Трудовой потенциал организации зависит от качественного подбора и эффективного использования трудовых ресурсов.
Рассматривая набор и отбор кадров в ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы, как одного из важных составляющих трудового потенциала организации, следует отметить, что у магазина существуют определенные критерии отбора персонала.
Набором служащих для организации занимается один из менеджеров по продажам.
Критерии отбора персонала в ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы:
1. Образование (не ниже среднего);
2. Коммуникативность, культура речи;
3. Психологическая уравновешенность;
4. Умение принимать решения в экстремальных ситуациях;
5. Знание необходимых нормативных документов, регламентирующих деятельность общества с ограниченной ответственностью;
6. Опыт работы (работодатели часто отождествляют опыт с возможностями работника; одним из способов измерения опыта работы является установление рейтинга трудового стажа);
7. Физические, медицинские характеристики;
8. Не конфликтность, умение общаться с людьми;
9. Знание нормативных документов, регламентирующих деятельность магазина.
На предварительном этапе отбора на основе профессиограммы происходит первичное выявление кандидатов, способных выполнять требуемые функции, максимальное сужение круга претендентов и формирование из них резерва, с которым и проводится в дальнейшем более тщательная работа. Ее задачей является всесторонняя оценка кандидата, ориентирующаяся не на отдельные черты, а на свойства личности в целом. Проверка претендента проводится с помощью обстоятельного анализа документов, общих и целевых собеседований, тестирования и ряда других методов.
Первичное выявление происходит путем анализа документов кандидатов (анкет, резюме, которые направляют множеству работодателей в надежде на отклик, характеристик, рекомендаций) на предмет их соответствия требованиям к будущим сотрудникам.
Для облегчения анализа всем претендентам целесообразно предлагать стандартный бланк заявления, включающий сведения о фамилии, возрасте, образовании, опыте работы, специальные пункты. Заявление может быть совмещено с анкетой, содержащей вопросы о предыдущей работе, заработной плате, причинах увольнения, интересах. А также об опыте предпринимательства, преподавания, научной деятельности, участия в общественных организациях, наградах, почетных званиях, публикациях, а также лицах, которые могут что-то сообщить о претенденте.
В результате делается вывод о целесообразности личной встречи с претендентом, чем и пользуется работодатель. Приглашение, обычно, делается предварительно по телефону, но обязательно подтверждается письменно.
Результаты ознакомительного собеседования позволяют работодателю отсеять сразу же до 80-90% кандидатов. А для оставшихся выбирают наиболее подходящие способы дальнейшей проверки и изучения психологических и профессиональных качеств с целью установления их пригодности для выдвижения на соответствующую работу и выполнения должностных обязанностей.
Решение при отборе обычно состоит из нескольких ступеней, которые следует пройти заявителям. На каждой ступени часть заявителей отсеивается, или же они сами отказываются, принимая другие предложения.
1. Предварительная беседа по отбору, на основе которой происходит отсев кандидатов, явно не подходящих по документальным и личностным основаниям.
2. Беседа по найму. Такое собеседование позволит выявить некоторые особенности личности претендента (коммуникабельность, конфликтность и т.д.).
3. Медицинский осмотр (проверка наличия справки и ее подлинности).
Таблица 10.
Использование различных методов отбора для оценки качеств кандидатов в ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы
| Качества | Сведения о кандидате | Собеседование | Проверка мед. справок | Наличие профильного образования |
| Интеллект | + | + | ||
| Образование | + | + | ||
| Профессиональный опыт | + | + | ||
| Состояние здоровья | + | + | ||
| Личностные характеристики | + | |||
| Коммуникативные качества | + | |||
| Наличие противопоказаний к работе | + | + | ||
| Моральные качества (честность, трудовая этика,) | + |
ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы реализует все ступени и это требует много времени и больших затрат. Так как слабая процедура отбора приведет к тому, что потом потратит большие средства на обучение и переобучение персонала.
Ошибками в деле организации отбора кадров считаются недостаток в нем системности, отсутствие надежного перечня требуемых от претендента качеств; ложная интерпретация внешности кандидата и его ответов на поставленные вопросы, умения красиво говорить; ориентация на формальные заслуги; суждение о человеке по одному из качеств; нетерпимость к негативным чертам, которые есть у всех; отсутствие тестовой системы, недостаточный учет отрицательной информации.
