Обязательно ли штатное расписание?

Ни в одном законе прямо не сказано, что штатное расписание является обязательным документом для всех коммерческих организаций. Тем не менее косвенно о его необходимости упомянуто в Трудовом кодексе. В статье 57 говорится о том, что в трудовом договоре с работником может указываться его должность в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы. Кроме того, оно часто бывает испрашиваемым документом при различных проверках.

Инспекция по труду или судебные органы при проводимых проверках или запросах требуют представлять штатное расписание (п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утв. постановлением ФСС РФ от 7 апреля 2008 г. N 81).

При документальных проверках территориальные органы Пенсионного фонда также могут запросить штатное расписание (Методические рекомендации по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования (утв. постановлением правления ПФ РФ от 30 января 2002 г. N 11п)).

Налоговые инспекции в перечень документов, необходимых для всесторонней проверки, нередко включают штатное расписание как документ, подтверждающий применение льгот по налогам или обосновывающий бизнес-проекты компании.

Выписку из штатного расписания может затребовать работник в случае нарушения его прав при увольнении по сокращению штата или численности сотрудников (в соответствии со статьей 62 ТК РФ работодатель обязан предоставлять требуемые документы бесплатно).

В случае обращения работника за выпиской из штатного расписания в ней должны быть отражены сведения только о его должности и соответствующих выплатах. Размеры окладов иных работников указывать в выписке не допускается согласно норме статьи 88 Трудового кодекса о защите персональных данных работников в части их передачи.

Как заполнить форму

Унифицированная форма N Т-3 состоит из трех блоков: "шапки", табличной части, подписей ответственных лиц.

"Шапка"

Наименование организации должно указываться в соответствии с наименованием, которое значится в учредительных документах. Если есть и полное, и сокращенное наименование, допускается употребление любого, а лучше проставить оба. Код организации по ОКПО берется из сведений, полученных из органов статистики.

Далее проставляется номер документа. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, "шр"). Затем проставляется дата составления документа в формате "дд.мм.гггг.". Ниже указывается период действия штатного расписания (как правило, год).

В грифе утверждения штатного расписания должны быть проставлены реквизиты приказа о его утверждении (вводе в действие). Приказ подписывает руководитель или другое уполномоченное лицо согласно учредительным документам.

В поле "Штат в количестве" проставляется цифрами и прописью количество штатных единиц.

Табличная часть

Первые две графы отведены для обозначения наименования структурных подразделений и их кодов.

Графа 1 "Наименование". Если речь идет о коммерческой организации, то, как правило, в наименованиях ее структурных подразделений нет никаких ограничений, не считая требований к терминологии и общепринятым понятиям и определениям (нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными словами).

Наименования подразделений, как правило, указываются по группам:

- руководство или административная часть (к таким подразделениям относятся дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.);

- производственные подразделения;

- вспомогательные или обслуживающие подразделения.

Как правило, расположение наименований структурных подразделений в большинстве организаций соответствует этому порядку. Исключение составляют предприятия, основным бизнесом которых является торговля. В таких фирмах нет производственных подразделений, а существуют отделы продаж или коммерческие отделы, которые тесно связаны с логистическими подразделениями (последние в данном случае являются обслуживающими). К вспомогательным подразделениям торговых организаций обычно относят отдел снабжения, ремонтные службы и т.д.

Графа 2 "Код". Цифровой код обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической структуре организации. Он присваивается для удобства ведения документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством кодирования обозначается место более мелких подразделений в структуре крупных. Например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений - отделы, в составе отделов - группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе департамента соответственно будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Графа 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации". Последовательность заполнения этой графы по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учетом специфики конкретной организации. Как правило, сначала располагаются должности руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее - ведущих и главных специалистов, потом должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, затем - рабочих.

Напомним, что для некоторых организаций требуется заполнять данную графу в строгом соответствии с тарифно-квалификационными справочниками и Общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.

Графа 4 "Количество штатных единиц". Штатная единица - это рабочая единица, предусмотренная штатным расписанием организации. Как правило, количество штатных единиц организаций, финансируемых из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями. В коммерческом предприятии оно определяется потребностями в тех или иных видах работ и экономической целесообразностью. При этом можно проставлять как целые числа (для работающих на полную ставку), так и неполные, например, 0,25, 0,5, 1,5 (для совместителей).

Обратите внимание: в штатном расписании стоит указывать не только занятые на момент утверждения единицы, но и вакантные, на которые предполагается принимать новых сотрудников (без наличия вакансий этого сделать нельзя).

Графа 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.". Под окладом (тарифной ставкой) в соответствии со статьей 129 Трудового кодекса понимается фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

Тарифные ставки - инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой. Коммерческие организации устанавливают размер окладов исходя из своих финансовых возможностей.

Здесь необходимо отметить, что размер оклада или тарифной ставки в соответствии со статьей 133 Трудового кодекса не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. Также нужно учитывать, что в минимальный размер оплаты труда не включаются доплаты и надбавки, премии и другие поощрительные выплаты.

Каждой должности соответствует один размер оклада. Однако в разных структурных подразделениях могут быть одинаковые должности, но с разными окладами.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами - Положением об оплате труда в организации, Положением о премировании и др.

В унифицированной форме N Т-3 есть несколько граф, объединенных общим названием "Надбавка". Это графы за номерами 6, 7, 8. В действующем сегодня Трудовом кодексе не содержатся четкие определения понятий "надбавки" и "доплаты".

Руководствуясь общепринятыми понятиями, можно сказать, что это выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учетом мнения представительного органа работников либо коллективным договором или оговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Графа девятая "Всего, руб., (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)". Она заполняется, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, устанавливающие оклад и надбавки.

Графа десятая "Примечание" предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например, ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры или форму оплаты труда (см. документ).

Подписи

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

- руководителя кадровой службы;

- главного бухгалтера.

Если данные должности вакантны, то выход из такой ситуации может быть следующим:

- соответствующая строка остается пустой;

- в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников (например, специалиста по кадрам).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться при подписании штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.

Печати на утвержденном штатном расписании унифицированная форма N Т-3 не предусматривает.