Организация хранения документов по кадрам (личному составу)

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Организацию архивного хранения документов по личному составу и прочих кадровых документов в контексте Федерального закона № 125-ФЗ следует рассматривать как комплекс мероприятий, направленных на создание и поддержание условий, обеспечивающих наиболее эффективное управление указанными документами (документированной информацией) в процессе их временного или постоянного нахождения в архиве.

Последнее, в свою очередь, предполагает хранение (прием и размещение) документов в архиве, последующее комплектование архива новыми документами, учет документов, состоящих на хранении, а также использование документов (их выдачу во временное пользование с последующим возвратом в места хранения) в процессе хранения. Содержание повседневной работы по организации архивного хранения документов по кадрам (личному составу) представлено на рис.1.

Организация хранения документов по кадрам (личному составу) - student2.ru

Постоянное хранение документов, относящихся к архивному фонду, осуществляется без определения срока, т.е. бессрочно.

В свою очередь, временное хранение архивных документов предполагает их хранение до уничтожения в течение сроков, установленных соответствующими нормативно-правовыми актами (например, типовыми и (или) примерными перечнями документов, образующимися в процессе той или иной деятельности, с указанием предельных сроков их хранения).

При этом временное хранение документов, относящихся к архивному фонду, предусматривает их хранение до передачи на постоянное хранение в государственных органах, органах местного самоуправления, на государственных и муниципальных предприятиях (организациях, учреждениях), в территориальных органах федеральных органов государственной власти и федеральных предприятиях (организациях, учреждениях), а также у собственников указанных документов (соответствующих юридических и физических лиц, в том числе негосударственных предприятий, общественных организаций и отдельных граждан) в порядке, установленном ст. 20 и 21 Федерального закона № 125-ФЗ. Срок временного хранения документов но личному составу составляет 75 лет.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения. На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя. Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью. Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов. Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией. Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Номер статьи Вид документа Срок хранения документов Примечание
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами Постоянно  
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров 5 лет ЭПК  
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 лет  
Записки, заменяющие приказы по личному составу 75 лет ЭПК О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 лет
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и другое):    
  а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания Постоянно  
  б) работников 75 лет ЭПК  
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК  
Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет ЭПК  
Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК  
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и другое) лиц, не принятых на работу 1 год  
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования Невостребованные - не менее 50 лет
Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и другое), не вошедшие в состав личных дел 5 лет  
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность Постоянно  
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел 75 лет ЭПК  
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности 3 года  
Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей 3 года  
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет 15 лет При отсутствии приказов - 50 лет
Список (штатно - списочный состав) работников Постоянно  
Списки:   При отсутствии лицевых счетов - 50 лет
  а) членов руководящих и исполнительных органов организации Постоянно  
  б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий Постоянно  
  в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий Постоянно  
  г) работников 75 лет  
  д) прошедших аттестацию 5 лет  
  е) военнообязанных 3 года  
  ж) кандидатов на выдвижение по должности 5 лет  
  з) получающих персональные ставки, оклады 10 лет  
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года  
Переписка об оформлении командировок 5 лет Для заграничных командировок - 10 лет ЭПК
Переписка об учете призыва и отсрочки от призыва военнообязанных 3 года  
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет При отсутствии приказов - 50 лет ЭПК
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 лет  
Графики предоставления отпусков 1 год  
Карточки, указатели к приказам по личному составу 75 лет  
Книги, журналы, карточки учета:   После увольнения
  а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников 75 лет  
  б) работников, направленных в командировки 5 лет  
  в) военнообязанных 3 года  
  г) отпусков 3 года  
  д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений 75 лет  
  е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним 50 лет  
  ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы 3 года  
  з) выдачи командировочных удостоверений 5 лет  

Наши рекомендации