В результате анализа системы отбора персонала были выявлены следующие недостатки:
1. Организация не работает с частными агентствами по подбору персонала или с государственными агентствами занятости. Не смотря на то, что, частные агентства обеспечивают достаточно высокое качество кандидатов, их соответствие требованиям клиента и, тем самым, значительно облегчают дальнейший процесс отбора. Политикой компании не предусматривается использование платных услуг по подбору персоналу.
2. Конкурс резюме проводит не специалист по персоналу, а человек, у которого нет четких должностных инструкций и заявке на подбор сотрудников. Таким образом, он располагает минимальной информацией. Эффективность и качество работы. В организации сложился очень субъективный процесс отбора персонала: не имея разработанного портрета идеального работника, специалист по кадрам ориентируется на свое представление о будущем работнике.
3. Не разработаны положения и инструкции, регламентирующие работу в области отбора кадров.
4. Отсутствует положения о системе отбора персонала.
Рассматривая систему управления персоналом в магазине, было проведено исследование методом анкетирования. В качестве респондентов рассматривались сотрудники организации в количестве 40 человек. Анкетный опрос проводился анонимно, при этом сообщалась цель исследования.
Основную часть сотрудников (70 %) представляли собой сотрудники, имеющие возраст 25-40 лет. В ходе проведения массового опроса, на вопрос, считаете ли сотрудников Вашей организации высококвалифицированными специалистами, большинство сотрудников ответили, дали отрицательный ответ 71 % (рис. 4).
Рисунок 4 - Оценка сотрудниками ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы своих коллег по профессиональному уровню
В качестве причин отрицательного ответа на вопрос, были названы отсутствие профильного образования 46% , склонны к конфликтности 40%, недостаточно правильная постановка задач - 11% (рис. 5).
Рисунок 5 - Причины неудовлетворенности профессиональными отношениями между сотрудниками ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы
Количественный состав магазина подразделяется на категории: по половому признаку (на мужчин и женщин). Качественный состав в свою очередь подразделяется на сотрудников с высшим профессиональным, средним специальным и средним образованием, а также включает в себя опыт работы, повышение квалификации сотрудниками. В магазине преобладает больше мужчин - в 2011 году 30 сотрудников мужского пола, в 2012 году – 37. Женский состав в 2011 году составлял 9 человек и 8 - в 2012 году.
Преобладание мужского пола в организации обусловлено физическим и техническим трудом. Рассматривая мотивацию, как важнейший элемент в деятельности персонала, большинство сотрудников говорят о том, что в организации должно сочетаться нематериальное и материальное стимулирование (68 %). Так же многие сотрудники придерживаются мнения, что в организации должно первоочередным быть материальное поощрение (27 %). И лишь не большая часть сотрудников (5%) считает, что основным источником удовлетворения может стать нематериальное стимулирование (рис. 6).
Рисунок 6 - Наиболее предпочтительное стимулирование сотрудников ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы
На сегодняшний момент в организации система поощрения носит корпоративный характер, которая, по мнению сотрудников, не достаточно хорошо стимулирует деятельность сотрудников. Многие сотрудники (61%) придерживаются, того, что наиболее эффективным способом стимулирования индивидуальные поощрения конкретному сотруднику (рис.7). Возможно, данный подход объясняется тем, что в организации будет наиболее высокое стремление к деятельности и заинтересованность в работе.
Рисунок 7 - Наиболее эффективная система поощрения в организации
На сегодняшний момент мотивационная система играет большую роль для каждой организации. Такого же мнения придерживаются и сотрудники ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы. Большинство сотрудников организации – 54 % считают, что с помощью мотивации повысили бы результаты работы для организации (рис. 8).
Рисунок 8 - Влияние мотивационной системы на сотрудника
Если рассматривать организационную эффективность ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы, то можно сделать вывод, что корпоративная культура не достаточно развита. Сотрудники малообщительны, поскольку отсутствуют темы для бесед. В качестве повышения корпоративной культуры и профессионального роста 63 % опрошенных сотрудников предложили проводить различные обучающие семинары, командировки, профильное обучение и повышение квалификации за счет организации. Остальные 37% опрошенных работников заявили о желании посещать спортивные мероприятия.
Рисунок 9 - Проведение массовых мероприятий
Данное обстоятельство характеризуется, тем, что в учреждении редко проводятся праздники массового характера (рис.9).
