Учет денежных средств и денежных документов

Согласно Порядку ведения кассовых операций все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны: • приходовать полученные наличные денежные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков; • производить платежи по своим обязательствам перед другими предприятиями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной ЦБ РФ суммы (100 000руб. по одной сделке); • иметь при осуществлении наличных денежных расчетов кассу и кассовую книгу по установленной форме (ответственность за сохранность, прием и выдачу денег из кассы лежит на кассире, с которым должен быть заключен договор о материальной ответственности, он не должен перепоручать свою работу другим лицам); • хранить в кассе наличные деньги в пределах установленного банком лимита, согласованного с руководителем (сверх лимита – наличные для выплаты зарплаты и пособий, но не более 3 рабочих дней, включая день получения в банке, для Крайнего Севера – не более 5-ти); • прием наличных денег при осуществлении продажи продукции, товаров за наличный расчет или с использованием платежных карт производится с применением контрольно-кассовой техники (ККТ).

Для учета кассовых операций используется счет 50 "Касса", к которому могут быть открыты субсчета: 50-1 "Касса организации", 50-2 "Операционная касса" (открывается при необходимости в билетных и багажных кассах портов, вокзалов, судов и т.п.), 50-3 "Денежные документы" (почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д.) и др. Приход наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (ф. №КО-1), состоящим из двух частей – ордера и квитанции (отрывная часть – оправдательный документ внесшего деньги лица). Расход оформляется расходным кассовым ордером (ф. №КО-2) после предъявления паспорта или документа, удостоверяющего личность, данные которых вносятся в ордер, получатель делает отметку в приеме средств – сумму, дату, подпись. Приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы регистрируют в журнале регистрации (ф. №КО-3), выписывают в день совершения операции, должны содержать необходимые подписи, быть оформлены с учетом установленных правил, не должны иметь подчисток и исправлений (в случае ошибок заменяются новыми), не должны выдаваться на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Все поступления и выдачи наличных денег записываются в кассовую книгу (ф. №КО-4) сразу после совершении операции (в двух экз. под копирку), книга должна быть пронумерована (количество листов заверяют подписями главбух и руководитель), прошнурована и опечатана печатью. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей за день с ордерами) под расписку в кассовой книге. Синтетический учет по счету 50 ведется в журнале-ордере №1 (кредитовый оборот) и в ведомости (дебетовый оборот) на основании кассовой книги (аналитический учет).

Типовые проводки: Д50К51,52,55,57 – поступление наличных средств в кассу из банка; Д50К70 – возврат в кассу излишне выплаченной зарплаты, сумм дохода от участия в предприятии; Д50К71 – возврат неиспользованных подотчетным лицом средств; Д50К73 – погашение наличными материального ущерба; Д50К62,90 – поступление наличных средств за проданную продукцию (товары, работы, услуги); Д50К76,91 – поступление наличных средств от продажи прочего имущества; Д50К91 – включение положительной курсовой разницы по наличной валюте в состав прочих доходов; Д50К98 – поступление в кассу платежей в счет доходов будущих периодов (арендная или квартирная плата, коммунальные услуги и пр.), также оприходование средств полученных безвозмездно; Д51К50 – внесение из кассы средств на расчетный счет; Д58(73)К50 – выданы из кассы средства по договору о займе сторонней организации (работнику); Д70(75)К50 – выдана зарплата (дивиденды) работникам (учредителям); Д71К50 – выданы средства под отчет; Д76К50 – выплачена депонированная зарплата; Д91К50 – отрицательная курсовая разница по наличной валюте включена в состав прочих расходов; Д94К50 – недостача наличных денег в кассе (при инвентаризации).

В кассе организации могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по фактической стоимости их приобретения. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам, после чего кассир составляет отчет по их движению.

Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете «Денежные документы» к счету 50 «Касса». Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов. Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории, пансионаты и пр. отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 50 «Касса», субсчет «Денежные документы»
К-т 50 «Касса», субсчет «Касса организации» или 51 «Расчетные счета»

При выдаче путевок работникам бесплатно или с частичной оплатой делают запись.

