ИС «Почта – Коммунальные платежи»

ИС «Почта – Коммунальные платежи» предназначена для централизованной обработки данных о платежах, принятых от населения в пользу муниципальных и коммерческих организаций. Создание ИС «Почта – Коммунальные платежи» обусловлено необходимостью повышения эффективности операций по финансовому посредничеству путем их автоматизации.

ИС «Почта – Коммунальные платежи « является составной частью программной системы (ПС) «Почта – Ораганизация». ИС «Почта – Коммунальные платежи» содержит собственный модуль для ПКТ WinPоst.

Основными функциями системы являются:

· приём данных от ОПС в электронном виде;

· ввод информации, поступившей от немеханизированных ОПС: ввод платежей отдельно по каждой квитанции и по пачкам квитанций;

· ввод информации с квитанций с использованием сканера штрих-кода;

· формирование и передача файлов с данными платежей в коммунальные и другие организации;

· генерация отчётов по принятым и обработанным платежам.

В системе имеются следующие настройки, обеспечивающие ее гибкость и полно функциональность:

· иерархическая структура объектов, формируемая в соответствии с условиями рынка коммунальных услуг;

· различные виды штрих кодов;

· различные типы и структура входных и выходных файлов;

· алгоритмы расчета налогов, дохода и перечислений;

· методы обработки платежей, вызываемые по определённым событиям;

· репозиторий информации.

В системе формируются следующие документы:

· справка по платежам пункта приема;

· справка по платежам контрагента;

· накладная в бухгалтерию;

· реестр накладных в бухгалтерию;

· накладная на переданные платежи;

· результаты сверки с дневником формы 130;

· квиток для пачки квитанций.

Кроме того, используются и централизованно внедряются следующие системы сторонних поставщиков:

· ИС Галактика – автоматизация бухгалтерского учета.

· ИС Гарант – информационно-правовая система.

· ИС Планово-финансовый учет и анализ.

· ИС Система управления имуществом и капитальным

· строительством ФГУП «Почта России».

· ИС Зарплата и кадры – единая система расчета заработной платы

· и управления кадрами Организации.

· ИС Управление автотранспортным хозяйством.

Глава 2. Характеристика информационной системы почтового отделения (Город Киров)

2.1 Описание почтового отделения № 4 (город Киров)

Кировский почтамт по роду своей деятельности доставки почтовых отправлений и всех видов выплат охватывает 4 района, расположенных на территории г. Кирова: Ленинский, Октябрьский, Первомайский, Нововятский.

В работе исследуется деятельность отделения № 4 г. Кирова. Адрес и реквизиты филиала ФГУП «Почта России» Городское отделение почтовой связи №4, г. Киров: 610004 ул. Ленина, 15, г. Киров, Кировская обл.

В своей деятельности сотрудники организации руководствуются:

· уставом организация и должностными инструкциями;

· законодательными и нормативными документами, регламентирующими производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность организация;

· методическими материалами, касающимися деятельности организация;

· правилами трудового распорядка.

Управление деятельностью организации осуществляется руководителем организация, который руководствуется:

· действующим законодательством Российской Федерации;

· приказами и распоряжениями руководства;

· внутренними положениями и правилами, действующими в организации;

· должностными инструкциями.

Трудовые отношения сотрудников и руководителя, возникающие на основе трудового договора, регулируются законодательством о труде и коллективным договором.

Выполнение работы сотрудников предпиятия регламентируется должностными инструкциями, планами работ и правилами внутреннего распорядка.

Услуги филиала № 4 в г. Кирове почты России:

· письменная корреспонденция;

· бандероли и посылки;

· отправление 1 класса;

· экспресс-почта EMS Почта России;

· денежные переводы «КиберДеньги»;

· коммунальные платежи;

· погашение кредитов по почте;

· доставка пенсий и пособий;

· распространение печати по подписке.

Организационная структура представляет собой совокупность подразделений предприятия, а также их взаимосвязи. Оргуструктура распределяет между подразделениями управленческие задачи, а также определяет полномочия, ответственность должностных лиц и руководителей [26].

Организационная структура филиала ФГУП «Почта России» Городское отделение почтовой связи №4, г. Киров, представлена на рисунке 7.

Рисунок 7 – Организационная структура городского почтового отделения №4 г. Киров

Оргнизационная структура является линейно-функциональной [27].

2.2 Описание информационной системы почтового отделения № 4 (город Киров)

Существующая информационная система предназначена для учета обслуживания клиентов почтовогоотделения.

На функционирование системы оказывают влияние внешние сущности. В качестве внешних сущностей выступают клиенты, звонки и оператор связи.

Существующий программный продукт позволяет:

· проводить контроль и организацию почтовой связи;

· автоматизировать процесс заполнения, расчета и учета почтовых отправлений;

· вести учет затрат времени на оформление бланков и подсчет денежных сумм.

Информационная система организации решает следующие задачи:

· регистрация оператора связи;

· заполнение и отправка почты с автоматическим вычетом стоимости, учитывая все затраты и налоги;

· ведение справочников по товарам, тарифам, реквизитам;

· ввод или корректировка информации о заказчике и содержимом заказа.

При заполнении данных заказа информация по товару заполняется из справочника. Учитывается общий вес и габариты отправления – при невозможности отправить все вещи в одной посылке, указывается, что товары следует разделить на несколько отправлений. Тариф рассчитывается по справочнику с учетом региона получателя:

· ввод или корректировка информации об отправленных посылках.

· ведение данных по оплате, форма заполнения перевода наличных со всеми автоматическими вычетами;

· сохранение в базе данных информации о совершенных операциях и их содержание;

· организация фильтрации информации в базе данных;

· сдача оператором денежных средств из кассы в конце дня.

Выполним идентификацию основных видов информации, циркулирующих между системой и внешними объектами. Для этой цели составим список событий в виде матрицы ELM (таблица 5).

Таблица 5 – Матрица списка событий

№	Описание события	Реакция
	Новый клиент предоставляет свои данные	Оператор связи создает личную карточку клиента
	Клиент вносит аванс	Оператор связи открывает счет для клиента
	Клиент оформляет бланк отправления	Оператор связи предоставляет услугу связи или отказывает в услуге
	Клиент совершает оплату	Со счета клиента снимается сумма, равная стоимости отправления
	Руководство запрашивает отчеты	Формирование отчетов

На основе приведенной таблицы выделена классификация множества требований, которые предъявляются к существующей ИС, а затем организовать их в основные функциональные группы – процессы.

Основные функции ИС – это оказание услуг почтовой связи клиентам, предоставление возможности выбора тарифов, корректировки счета клиента и подготовки отчетов для руководства.

Диаграммы потоков данных – графическое средство для изображения информационного потока и преобразований, которым подвергаются данные [5]. Система представляется в виде иерархии диаграмм потоков данных, описывающих асинхронный процесс преобразования информации с момента ввода в систему до выдачи пользователю. На каждом следующем уровне иерархии происходит уточнение процессов, пока очередной процесс не будет признан элементарным [3].

В основе модели лежат понятия внешней сущности, процесса, хранилища (накопителя) данных и потока данных [9].

Внешняя сущность – материальный объект или физическое лицо, выступающие в качестве источников или приемников информации (в данной работе ими являются цеха, покупатели и руководство). Поток данных – процесс передачи некоторой информации от источника к приемнику (событие формирует входной поток, реакция – выходной поток.). Т.е. диаграмма иллюстрирует, как потоки данных от внешних сущностей трансформируются соответствующими процессами (или подсистемами), сохраняются накопителями данных и передаются другим внешним сущностям – приемникам информации [15, 20].

Построение диаграмм потоков данных выполняется в два этапа [24]:

1 этап – построение контекстной диаграммы, которая определяет наиболее общий вид системы. На такой диаграмме показывают, как разрабатываемая система будет взаимодействовать с приемниками и источниками информации. Контекстные диаграммы бывают двух уровней – верхнего и нулевого.

2 этап – детализация процессов, присутствующих на контекстной диаграмме нулевого уровня.

Для завершения анализа функционального аспекта поведения существующей системы построим диаграммы потоков данных в соответствии с методологией IDEF0 [7]. Данный документ содержит контекстную диаграмму и диаграммы, детализирующие процессы, описывающие работы по учету работы оператора связи.

Контекстная диаграмма верхнего уровня сопровождается описанием цели разработки и указанием, с какой точки зрения составлен данный документ [36].

В рамках функциональномого моделирования существующей системы поставлена цель четко определить ее реально используемые функции учета, входную и выходную информации, необходимые для выполнения работ по оказанию услуг связи клиентам, подготовки отчётов о работе для руководства [18, 29].

Точка зрения: документ написан с позиции оператора связи. Начальная контекстная диаграмма изображена на рисунке 8.

Рисунок 8 – Начальная контекстная диаграмма работы оператора связи в рамках существующей информационной системы

Входы:

· Данные клиента.

· Запрос на услугу.

· Аванс.

Выходы:

· Отказ в услуге.

· Услуга связи.

· Отчет «Квитанция об оказанных услугах».

Управление:

· Действующее законодательство.

· Внутренние распорядительные документы.

Механизмы

· Руководство почтового отделения (ПО).

· Автоматизированная система.

Для завершения анализа функционального аспекта поведения системы строится диаграмма декомпозиции (рисунок 9).

Рисунок 9 – Диаграмма декомпозиции нулевого уровня

Рисунок 10 – Диаграмма декомпозиции первого уровня»Оформить клиента»

Рисунок 11 – Диаграмма декомпозиции первого уровня «Принять заказ»

Перечень выходных данных и их реквизитов по всем процессам представляется в таблице 6.

Таблица 6 – Перечень выходных данных

Идентификатор потока данных	Наименование реквизита
Ввод нового тарифа, редактирование, удаление	Учетная запись тарифа
Оформление нового клиента	Личная карточка
Новый счет
Осуществление услуги	Услуга связи/ отказ в услуге
Учетная запись услуги
Определение тарифа	Стоимость единицы услуги
Расчет стоимости	Данные о тарифах
Подготовка отчетов	Отчет

Входная информация бизнес процессов представлена в таблице 7.

Таблица 7 – Перечень входных данных

Идентификатор потока данных	Наименование реквизита
Ввод нового тарифа, редактирование, удаление тарифа	Код тарифа
Название тарифа
Код услуги
Стоимость единицы услуги
Осуществление услуги	Название услуги
Факт наличия аванса
Факт регистрации клиента
Факт соответствия услуги внутренней распорядительной документации ПО
Определение тарифа	Код услуги
Номер счета
Код тарифа
Дата выполнения услуги
Расчет стоимости	Стоимость единицы услуги
Совершение оплаты	Стоимость услуги
Подготовка отчетов	Отчет