Что касается существующей системы взаимодействия между сотрудниками, то здесь работники организации удовлетворены, но предложили бы и новые пути совершенствования и доработки. В качестве предложений сотрудники вынесли повышения уровня корпоративной культуры, то есть четкое распределение функциональных обязанностей для каждого сотрудника.
В связи с недостаточной системой качественного подбора персонала, в ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы существует временные потери сотрудниками.
Для того чтобы выявить временные потери в организации, нужно провести анализ организации и обслуживании рабочего места сотрудника. Поскольку, именно от оснащенности оборудованием зависит финансово-экономическая деятельность, которая выражается комфортной обстановкой как для клиента, так и для сотрудника фирмы.
Рассмотрим организацию и обслуживание рабочих мест ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы.
Таблица 11.
Обслуживание рабочего места менеджера по продажам
| № п/п | Функции обслуживания | Содержание обслуживания | Исполнитель | Затраты времени, мин |
| 1. | Получение товаров и документации, открытие магазина | Получение товара накладных | Администратор | |
| 2. | Занесение нового товара в базу данных | Указание ценовой характеристики и марки товара | Менеджер по продажам | |
| 3. | Обновление ассортиментного ряда | Обновление витрины и расклейка цен на товар | Менеджер по продажам | До полного обновления витрины занимает 90 мин |
| 4. | Контроль за сроками годности продукции | Просмотр даты поступления товара; если товар не годен для продажи, то проходит списание товара | Менеджер по продажам | 20 - 30 |
| 5. | Контроль за соблюдением порядка продавцами | Наблюдение за речью продавцов при разговоре с покупателями | Администратор | 6 часов |
| Сдача денег и закрытие магазина | Заполнение кассовой книги и сдача денег в бухгалтерию | Продавец – кассир и администратор | 60 мин | |
| 7. | Сбой оборудования | Выключение света или поломка кассового аппарата, замена катушки чеков | Администратор | 1 раз в месяц |
Анализ обслуживания рабочего места ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы показал, что большее количество времени занимает получение товара, обновление ассортиментного ряда продукции и сдача денег. Приблизительно, один раз в месяц, могут случаться технические издержки, которые частично приводят к остановки рабочего процесса до полного устранения проблемы. Организация рабочего места представляет собой систему мероприятий по его оснащению и размещению средств и предметов в определенном порядке. Организация обслуживания рабочего места означает его обеспечение средствами, предметами труда и услугами, необходимыми для осуществления трудового процесса.
В состав оснащения рабочего места оборудованием входит компьютер, витрины для товарного ассортимента, зеркала, рабочий стол и прилавок, то есть то оборудование, которое делает труд работников магазина качественным и оперативным.
Однако, в организации существуют потери рабочего времени, которые существенного влияют на эффективность рабочего процесса.
С целью выявления потерь рабочего времени и его рационального использования необходимо изучать возможные его потери и способы их устранения. Существуют как целодневные, так и внутрисменные потери рабочего времени. Их изучение возможно при проведении хронометража и фотографии рабочего времени, а так же на основе данных табельного учета. Рассмотрим потери времени ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы с помощью фотографии рабочего дня продавца-консультанта
Фотографией рабочего времени называется изучение затрат рабочего времени или времени использования оборудования на протяжении рабочей смены или ее части с помощью детальной фиксации данных, характеризующих их продолжительность и структуру. Цель этого изучения - выявить фактическое состояние и вскрыть потери при существующих организационно-технических условиях выполнения работы с тем, чтобы спроектировать рациональные условия, устранить или максимально сократить потери рабочего времени и улучшить работу.
Если основным назначением фотографии является выявление потерь рабочего времени и простоев оборудования, то она должна проводиться без предварительного вмешательства в существующую организацию труда и обслуживание рабочего места или оборудования. Для более качественного проведения наблюдения необходимо предварительное изучение недостатков организации труда и обслуживания рабочего места или оборудования.
Основные цели проведения фотографии:
1. Выявление недостатков в организации труда и производства, приводящих к прямым потерям и нерациональным затратам рабочего времени, а также к простоям оборудования, и разработка организационно-технических мероприятий по устранению выявленных недостатков;
2. Изучение, обобщение и распространение передового производственного опыта по использованию рабочего времени;
3. Установление норм обслуживания и нормативов численности рабочих;
4. Получение исходных данных для разработки нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, времени на отдых и личные надобности, определения оперативного времени на ручные работы в единичном и мелкосерийном производствах;
5. Выявление причин невыполнения и значительного перевыполнения норм выработки отдельными рабочими.
Таблица 12.
Фотография рабочего дня менеджера по продажам
| № п/п | Наименование затрат рабочего времени | Продолжительность, мин. | Индекс |
| Пришел на работу | ПЗ | ||
| Приемка товара | ОП | ||
| Занесение нового товара в базу компьютера | ОП | ||
| Подготовка рабочего места | ОМ | ||
| Включение витринного оборудования | ОМ | ||
| Введение данных в компьютер | ОМ | ||
| Приступил к работе | ОП | ||
| Обслуживание клиентов | ОП | ||
| Отрыв от работы по личным надобностям | ОЛН | ||
| Разговор по телефону | ПР | ||
| Обслуживание клиентов | ОП | ||
| Обновление витринного ряда | ПО | ||
| Обслуживание клиентов | ОП | ||
| Отрыв по работы по личным надобностям | ОЛН | ||
| Обслуживание клиентов | ОП | ||
| Обед | ОЛН | ||
| Приступил к работе | ОП | ||
| Обслуживание покупателей | ОП | ||
| Принесение товара для витрины | ПО | ||
| Обслуживание покупателей | ОП | ||
| Тестирование товарного оборудования на работоспособность | ОМ | ||
| Уход домой | |||
| Итого: |
Для того, чтобы узнать рационально ли используется рабочее время менеджером по продажам в ИП Ибрагимов Маис Бахаддин Оглы, рассмотрим его баланс.
Таблица 13.
Баланс затрат рабочего времени менеджера по продажам
| № п/п | Категория затрат | Индекс | Сумма фактических затрат, мин |
| Подготовительно - заключительное время | ПЗ | ||
| Время оперативной работы | ОП | ||
| Время на отдых и личные надобности | ОЛН | ||
| 4. | Время нарушения трудовой дисциплины | ПР | |
| 5. | Время остановки работы по организационно техническим причинам | ПО | |
| 6. | Время обслуживание места | ОМ | |
| Итого: |
Индексы фотографии рабочего дня
ПЗ - подготовительно-заключительное время;
ОП - оперативное время;
ОМ - время обслуживания рабочего места;
ПН - потери (перерывы) организационно-технического характера, зависящие от неполадок на производстве;
ПР - потери времени, зависящие от рабочего;
ПЛ -потери времени на личные нужды и отдых.
ОЛН – отрыв от работы по личным надобностям
По таблицам можно сделать следующие выводы:
Время оперативной работы равно 287 минут из 480 минут рабочей смены.
Время обслуживания места занимает 52 минуты, значит, сотрудник работает не оперативно.
Время на отдых и личные надобности занимает 67 минут 60 из них время обеденного перерыва. В рабочее время прослеживалось нарушение трудовой дисциплины, на которую было затрачено 37 минут. Время остановки работы по техническим причинам составляет 43 минуты.
Время не запланированных перерывов составляет 37 минут (разговор по телефону и остановки в работе по организационно техническим причинам), что составляет 17 % потери от времени рабочей смены (8 часов).
Рассчитаем коэффициент использования рабочего времени, он находится по следующей формуле:
Кисп. = (ОП + ПЗ + ОМ + ОЛН) / время рабочей смены * 100%
Кисп. = (287+ 3 + 42 + 67) / 480 * 100% = 83 %
Коэффициент потерь рабочего времени находится по следующей формуле:
Кпотерь = (ПО + ПР) / время рабочей смены * 100%
Кпотерь = (38+15+17) / 480 * 100% = 17 %
Коэффициент использования рабочего времени составляет 87%, а коэффициент его потерь - 17 % это можно сделать следующий вывод, что 70 минут от рабочего времени использованы не рационально.
Анализируя деятельность организации, следует отметить, что в организации прослеживаются отрицательные тенденции в области использования временных ресурсов сотрудников организации. Причинами потерь рабочего времени, заключается в недостаточном профессионализме специалистов, отсутствии сплоченного коллектива, низкий уровень мотивационного стимулирования. На ряду с перечисленными потерями, следует предложить мероприятия по устранению затрат временных ресурсов.