Кратко- и среднесрочное хранение и уничтожение документов

Одним из направлений развития СЭД является дальнейшее расширение их возможностей организации хранения и уничтожения документов. Уже сегодня действующее российское законодательство устанавливает для некоторых видов электронных документов весьма длительные сроки хранения. Для исполнения этих требований СЭД должны иметь соответствующие функциональные возможности.

Все более востребованы системы, поддерживающие работу с различного рода досье, которые в большом количестве создаются и коммерческими, и государственными организациями. Это мировая тенденция (сегодня требования к ведению досье стали закладываться в новые версии государственных требований к системам электронного документооборота развитых стран мира).

Программа хранения и определения судьбы документов обеспечивает соответствие законодательным и нормативным требованиям, определяя:

· сроки хранения документов,

· действия с документами по истечении сроков хранения, такие как уничтожение, передача на постоянное архивное хранение, передача другим организациям и т.д.

· меры, принимаемые в тех случаях, когда необходимо приостановить уничтожение документов.

Даже краткое перечисление проблем современного делопроизводства показывает, насколько сложной становится сфера нашей профессиональной деятельности. Чтобы решать эти проблемы специалистам в области управления документацией требуется постоянно повышать свою квалификацию, осваивать знания смежных дисциплин, в первую очередь юриспруденции и информационных технологий. Сделать это непросто, но и награда, как правило, немаленькая: это и более интересная, более заметная для руководства работа, и существенно более высокая зарплата.

Американские юристы по общему признанию, обладающие достаточно большой степенью практицизма, предлагают выделять несколько этапов подготовки текста юридического документа.

1. Определение адресата документа.

2. Определение общей структуры документа, систематизация материала и аргументов по соответствующим разделам.

3. Написание текста документа.

4. Прогнозирование и анализ возможных последствий.

5. Редактирование материала.

Ниже рассмотрены основные этапы процесса подготовки практически любого юридического документа.

Определение адресата документа. Адресат документа - широкое понятие. Для того чтобы представить себе адресата, нужно установить, кто будет его читать и в каких целях. К адресатам документа относятся все лица, которые когда-либо будут с ним знакомиться. Это может быть широкий круг читателей. Значит, необходимо выявить специфические особенности различных категорий адресатов с тем, чтобы подготовленный документ был доступен всем читателям. Особенности адресата предопределяют стиль документа, используемую лексику. Кроме того, важно определить отношение адресата - дружественное или враждебное, образовательный уровень и жизненный опыт, как будет использован документ.

Определение общей структуры документа, систематизация материала и аргументов по соответствующим разделам. Сбор всех относящихся к делу фактов также является решающим предварительным шагом для успешной подготовки документа. Иногда для выяснения требуемого факта достаточно позвонить клиенту. В других случаях может потребоваться дополнительное расследование или изучение вопроса. В любом случае нельзя подготовить точный документ, если не известны все относящиеся к делу факты. Какие именно факты относятся к делу, легко определить шестью простыми вопросами: кто? что? где? когда? почему? как? Более подробно об этом будет говориться в следующем параграфе на примере составления ходатайств и заявлений в уголовном процессе.

Ответ на вопрос "кто?" дает представление об адресате и иных лицах, которых может затронуть документ (истец или ответчик, свидетели и т.д.).

Ответом на вопрос "что?" будут "предметы", которые должны быть освещены в документе (например, имущество в завещании и т.д.).

Ответ на вопрос "где?" зависит от типа документа (например, при составлении завещания большое значение могут иметь сведения о местонахождении имущества).

Ответ на вопрос "когда?" предполагает определение времени вступления документа в силу (например, с конкретной даты, с наступления определенного юридического факта и т.д.).

Ответ на вопрос "почему?" включает как цель (или цели) документа, так и намерения стороны, отвечающей за создание этого документа.

Ответы на вопрос "как?" должны прояснить механизмы достижения искомых результатов.

Теперь необходимо систематизировать материал и подготовить общую структуру документа на основании полученной информации, прежде чем облекать документ в текстовую форму. Тем самым удается избежать непреднамеренных пропусков и обеспечить логическую последовательность изложения. При этом должна прослеживаться не только логическая связь между разделами документа, но и логическое развитие мысли в каждом разделе.

Написание текста документа. Следует соблюдать ясность изложения; использовать соответствующую тональность; соблюдать краткость повествования.

