |
| Инженер по отгрузке по транспортировке |
| Инженер по информационной поддержке |
| Управляющий по складированию грузов |
| Инженер по обслуживанию потребителей |
| Финансист |
| Работа с дилерами |
| Экспортное бюро |
| Отдел сбыта |
Рисунок 5 - Структурная модель объекта
Задачи:
Инженер по отгрузке и по транспортировке:
· Оформление документов
· Транспортировка
· Контроль отгрузки
Инженер по информационной поддержке:
· Введение базы по отгрузке
Управляющий по складированию грузов:
· Отгрузка
Инженер по обслуживанию потребителей:
· Контракты
· Заказы
Финансист:
· Ведение отчетов по должникам
· Отслеживание долга
Экспортно-импортное бюро:
· Экспортные контракты
· Обработка документации
· Контракты с таможней
Работа с дилерами:
· Дилерские контракты
Комплексная функционально-стоимостная оценка и окончательный выбор варианта построения объекта.
Проанализируем два способа организации работ отдела. Маркетинговые исследования проводить необходимо, это не всегда влечет за собой высокие затраты (затраты на проведение исследования и оплата работы экспертов), но ведь главной функцией – является расширение каналов сбыта, и в этом случае - цель оправдывает средства, выявив новые каналы, мы сможем сбывать больше продукции, а следовательно расширять свою деятельность и увеличивать заработную плату персонала, тем самым, стимулируя к более качественному труду. Так же нужно помнить, что маркетинговые исследования могут носить не постоянный характер, а лишь по мере необходимости, и эти затраты будут не постоянными. Поэтому продвигать продукцию лишь по «привычным» для предприятия каналам - не лучший вариант.
Заключая договор мы должны не только предоставит клиенту информацию о нашей продукции, но так же проверить является и клиент платежеспособным, и проявить индивидуальный подход, чтобы этот клиент в будущем стал нашим постоянным заказчиком.
Заполнение документов должно производиться не только в письменном, но и в электронном виде, для облегчения контроля и повышения скорости обслуживания.
Условия транспортировки обговариваются заранее, и проводятся комбинированно, потому что не всегда выгодно осуществлять доставку своими транспортными средствами.
Данные о поставках продукции хранятся в электронном виде, т.к. операция по доставке уже завершена и дублировать в бумажном виде нет смысла. Данные о поставках продукции собираются автоматически из базы данных, и проверяются специалистами.
В соответствии с данными о поставках, учитывая уже существующую сбытовую политику, группа специалистов из разных отделов принимают решения о совершенствовании сбытовой политики. Данная процедура проводится не ежедневно, поэтому имеет место раз в квартал (или другой период) выбрать осведомленных в конкретной процедуре работников из разных подразделений, для выявления более качественного решения, которое будет принято в сбытовой политике.
Заключение
В ходе проведения функционально-стоимостного анализа был, прежде всего, изучен объект анализа – отдел сбыта, для нахождения оптимальной структуры этого подразделения было проделано множество операций, являющихся частью функционально – стоимостного анализа.
Для этого было построено дерево целей и задач данного объекта, в котором, отражались основные цели и задачи разрабатываемого отдела сбыта. Так же был определен основной состав функций, которыми должен обладать отдел сбыта, после чего была построена функциональная модель и диаграмма FAST. Были рассчитаны затраты на функции, а так же построена диаграмма, для выявления проблемных зон, после чего проведен морфологический анализ с целью нахождения наилучшего пути осуществления деятельности отдела сбыта, который помог составить оптимальную структуру данного подразделения.
ИСПОЛЬЗОВАННЫЕ ИСТОЧНИКИ
1 Анисимов О.С. Основы общей и управленческой акмеологии. М.,1995. – 320 с.
2 Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. С англ. М., Прогресс, 1990.- 500с.
3 Моисеева Н. К., Карпунин М. Г. Основы теории и практики функционально-стоимостного анализа: Учеб. пособие для техн. спец. вузов / Н. К. Моисеева, М. Г. Карпунин. – Высшая школа, 1988. – 192 с.
4 Наумова Н. А. Управленческий учет: Учеб. пособие / Н. А. Наумова. – Новосибирск: Изд-во НГТУ, 2002. – Ч. III. – 47 с.
5 Функционально-стоимостный анализ : метод. указания к выполнению РГЗ / Сост. Н. А. Наумова. – Новосибирск: изд-во НГТУ, 1995. – 28 с.