Письменная форма делового общения

Введение

Всевозможные документы, приказы, заявления, договоры, резюме охватывают все сферы существования нашего общества, регулируют его, выполняя огромное количество функций, начиная с организационной и заканчивая культурной. В современном мире письменная форма делового общения стала неотъемлемой частью жизни превалирующего большинства людей.

Исторически необходимость в существовании делового общения именно в письменной форме появилась, с одной стороны, из-за проблем доверия людей друг к другу и к собственной памяти (очевидно, что данная причина актуальна и в XXI веке), с другой же стороны, ввиду невозможности в большинстве случаев за краткий период времени организовать личную встречу из-за территориально больших расстояний, разделяющих участников делового общения.

Проблема несовершенства человеческой памяти, необходимость в неких гарантиях осуществления данного слова, обещания, договоренности на деле до сих пор делают письменное деловое общение невероятно важным, неотъемлемым и даже незаменимым аспектов жизни каждого человека, ведь данный инструмент не только обеспечивает коммуникации между индивидами, но и является частью такого явления как право, ведь те же законы, что обеспечивают нормальное функционирование общества, качество жизни каждого из нас, оформляются в виде особого типа документов: нормативной правовых актов и т.п.; то есть, в большинстве своём письменное деловое общение имеет юридическую силу (за неисполнение некого письменно оговоренного пункта человек может быть привлечен к юридической ответственности).

Учитывая важность и силу письменного делового общения, знания требований и правил, по которым оно производится необходимы каждому современному человеку.

Письменная форма делового общения

Письменная форма делового общения, имея некие общие особенности, также отличается разнообразием в видах своего проявления и применения.

Письменная речь является инструментом опосредованного общения. У нее свои правила и закономерности, отличающиеся от таковых в устной речи. Не сложно заметить, что письменная речь и лексически, и синтаксически более сложная, т.к. в ней передается словами то, что в устной речи передается с помощью паралингвистики. Поскольку письменная речь ориентирована на зрительное восприятие, очень важна структурная организация текста (деление на разделы, параграфы, абзацы и т.д.)

Официально-деловая письменная речь, формирующаяся по мере развития государства, появилась в связи с необходимостью закреплять документально правовые отношения юридических и частных лиц. В целом, документирование, итогом которого становится создание документа, имеет особое значение в деловом общении: в то время как устная договорённость может быть подвергнута сомнению или опровергнута, ссылка на договорённость, имеющую форму документа, обоснована юридически.

Согласно книге О.В. Бабенко и А.Ю. Ларионовой, основной целью существования деловой бумаги является задача однозначно и правильно передать информацию. Т.к. требования к составлению деловых бумаг во многом зависят от государства (создаются специальные документы, излагающие требования по оформлению, как например «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», использованная нами как основной первоисточник для создания данного реферата), авторы книги особенно подчеркивают, что при составлении официальной бумаги «важно знание и учёт особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований».

Общие и специальные функции

Любой документ выполняет несколько функций одновременно, что позволяет удовлетворять различные потребности делового общения. У документа есть общие и специальные функции.

Общие функции:

1. Социальная: социальная потребность является одной из причин возникновения документа.

2. Информационная: документ используется для сохранения информации.

3. Коммуникативная: документ как средство связи между отдельными элементами структуры общества.

4. Культурная: закрепляет и передает культурные традиции; в нем также отражаются этапы развития цивилизации.

Специальные функции:

· Управленческая: документ как инструмент управления. Существуют отчётные, плановые, организационно-распределительные документы.

· Правовая: документ как инструмент закрепления и изменения правоотношений в обществе. Пример: законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, которые временно приобретают правовую функцию.

· Исторического источника: документ как источник исторических сведений о развитии общества.

Структура и содержание документа

Документ имеет юридическую силу, обеспечивающуюся комплексом его реквизитов (обязательные элементы оформления документа). Основные (обязательные) реквизиты документа: наименование автора документа, адресат, подпись, дата и т.п.

Формулярдокумента составляют совокупность реквизитов и схема их расположения на бланке. Формуляр регламентируют принятые в той или стране стандарты. К примеру, если документ адресуется партнеру из зарубежных стран, то название организации-адресанта на иностранные языки не переводится, а печатается на бланке латинским шрифтом.

Официально-деловому стилю свойственны многочисленные речевые стандарты-клише. Во многих видах деловых документов имеются общепринятые формы расположения и изложения материала. В деловой практике часто используются готовые бланки для заполнения. Даже конверты надписываются в определенном порядке, что удобно и для пишущих, и для почтовых работников. Официально деловой стиль, несмотря на разнообразие жанров, различия в содержании, характеризуется рядом общих черт, наиболее важные из которых:

1) Компактное изложение, т.е. экономное использование языковых средств.

2) Нередкая обязанность формы, стандартное расположение (структурированность) материала, а также употребление клише, свойственных этому стилю.

3) Широкое использование специальной терминологии

4) Повествование как основной характер изложения

5) Прямой порядок слов в изложении

6) Почти полное отсутствие эмоциональной экспрессивности, выраженной через языковые средства

7) Практически полное отсутствие индивидуализации стиля

ОПРОС

По данной теме было проведено исследование в форме опроса (рассылка электронных сообщений через Яндекс.Почта). Респондентами являлись студенты 1 курса Рязанского государственного университета им. С. А. Есенина.

Были заданы вопросы:

1. Возникали ли у вас трудности при письменном деловом общении?

