Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)

Нередко в кадровых службах практикуют запыление анкеты, автобиографии, листка по учету кадров и т.д. Трудовым законодательством не предусмотрено оформление таких документов. Поэтому, на наш взгляд, требовать их заполнения от работников в обязательном порядке не следует. Однако можно закрепить оформление анкет в локальных нормативных актах компании и предлагать работнику их заполнение в добровольном порядке.

Кроме того, в такую анкету можно включить запрос о том, не является ли работник инвалидом и не относится ли к иным льготным категориям граждан. Согласно законодательству работник не обязан сообщать работодателю о своей инвалидности, иных льготах, но следует предупредить работника, что при сокрытии этого работодатель не сможет предоставить ему льготы, предусмотренные работодателем.

Также в анкету можно включить вопрос, не является ли работник бывшим госслужащим. Ведь для этой категории предусмотрены дополнительные правила при приеме на работу (см. Шаг). Также для удобства в анкету можно включить согласие на обработку персональных данных работника (см. Шаг).

ПРИМЕР 1

См. отдельный файл

Шаг 5. Ознакомление работника с локальными нормативными актами

Ст. 68 ТК РФ обязывает работодателя ознакомить работника с локальными нормативными актами, под роспись до подписания трудового договора. Прежде всего, работника знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, и коллективным договором (при наличии), с положением об оплате труда и другими локальными актами, которые непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

Например, если работник буде ездить в командировки, то его необходимо ознакомить с Положением о командировках, если у него будет разъездной характер работы - с Положением о разъездном характере работы и так далее. Также необходимо ознакомить работника под роспись с его должностной инструкцией по охране труда. Роспись работника в ознакомлении с локальным нормативным актом может быть оформлена по-разному. Приведем примеры оформления.

ПРИМЕР 2

Примеры подписи работника об ознакомлении с ЛНА

1) Роспись работника в специальном журнале ознакомлена с локальными нормативными актами

ЖУРНАЛ

ознакомления работников

с локальными нормативными актами

N п/п	Наименование локального нормативного документа	Дата и N документа	Ф.И.О. работника	Должность, структурное подразделение	Дата ознакомления	Подпись работника
	Должностная инструкция	№ 5 от 06.03.2015	Мухин Александр Петрович	Охранник	15.03.2016	Мухин
	…

2) Роспись в листе ознакомления с локальным нормативным актом

	Лист ознакомления с должностной инструкцией Охранника №5 от 06.03.2015

№	ФИО	Дата	Подпись
…
	Мухин Александр Петрович	15.03.2016	Мухин
…

3) Роспись непосредственно в должностной инструкции

Должностная инструкция специалиста внутреннего контроля

…

4. Ответственность работника.

…

Разработал: Начальник службы охраны Мучнов Мучнов А.А.

Ознакомлен: Мухин Александр Петрович Мухин 15.03.2016

4) Роспись в трудовом договоре до его подписания

Трудовой договор № 5/17

г. Москва 15.03.2016

….

5.7. Настоящий трудовой договор составлен в 2 (двух) экземплярах: один экземпляр хранится у Работодателя, другой - у Работника.

…

Ознакомлен(а) с локальными нормативными актами:

Правила внутреннего трудового распорядка от 03.03.2015;

Положение об оплате труда от 05.03.2015;

Должностная инструкция охранника от 06.03.2015;

…

Мухин Мухин А.П. 15.03.2016

Оформление документов при приеме на работе

Шаг 5. Заключение трудового договора

Основным документом, подтверждающим трудовые отношения являете трудовой договор. Обращаем внимание, что действующее трудовое законодательство не предусматривает оформление заявления о приеме на работу. И, хотя некоторые компании продолжают использовать этот документ при приеме на работу, требовать от работника писать заявление работодатель не вправе.

Трудовой договор оформляется в письменном виде на русском языке в двух экземплярах, при этом один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. То факт, что работник получил свой экземпляр в случае спора необходимо будет доказать, поэтому включите в конце трудового договора строчку:

«Экземпляр трудового договора получил (а), подпись, ФИО, дата».

Трудовой договор подписывает генеральный директор (директор компании) или уполномоченное лицо (по доверенности) и работник.

Если по каким-то причинам компания не заключила с работником трудовой договор до начала работы, то это следите сделать не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 67 ТК РФ).

Трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия ( ч.1 ст. 57 ТК РФ). Приведем пример турового договора (обязательные условия выделены цветом, сведения выделены жирным курсивом).

ПРИМЕР 3

Пример оформления трудового договора

(см. отдельный файл)

Кроме обязательных сведений и обязательных условий трудовой договор может включать и дополнительные условия (ч.2 ст. 57 ТК РФ), например такие, как указаны в примере (выделены курсивом). В трудовой договор также можно добавить права и обязанности работника и работодателя, установленные ТК РФ, нормы относительно дисциплины, поощрений и прочее. Важно только, чтобы эти положения трудового договора не противоречили ТК РФ. Но если нормы трудового законодательства не будут включены в трудовой договор, они все равно будут распространяться как на работника, так и на работодателя.

Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)

Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (продавцы, кассиры, кладовщики, прорабы, экспедиторы и так далее), то с ними следует заключить договор о материальной ответственности (далее – «договор о МО»), иначе в случае обнаружения недостачи их не получиться привлечь их к материальной ответственности и взыскать ущерб.

Но законодательство предусматривает два ограничения при заключении договоров о МО. Первое ограничение: с работниками, достигшими 18 лет заключить такой договор нельзя (ст.244 ТК). Второе ограничение: заключить договор о МО можно только с работниками, которые занимают должности или выполняют работы, указанные в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 N 85[1].

Если должность работника совпадает с перечнем должностей в этом постановлении, то с ними можно заключать договоры. Но как быть, если организация небольшая, и главный бухгалтер выполняет обязанности кассира, а секретарь обязанности кладовщика? Тогда можно обратиться ко второй части перечня. Если работник выполняет указанные там работы, то с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности: прием платежей, расчет при продаже товаров, прием и хранение материальных ценностей, прием грузов и так далее. Только обязательно проверьте, чтобы данные работы были отражены в трудовом договоре или в должностной инструкции работника.

Типовые формы договоров об индивидуальной и коллективной ответственности приводятся в Постановлении Минтруда №85, их можем дополнять их и приспосабливать под особенности компании.

Обратите внимание

В любом случае Договор обязательно должен содержать:

наименование работодателя и персональные данные работника,

должность работника, указание на работы, производимые с материальными ценностями,

согласие работника на принятие полной материальной ответственности,

его обязанности в связи с этим и обязанности работодателя,

дату заключения договора, подписи сторон, печать организации.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме работника на работу. Такой приказ оформляется по унифицированной форме N Т-1 или N Т-1а (утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) или по собственной форме, разработанной компанией (ст. 9 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Приказ должен соответствовать не только трудовому договору, но и другим документам компании. Например, сведения о подразделения, должности, оплате труда должны соответствовать штатному расписанию.

Если трудовой договор срочный, то в приказе необходимо проставить дату окончания трудового договора – последний день работы работника. Если работник принят вместо отсутствующего работника, то необходимо указать не только ФИО отсутствующего работника, но и причину отсутствия. Приказ подписывает руководитель компании или уполномоченное по доверенности лицо. Работник знакомиться с приказом под роспись. Приведем пример приказа

ПРИМЕР 4

Пример приказа о приеме на работу

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1

		Код
	Форма по ОКУД
Общество с ограниченной ответственностью "Территория Интернета" (ООО "ГВАРД")	по ОКПО	12345678