Д-т 50 «Касса» — на сумму частичного платежа, сделанного работником,
Д-т 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 91 «Прочие доходы и расходы» — на суммы, оплаченные за счет средств социального страхования или организации (в соответствии с условиями коллективного договора)
К-т 50 «Касса», субсчет «Денежные документы».

Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально-ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально-ответственного лица — по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по видам документов и местам хранения.

Порядок оформления и совершения операций по расчетному счету регулируется действующим законодательством и правилами, инструкциями и положениями Центрального банка Российской Федерации. В бухгалтерском учете организации для учета этих операций открывают самостоятельный активный синтетический счет 51 «Расчетный счет».

Наряду с расчетными счетами организации могут иметь счета для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов. Учет данных средств ведется в порядке, аналогичном порядку отражения операций по расчетному счету, но на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках». Этот счет имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных видов платежных документов. Для совершения операций по специальным счетам в банке применяются те же первичные документы, что и по расчетному счету. Зачисление денежных средств на специальные счета отражается следующей бухгалтерской записью:

Д-т 55 «Специальные счета в банках»
К-т 51 «Расчетные счета».

По мере использования средств со специальных счетов (на основе выписок банка) производится запись:

Д-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и др.
К-т 55 «Специальные счета в банках».

Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются бухгалтерской записью:

Д-т 51 «Расчетные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и др.
К-т 55 «Специальные счета в банках».

Для учета операций по валютному счету используется активный синтетический счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражается остаток иностранной валюты на начало месяца, зачисления сумм в течение месяца и остаток неиспользованной валюты на конец месяца, По кредиту отражается списание валютных средств. Записи операций на валютных счетах ведутся в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу ЦБ России, действующему на дату зачисления (списания) средств. К синтетическому счету 52 «Валютные счета» открывают отдельные субсчета: «Транзитный валютный счет»,«Текущий валютный счет», «Специальные счета», «Валютные счета за рубежом». Организации могут получать наличные деньги с валютных счетов в банках. Для учета операций с наличной иностранной валютой создается специальная касса. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в общем порядке, установленном Центральным банком РФ. Материально ответственным лицом, отвечающим за учетное отражение движения валюты, является кассир. С ним заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Кассе устанавливается лимит в иностранных валютах. Организации получают валютные средства для оплаты служебных командировочных расходов. Выплата и расходование валюты на другие цели запрещается.

Для учета проведения операций с наличной иностранной валютой не открывают отдельную кассовую книгу, так как в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации каждая организация может вести только одну кассовую книгу.

Прием наличной валюты и ее выдача из кассы осуществляются по правильно оформленным приходным и расходным ордерам по видам валют. Учет движения валюты должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ России на дату совершения операции. Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации.

Учет движения наличной валюты ведут в двух оценках — в валюте и в рублях. Курсовые разницы могут определяться в течение месяца по мере изменения курса иностранных валют либо в общем порядке на даты поступления или выбытия валюты.

Отдельного бухгалтерского счета для учета поступления и расходования валюты не предусмотрено, поэтому к счету 50 «Касса» открывают самостоятельный субсчет «Касса в иностранной валюте».

При наличии иностранной валюты в кассе организации может изменяться курс валюты и возникает необходимость пересчета валюты по изменившемуся курсу с определением курсовой разницы. Отражение курсовой разницы можно оформить бухгалтерской справкой. В случаях роста курса валюты кассир на основании бухгалтерской справки делает запись в кассовой книге в графе «Приход», а при падении курса — в графе «Расход» (бухгалтерские справки прикладываются к отчету кассира вместе с другими оправдательными документами). На счетах бухгалтерского учета эти операции отражаются:

при росте курса валюты

Д-т 50 «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы»;

при падении курса валюты обратной корреспонденцией счетов.

Но можно избежать отражения в бухгалтерском учете операций по пересчету валюты в кассовой книге. Такого отражения не будет, если выдавать валюту подотчетным лицам в день ее получения из банка и сдавать в банк в день ее возврата в кассу организации.