2. Как часто вы сталкивали с необходимостью ведения делового письменного общения?

3. Что вы считаете наиболее важным в письменном деловом общении?

Ответы распределились следующим образом:

Выводы

1. Деловое письменное общение является неотъемлемой частью жизни современного общества.

2. Письменная форма делового общения многофункциональна, но основное ее назначение заключается в хранении информации, опосредованной передачи ее на дальние расстояния и обеспечении гарантий осуществления письменно оговоренных обязательств сторон.

3. Письменная форма делового общения имеет множество проявлений: заявление, приказ, расписка, жалоба, договор, резюме и т.п.

4. Исходя из того, что письмо воспринимается зрительно, огромную роль при составлении деловой бумаги играют структурное расположение текстового содержания на листе, а также объем текста, шрифты и другие требования по оформлению, различающиеся в зависимости от функций документа. Так же необходимо помнить, что многие требования диктуются законодательством (количество оговоренных пунктов, обязательное содержание некоторых пунктов и т.д.). Так, например, договор купли-продажи жилого помещения считается недействительным, если в нем не оговорена цена, точное месторасположение здания/квартиры и некоторые другие нюансы.

5. Не менее важным, а, по мнению многих, даже самым важным, в деловой бумаге является ее смысловое содержание. Множество разнообразных требований предъявляется к словам, их многозначности и однозначности, эмоциональной окраске, стилевой однородности и многому другому. Так же особенно выделяют такие важные аспекты письма, как лаконичность, достоверность, отсутствие личностных оценок автора/составителя.

6. При составлении деловой бумаги нельзя забывать об орфографии, синтаксисе и пунктуации, которые обеспечивают не только читабельность текста, имидж составителя, но во многом и понятность идеи автора, ведь в русском языке существует огромное количество омонимов, омографов и омофонов, с учетом которых каждая буква и каждый знак несут порой решающее значение в передаче образов, понятий и идей на письме.

7. По результатам опроса видно, что у превалирующего большинства людей возникают трудности при письменном деловом общении.

8. Однако лишь некоторые непосредственно сталкиваются с необходимостью ведения письменного делового общения.

9. Результат опроса подтвердил нашу убежденность в том, что при составлении деловой бумаги все же наиболее важным требованием является однозначность слова.

Список литературы:

1.Бабенко О.В,, Ларионова А.Ю. «Деловые бумаги: составление, оформление, редактирование», 2002 г., Екатеринбург.

2.Ноам Хомский «Синтаксические структуры», 1962 г., Москва

3.«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003»

Введение

Всевозможные документы, приказы, заявления, договоры, резюме охватывают все сферы существования нашего общества, регулируют его, выполняя огромное количество функций, начиная с организационной и заканчивая культурной. В современном мире письменная форма делового общения стала неотъемлемой частью жизни превалирующего большинства людей.

Исторически необходимость в существовании делового общения именно в письменной форме появилась, с одной стороны, из-за проблем доверия людей друг к другу и к собственной памяти (очевидно, что данная причина актуальна и в XXI веке), с другой же стороны, ввиду невозможности в большинстве случаев за краткий период времени организовать личную встречу из-за территориально больших расстояний, разделяющих участников делового общения.

Проблема несовершенства человеческой памяти, необходимость в неких гарантиях осуществления данного слова, обещания, договоренности на деле до сих пор делают письменное деловое общение невероятно важным, неотъемлемым и даже незаменимым аспектов жизни каждого человека, ведь данный инструмент не только обеспечивает коммуникации между индивидами, но и является частью такого явления как право, ведь те же законы, что обеспечивают нормальное функционирование общества, качество жизни каждого из нас, оформляются в виде особого типа документов: нормативной правовых актов и т.п.; то есть, в большинстве своём письменное деловое общение имеет юридическую силу (за неисполнение некого письменно оговоренного пункта человек может быть привлечен к юридической ответственности).

Учитывая важность и силу письменного делового общения, знания требований и правил, по которым оно производится необходимы каждому современному человеку.

Письменная форма делового общения

Письменная форма делового общения, имея некие общие особенности, также отличается разнообразием в видах своего проявления и применения.

Письменная речь является инструментом опосредованного общения. У нее свои правила и закономерности, отличающиеся от таковых в устной речи. Не сложно заметить, что письменная речь и лексически, и синтаксически более сложная, т.к. в ней передается словами то, что в устной речи передается с помощью паралингвистики. Поскольку письменная речь ориентирована на зрительное восприятие, очень важна структурная организация текста (деление на разделы, параграфы, абзацы и т.д.)

Официально-деловая письменная речь, формирующаяся по мере развития государства, появилась в связи с необходимостью закреплять документально правовые отношения юридических и частных лиц. В целом, документирование, итогом которого становится создание документа, имеет особое значение в деловом общении: в то время как устная договорённость может быть подвергнута сомнению или опровергнута, ссылка на договорённость, имеющую форму документа, обоснована юридически.

Согласно книге О.В. Бабенко и А.Ю. Ларионовой, основной целью существования деловой бумаги является задача однозначно и правильно передать информацию. Т.к. требования к составлению деловых бумаг во многом зависят от государства (создаются специальные документы, излагающие требования по оформлению, как например «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», использованная нами как основной первоисточник для создания данного реферата), авторы книги особенно подчеркивают, что при составлении официальной бумаги «важно знание и учёт особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований».