Составление документа Excel

Excel в решении задач

Управленческой деятельности

Учебно-методическое пособие

для студентов дневной и заочной форм обучения

специальности 100101 «Cервис»

по дисциплине «Программно-техническое обеспечение

управленческой деятельности»

Шахты 2006

УДК 004.9(075.8)

ББК 32.973.26–018.2я73

Е97

Составитель:

к.э.н., доцент кафедры «Информатика»

И.Б. Кушнир

Рецензенты:

к.т.н., доцент кафедры «Информатика»

И.В. Барилов

к.т.н., доцент кафедры «Информатика»

Д.Н. Галушкин

Е97 Excel для решения задач по управленческой деятельности: учебно-методическое пособие / составитель И.Б. Кушнир. – Шахты: Изд-во ЮРГУЭС, 2006. – 49 с.

В настоящем учебно-методическом пособии приведены разнообразные примеры, демонстрирующие возможности программного обеспечения Excel таких функций управления, как планирование, календарно-плановое руководство, оперативное управление и функции контроля.

Пособие предназначено для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 100101 «Cервис» по дисциплине «Программно-техническое обеспечение управленческой деятельности».

УДК 004.9(075.8)

ББК 32.973.26–018.2я73

© Южно-Российский государственный

университет экономики и сервиса, 2006

© И.Б. Кушнир, 2006

Содержание

Введение. 4

1 Составление документа Excel 5

1.1 Основы работы в Excel 5

1.2 Типы ссылок и копирование данных. 6

1.2.1 Относительные ссылки. 6

1.2.2 Абсолютные ссылки. 8

1.2.3 Смешанные ссылки. 8

1.3 Форматирование и оформление данных. 9

1.4 Пример задания. 11

1.5 Задания для самостоятельной работы.. 15

2 Итоговые функции. 18

2.1 Краткие сведения. 18

2.2 Пример задания. 19

2.3 Задания для самостоятельной работы.. 24

3 Дата и время. 28

3.1 Общие сведения о Датах. 28

3.2 Общие сведения о Времени. 29

3.3 Задания для самостоятельной работы.. 30

4 Логические формулы.. 33

4.1 Общие сведения о логических выражениях. 33

4.2 Задания для самостоятельной работы.. 35

5 Условное форматирование. 38

5.1 Краткие сведения. 38

5.2 Задания для самостоятельной работы.. 41

6 Ссылки и массивы.. 42

6.1 Краткие сведения. 42

6.2 Задания для самостоятельной работы.. 44

Библиографический список. 48

Введение

Успех в современном бизнесе во многом опирается на оперативный анализ экономической ситуации. Одним из современных компьютерных средств для решения подобных задач является программа Microsoft Excel. Однако большинство книг, посвященных Excel, описывают лишь инструментальные возможности этой программы, не объясняя, как ими пользоваться при решении конкретных задач.

В настоящем пособии приведены разнообразные примеры, демонстрирующие возможности программного обеспечения Excel таких функций управления, как планирование, календарно-плановое руководство, оперативное управление и функции контроля.

Ввиду того, что таблицы являются наиболее простым способом структурирования и хранения данных, для их компьютерной обработки используются электронные таблицы, в частности Microsoft Excel. Примерами простых таблиц являются различные бланки, ведомости, накладные, результаты измерений, прайс-листы и проч.

Электронная таблица – это интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, изображенных на экране в специальном окне. Область, находящаяся на пересечении строки и столбца, называется ячейкой. В ячейке могут храниться число, текст или формула, с помощью которой осуществляются вычисления, относящиеся к одной или нескольким ячейкам. Ячейки можно копировать, перемещать, а также изменять их содержимое. При изменении содержимого ячейки производится автоматический пересчет содержимого всех ячеек, использующих в формулах измененную ячейку. Электронную таблицу можно сохранять в отдельном файле для дальнейшего использования. Создаваемые в Excel файлы называются рабочими книгами, которые состоят из рабочих листов: электронных таблиц, диаграмм и проч. Каждая книга должна содержать рабочие листы с табличными данными, посвященные одной проблеме. Например, книга с финансовыми отчетами за год или книга, содержащая сведения о сбыте продукции и его анализе.

Каждое практическое занятие, рассмотренное в данном пособии, предполагает создание отдельной рабочей книги, на листах которой вы должны решить все предлагаемые задачи.

Работа над пособием предполагает пошаговое выполнение примеров. Этим достигается овладение инструментом и способность его практического применения. У студентов формируется система применения тех или иных инструментальных средств для различных ситуаций.

Составление документа Excel

Цель: овладение навыками форматирования ячеек электронной таблицы и способами их адресации.

Основы работы в Excel

Если пакет Microsoft Office установлен, то запустите Excel: Пуск → Программы → Microsoft Excel. Окно Excel, приведенное на рисунке 1, содержит много элементов, присущих большинству программ в среде Windows.

Рис. 1. Вид окна рабочей книги Excel

Принципы работы с данными в электронной таблице отличаются от подготовки текстовых документов.

Строки электронной таблицы пронумерованы в порядке возрастания, а столбцы поименованы буквами латинского алфавита. Ячейки таблицы организованы в рабочие листы. На рисунке 1 выбран рабочий лист с именем Лист 1. Рабочие листы можно переименовывать, добавлять и удалять. Для чего следует щелкнуть правой кнопкой по закладке листа.

Ячейки таблицы адресуются (именуются) по номеру строки и столбца (как в игре морской бой), например, А1, С7 и т.д. При ссылке на другой лист дополнительно следует указать имя листа, например, Лист2!В5 – это ссылка на ячейку В5 листа 2. При ссылке на другую рабочую книгу, кроме листа, указывается и имя книги, например, [Книга2]Лист1!А3 – это ссылка на ячейку А3 листа 1 книги 2.

Окно Excel (рис. 1) содержит специфические поля и кнопки. На активном рабочем листе (в нашем случае это Лист1) одна ячейка является активной или, другими словами, выделенной. Эта ячейка обрамлена черной рамкой. Поле имени содержит ссылку на выбранную ячейку (здесь В2). Рядом расположена строка формул, помеченная знаком =, которая отображает содержащиеся в текущей ячейке формулы и данные, здесь отображается текст из выбранной ячейки В2.

Приведенный в строке формул знак равно является подсказкой-напоминанием пользователям ВСЕ ФОРМУЛЫ ЗАПИСЫВАЮТСЯ СО ЗНАКОМ = ВНАЧАЛЕ. При этом формулы могут содержать имена (адреса, ссылки) других ячеек. При этом результат вычисления будет показан в ячейке, а сама формула – в строке формул.