Прогнозирование и анализ возможных последствий. Следует еще раз рассмотреть адресатов документа и собранные факты, варьируя их один за другим, чтобы предсказать возможные последствия. Мысленно пройтись через все операции или события, чтобы убедиться, сохранит ли документ юридическое действие. Подумать, безупречен ли он с точки зрения материального и процессуального права, этических норм? Соблюдена ли внутренняя последовательность с точки зрения существа документа? Рассмотреть организацию документа, чтобы убедиться в его логическом построении. Проверить язык документа с точки зрения точности, тональности и краткости. Оценить визуальную привлекательность документа.

Редактирование материала. Необходимо внимательно прочитать написанный текст. Просмотреть расположение материала и формулировки, исправить ошибки. Рассмотреть документ в целом, несколько раз перечитав его для выявления и исправления ошибок, допущенных на различных этапах процесса подготовки.

Следуя этим правилам, можно подготовить хорошо организованный, всеохватывающий, краткий и точный документ.

* * *

В самом начале этого параграфа говорилось о том, что знание основ юридической техники поможет в решении двух задач: написания документа и анализа документа, составленного кем-то другим. Выше были предложены некоторые, наиболее существенные правила написания документа. Эти же правила можно приложить и к работе с готовым документом. Следовательно, получим некоторые рекомендации по работе с готовыми юридическими документами:

1. Внимательно прочитайте юридический документ с начала и до конца.

2. Определите вид юридического документа.

3. Найдите, какими нормативно-правовыми актами регулируются требования, предъявляемые к данному виду юридических документов (если таковые имеются).

4. Проверьте форму и реквизиты юридического документа.

5. Проверьте, все ли элементы структуры документа присутствуют.

6. Проверьте содержание юридического документа.

7. Проверьте термины, используемые в юридическом документе, юридические конструкции.

8. Еще раз внимательно прочитайте юридический документ.

Особенности юридической техники подготовки ходатайств и заявлений по уголовным делам

Среди адвокатов бытует мнение о том, что при работе по уголовным делам от них требуется меньше навыков юридического письма и знаний правил, приемов и средств юридической техники, чем при работе по гражданским делам. Однако анализ уголовно-процессуального законодательства и содержания требования к добросовестности осуществления защиты и представительства свидетельствует об ошибочности этого мнения. Условия и специфика работы адвоката по уголовному делу требуют от него способности к детальному анализу множества фактических обстоятельств дела, умения изложить их доступным для понимания адресатом способом, четкой и убедительной аргументации в правоте своей позиции, безупречной логики в выводах.

Среди предусмотренных УПК РФ документов, которые могут быть использованы защитником или представителем в целях реализации своих функций по уголовному делу, можно выделить следующие: заявления, ходатайства, жалобы, замечания, возражения, предложения по формулировке вопросов, разрешаемых судом при постановлении приговора.

К документам, которые прямо не предусмотрены УПК РФ, но которые также могут использоваться защитником и представителем по уголовному делу, относятся: адвокатские запросы, примирительное соглашение, протоколы опроса лиц с их согласия и некоторые другие. Кроме того, в целях защиты интересов представляемого лица адвокат может обращаться вКонституционный Суд РФ по вопросу о соответствии закона, примененного или подлежащего применению в конкретном уголовном деле, Конституции РФ и в Европейский суд по правам человека в случае нарушения прав, предусмотренных Европейской конвенцией о защите прав человека и основных свобод, исчерпания всех внутригосударственных средств защиты и соблюдения иных условий приемлемости жалобы.

К некоторым из указанных выше документов закон предъявляет формальные требования, например, к ходатайству об исключении доказательств (ст. 235 УПК РФ), апелляционной (ст. 363 УПК РФ) и кассационной (ст. 375 УПК РФ) жалобам и т.д. К другим - закон формальных требований не предъявляет, но имеются неформальные, т.е. не закрепленные в каких-либо нормативно-правовых актах, но выработанные корпоративным профессиональным обычаем и (или) практикой правоприменения требования (например, к возражениям на жалобы по уголовному делу, замечаниям на протокол (ст. 260 УПК РФ), к ходатайствам о проведении следственных действий и т.п.).

Как показывает практика, исполнение требований к форме документов не вызывает особых сложностей у адвокатов, чего не скажешь о содержании, структуре документа и логике аргументации. Последнее напрямую связано с типом профессионального юридического мышления, которое характеризуется особой предметно-целевой направленностью и специфическими схемами рассуждений.

Традиционно принято выделять два принципиально разных типа юридического мышления:

1) романо-германский, где юридическое рассуждение и аргументация строятся на основе приложения известных норм закона к разнообразным фактам;

2) англосаксонский, где юридическое рассуждение и аргументация основаны на отыскании прецедента, наиболее соответствующего установленным фактам, а в случае его отсутствия, создание нового.

