Организация делопроизводства

Делопроизводство(документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

Организация делопроизводство

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

! Создание документов (документирование);

! Организация движения и учета документов (документооборот);

! Хранения документов (архивное дело).

В российских организациях ответственность за организацию

Делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы

С документами в структурных подразделениях возлагается на

Руководителя организация.Непосредственное

Ведение делопроизводства осуществляется

Должностными лицами,на которых возложена

Ответственность за делопроизводство,учёт и

сохранность документов.

Делопроизводитель-служащий ответственный за ведение документации

Организации, суда, фирмы, кооператива и т.д. делопроизводитель. Часто работает в канцелярии и ведет делопроизводство в законодательства. В небольших организациях делопроизводителя и секретарь часто одно лицо. В крупных организациях делопроизводителями работают люди, получившие специальное образование.Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствие с Общероссийским классификатором управленческой документации. Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Росси установлены ГОСТ Р6.30-2003 <<Унифицированные системы документации Требования к оформлению документов>>

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получение до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.В отдельных организациях введена система электронной обработки документов: обмена документами. Между подразделениями (внешними получателями). Для организации электронного документооборота на сервере организации создается на базе данных, где Хранятся все созданные документы .Доступ к базе данных осуществляется через браузер (Как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного интерфейса). Возможен доступ как по локальной сети (внутренней), так и через интернет (внешний). документы сохраняются или загружаются в определенные выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии иерархической структурной подразделения организации. Создавать модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделенное соответствующими правами.

Основные понятия электронного документооборота

Электронный документооборот(ЭДО)	Единый механизм по работе с документами представленными в электронном виде, с реализацией концепции<<безбумажного делом производства>>
Машиночитаемый документ	Документ, пригодный для автоматичесткого считывания содержащейся в нем информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации
Электронный документ(ЭД)	Документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, с которой может быть подписан электронной подписью(ЭП) и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата
Электронная подпись(ЭП)	Аналог собственноручной подписи,являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов