Сотруднику, принятому на работу не с начала года

Если налогоплательщик работает у вас не с начала года, то при предоставлении ему "детского" вычета нужно учитывать доход, полученный им в этом году у прежнего работодателя. Для этого сотрудник должен подать вам справку о полученных доходах, выданную ему прежним налоговым агентом в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ (п. 3 ст. 218). Только на основании информации о доходах, полученных вашим сотрудником в текущем году на прежнем месте работы, можно будет определить, в какой момент его доходы, к которым применяется вычет, превысят установленное пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ ограничение и работник утратит право на вычет (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Например, водитель организации "Альфа" К.В. Семенов принят на работу 1 июля. До этого он работал в организации "Бета", и его доход с января по июнь включительно составил 300 000 руб. За июль организация "Альфа" выплатила ему доход в размере 40 000 руб., а за август - 50 000 руб.

У К.В. Семенова есть ребенок шести лет. Организация "Альфа" вправе предоставить ему в июле стандартный вычет на ребенка (340 000 руб. < 350 000 руб.). В августе налогоплательщик утратит право на вычет, поскольку его доходы, к которым может быть применен в том числе стандартный вычет на ребенка, исчисленные нарастающим итогом с начала налогового периода, превысят установленное пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ ограничение в 350 000 руб.

Если налогоплательщик устроился на работу впервые или долгое время не работал и не получал доходов, то ему можно предоставить стандартный вычет с момента начала работы без представления сведений о доходах физических лиц (Письма ФНС России от 30.07.2009 N 3-5-04/1133@, УФНС России по г. Москве от 13.02.2009 N 20-15/3/013260@). Как отмечает в своем Письме ФНС России, в данном случае право на вычет может быть подтверждено трудовой книжкой и письменной объяснительной запиской работника.

От себя отметим, что объяснения налогоплательщика относительно отсутствия места работы до приема на работу могут содержаться и в заявлении на вычет.

Судебные инстанции также указывают, что вычет по новому месту работы предоставляется без справки о доходах, если работник ранее нигде не работал и не получал доходов (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 14.04.2010 N А32-19847/2008-33/333, от 29.04.2009 N А32-16310/2008-63/236 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 25.08.2009 N ВАС-10177/09), ФАС Московского округа от 17.03.2009 N КА-А40/1343-09, ФАС Северо-Западного округа от 30.10.2008 N А56-2606/2008).

Зачастую судьи не поддерживали налоговиков, поскольку они не могли доказать, что у работников было другое место работы и доходы от нее превысили предел, установленный для получения вычета. Вместе с тем во многих ситуациях суды признают неправомерным предоставление стандартных вычетов работникам, которые работают не с первого месяца налогового периода, при отсутствии справок о доходах (Постановления ФАС Уральского округа от 11.11.2009 N Ф09-8703/09-С2, ФАС Поволжского округа от 09.10.2008 N А12-55/08).

Правоприменительную практику по вопросу предоставления стандартного вычета работнику, который трудится не с начала года, без представления сведений о доходах физических лиц от предыдущего работодателя см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Вычет сотруднику, который в течение года не состоял в трудовых отношениях с другим работодателем, следует начать предоставлять с месяца поступления его на работу и только в отношении доходов, полученных у вас. Такие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-05/8-154. Финансовое ведомство уточняет, что если до поступления на работу сотрудник получал доходы, облагаемые по ставке 13%, то применить к ним вычет можно будет по окончании налогового периода. Для этого налогоплательщик должен представить в инспекцию налоговую декларацию и документы, подтверждающие его право на вычет.

Например, А.С. Макаров принят на работу в ООО "Бета" с 3 октября. С 1 января по 3 октября А.С. Макаров не работал, что подтверждается его трудовой книжкой и заявлением, в котором указан период, в течение которого он не работал. За период октябрь - декабрь он получал заработную плату в размере 45 000 руб. в месяц.

Кроме того, в течение года он получал доход от сдачи личного имущества (квартиры) в аренду в размере 30 000 руб. в месяц.

У А.С. Макарова есть один ребенок в возрасте пяти лет.

Таким образом, ООО "Бета" в соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ предоставит работнику с октября по декабрь стандартный вычет в размере 4200 руб. (1400 руб. x 3).

Доход А.С. Макарова у работодателя в текущем году не превысил установленного предела в 350 000 руб. и составил 135 000 руб. (45 000 руб. x 3). Следовательно, он имеет право при декларировании доходов от сдачи квартиры в аренду дозаявить стандартный вычет на ребенка.

Чтобы определить, за какие месяцы А.С. Макаров имеет право на стандартный вычет на ребенка, необходимо определить момент достижения совокупного дохода 350 000 руб. с учетом 135 000 руб., по которым уже получен вычет.

Месяц	Совокупный доход с начала года с учетом сумм, с которых уже получен вычет (руб.)
Январь	165 000 (135 000 + 30 000)
Февраль	195 000 (165 000 + 30 000)
Март	225 000 (195 000 + 30 000)
Апрель	255 000 (225 000 + 30 000)
Май	285 000 (255 000 + 30 000)
Июнь	315 000 (285 000 + 30 000)
Июль	345 000 (315 000 + 30 000)
Август	375 000 (345 000 + 30 000)

Сумма вычета, которую можно заявить в налоговой декларации по итогам года, составит 9800 руб. (1400 x 7). Поскольку в августе совокупный доход физического лица достиг предельного лимита, начиная с этого месяца и до конца года вычет не может быть предоставлен.