Юрист, действующий в системе романо-германского права, где соблюдается принцип первичности законодательства и вторичности судебной практики, мыслит дедуктивно, от общего к частному. Его задача - определить круг фактов, необходимых для решения дела, проанализировать их свойства; выбрать норму права, которая должна быть положена в основу рассматриваемого дела, и принять решение, связывающее норму права с конкретным случаем. Юрист рассчитывает прежде всего на законы, на их однозначный смысл, выявляемый при толковании, и гарантирует надежность применения норм справедливостью своих суждений и тонкостью своего анализа .

В современных условиях в России наблюдается сближение романогерманской и англосаксонской правовых систем, что непосредственно влияет и на развитие логики правового мышления. В частности, 5 мая 1998 г. Россия ратифицировала Европейскую конвенцию о защите прав и основных свобод, что повлекло за собой возможность обращения в международные органы судебной защиты - Европейский суд по правам человека - и признание правовых положений, выраженных в его решениях и постановлениях, частью правовой системы России . Кроме того, Конституционный Суд РФ в своих решениях использует ранее выработанные им самим и Европейским судом по правам человека правовые позиции , что также свидетельствует о необходимости использования в некоторых документах адвоката аргументации, используемой юристами англосаксонского типа юридического мышления.

Анализ романо-германского типа юридического мышления позволяет сделать некоторые выводы, на которых в дальнейшем будут построены рекомендации по использованию правил, приемов и средств юридической техники при работе российского адвоката по уголовным делам:

1. Название юридического документа должно буквально соответствовать названию, указанному в законе.

2. При аргументации необходимо излагать правовую норму целиком или необходимые ее части для обоснования своих выводов, а не просто делать ссылки на нее.

3. При изложении правовой нормы следует давать ее толкование, желательно официальное, для чего использовать правовые позиции Конституционного Суда РФ и Европейского суда по правам человека.

4. Логика рассуждения в юридическом документе должна строиться от фактов к норме. За описанием обстоятельств должна следовать норма, регулирующая данные правоотношения; аргументация, подтверждающая обоснованность ее применения; и предлагаемое решение.

5. При описании какого-либо обстоятельства следует ограничиваться лишь сведениями, которые должны использоваться для подтверждения возможности и необходимости использовать именно эту норму закона.

6. При аргументации должны использоваться только установленная законом или общепризнанная юридическая терминология. Поощряется использование юридических клише.

Помимо этого при подготовке юридического документа адвокату следует учитывать и иные обстоятельства. Во-первых, в соответствии со ст. 7 УПК РФ все решения государственных органов и должностных лиц по уголовному делу должны быть законными, обоснованными и мотивированными. Это предполагает фактическое и правовое обоснование принимаемых решений и "не допускает отказ судов и иных правоприменительных органов и должностных лиц от рассмотрения и оценки всех доводов заявлений, ходатайств или жалоб участников уголовного судопроизводства, а также мотивировки своих решений путем указания на конкретные, достаточные с точки зрения принципа разумности, основания, по которым эти доводы отвергаются рассматривающим соответствующее обращение органом или должностным лицом" .

Во-вторых, в соответствии со ст. 123 УПК РФ практически любое действие (бездействие) и решение государственного органа и должностного лица могут быть обжалованы в установленном порядке участниками уголовного судопроизводства и иными лицами.

Адвокаты должны использовать эти законодательные установления при составлении документов по уголовному делу. Указывая в документе наиболее полную, развернутую и убедительную аргументацию, адвокат облегчает принятие решения уполномоченным должностным лицом и одновременно с этим делает затруднительным отказ в удовлетворении притязаний. В случае, если такой отказ все же последовал, изложенная в документе адвоката аргументация позволит наиболее грамотно и убедительно доказать несостоятельность или необоснованность вынесенного решения.

Указанные правовые положения позволяют дать адвокатам некоторые рекомендации:

1) позиция или просьба, изложенная в документе, должна быть аргументирована, и чем больше аргументов приведено, тем сложнее отказать в его удовлетворении и легче отстоять при обжаловании;

2) составляя документ, адвокат должен "держать в голове" контраргументы процессуального противника и, опережая его, не позволять их использовать в решении путем дополнительной аргументации собственной позиции;

3) при составлении документа рекомендуется использовать "презумпцию отказа в его удовлетворении", которая означает, что на этапе разработки документа адвокат должен готовиться к обжалованию решения об отказе в его удовлетворении.

Используя указанные выше выводы и рекомендации, рассмотрим особенности применения правил, приемов и средств юридической техники к ходатайствам и заявлениям, составляемым адвокатами при работе по уголовным делам . Рассмотрение именно этих документов связано с тем, что они являются наиболее распространенными способами защитыинтересов доверителей по уголовному делу и потому представляют интерес.

Качественная подготовка документа предполагает следующие стадии:
1. Усвоение задачи.
2. Сбор материала и его анализ, в том числе на предмет:
а) возможной связи (корреспонденции) проверяемого документа с уже существующими;
б) достоверности содержащейся в документах информации (следует проверять правильность указания названий, организационно-правовых норм предприятий, должностей, фамилий, реквизитов).
3. Подготовка текста исполнителем, включая его редактирование.
а) текст печатается шрифтом 12 Times New Roman Cyr;
б) сохраняется на диск X в формате rtf;
в) имя файла начинается с входящего номера по системе ?Делопроизводство?, должно содержать наименование подразделения, из которого пришел запрос и фамилию исполнителя;
г) следует избегать сложных предложений и следить за тем, чтобы один абзац содержал одну законченную мысль;
д) отвечать следует на поставленные вопросы, проявляя при этом повышенную вежливость. Ответ должен быть понятен, четок и прост. Главное - не красивый ответ, а решение поставленной проблемы;
е) перед распечатыванием проверяется положение документа на странице;
ж) внизу страницы пишется Ф.И.О. исполнителя и номер телефона.
4. Считывание текста исполнителем. При этом проверяется:
а) соответствие содержания документа преследуемой цели, смысловая целостность и завершенность документа, внутренняя логическая и структурная взаимосвязь отдельных информационных блоков, последовательность изложения информации;
б) соответствие действующему законодательству;
в) грамматические и стилистические ошибки (падежи, времена, склонения, лица, пунктуация и др.);
г) фактические данные (даты, фамилии, телефоны, названия, номера, адреса, иные реквизиты, с учетом их актуальности и правильности написания и т.д., а также соответствие шапки содержанию);
д) соответствие документа особым требованиям и пожеланиям руководства к форме и к стилю изложения (форма обращения к адресату, реквизиты, порядок простановки дат и др.).
Сложные документы должны сопровождаться дополнительным прочтением другого специалиста отдела.
5. Подготовка чистового экземпляра и его визирование.
6. Согласование текста с начальником отдела (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.
7. Визирование заинтересованными подразделениями.
8. Обязательная тщательная проверка должностей, фамилий, реквизитов лиц.
9. Согласование текста с начальником департамента (прочтение и проверка правильности расставленных акцентов). При необходимости распечатка и визирование новой редакции.

Вопрос. 32. Требования, предъявляемые к юридическим документам, и последствия их несоблюдения.

Требования, предъявляемые к юридическим документам:

- наименование, реквизиты и т.п. юридического документа;

- правильное указание адресата, т.е. правильно определить орган, куда направляется документ, наименование должностного лица;

- четкая структура юридического документа. Так, приговор, судебное решение состоят из вводной, описательной, мотивировочной и резолютивной частей;

- логичность и последовательность изложения материала в тексте. Противоречивость текста является достаточно серьезной ошибкой, не только затрудняющей применение документа, но и приводящей к его оспариванию;

- этичность изложения материала. Юридический документ, в самом широком понимании этого слова, не должен содержать оскорбительных, унижающих человеческое достоинство слов и выражений. Использование резких, эмоциональных слов исключается. Для такого рода документов неприемлемы жаргонизмы, сленговые выражения и метафоры, недопустимо использование и уничижительных, льстивых, комплиментарных выражений;

- правильное использование юридической и иной терминологии. Несоблюдение формальных и неформальных требований может повлечь за собой различные последствия. Наиболее серьезным является признание Документа незаконным, недействительным. Существует два вида незаконных актов - ничтожные и оспоримые.

Абсолютно незаконные (ничтожные) акты признаются таковыми в силу прямого указания закона. Оспоримыми считаются акты, которые в момент принятия были действительными, но существуют основания, позволяющие признать эти акты незаконными. Оспаривание осуществляется в официальном порядке и заключается в поиске доказательств, позволяющих признать акт незаконным. Оспаривание может привести к отмене акта, а может оставить акт в силе. Наиболее часто используют такие способы оспаривания, как опротестование - принесение протеста на акты органов управления прокурорами и обжалование-реализация права граждан обжаловать в суд акт, нарушающий их права и свободы.

Приведенные формальные и неформальные требования, предъявляемые к юридическим документам, последствия их несоблюдения не носят абсолютного характера. К одним типам юридических документов они могут быть применены, к другим - не всегда. Поэтому следует опираться на собственный жизненный опыт, учитывать особенности конкретной ситуации и конкретного документа. Нет общеобязательных правил на все случаи жизни.