Документы, подтверждающие затраты на ремонт ОС

Все расходы налогоплательщика, в том числе и затраты на ремонт, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Подтверждением проведения ремонтных работ могут являться следующие документы:

- приказ руководителя организации на проведение ремонта;

- дефектная ведомость, содержащая обоснование необходимости проведения ремонта. В нее заносятся требующие устранения неисправности, которые обычно выявляются в ходе инвентаризации. Форма дефектной ведомости не утверждена. Поэтому она составляется произвольно. В качестве примера можно использовать унифицированную форму N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования";

- утвержденный график ремонтных работ и сметно-техническая документация, отражающая этапы ремонтных работ, затраты труда, перечень и стоимость материалов и общую стоимость ремонтных работ;

- накладная на отпуск материалов на сторону (по форме N М-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а);

- акт о приеме-сдаче отремонтированных объектов основных средств по форме N ОС-3. В этом акте отражают вид работ, их стоимость и т.д. Он подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт. Утверждается такой акт руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-подрядчика, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт;

- инвентарная карточка учета объекта основных средств по форме N ОС-6, в которую заносятся сведения о проведенном ремонте;

- акт сдачи-приемки работ, который оформляется в произвольной форме на все виды подрядных работ, отличные от строительно-монтажных. Он составляется с соблюдением требований к оформлению первичных учетных документов, установленных в ст. 9 402-ФЗ"О бухгалтерском учете";

- счета и накладные от поставщиков МПЗ, приобретенных для использования в ремонтных работах, проводимых собственными силами, а также требования-накладные на передачу материальных ценностей, расчетно-платежные ведомости, бухгалтерские справки.

Примечание. Унифицированные формы могут не применяться. Тогда формы должны быть разработаны самостоятельно и утсверждены руководителеи организпции.

Если налогоплательщик создает резерв предстоящих расходов на ремонт основных средств, сумма фактически осуществленных затрат на проведение ремонта списывается за счет средств указанного резерва (абз. 5 п. 2 ст. 324 НК РФ). Причем налогоплательщик не может создавать резерв на ремонт основных средств только по одному из нескольких объектов (Письмо Минфина России от 20.06.2005 N 03-03-04/1/8). То есть нельзя создавать резерв на ремонт отдельных основных средств, а затраты на ремонт остальных списывать в состав прочих расходов.

Следует учитывать, что указанные выводы касаются создания и использования резерва предстоящих расходов на ремонт собственных основных средств.

Расходы на содержание ремонтируемого имущества

Рассмотрим особенности налогового учета расходов на содержание объектов основных средств, находящихся в ремонте и не переведенных по решению руководства организации на консервацию продолжительностью свыше трех месяцев. Такие объекты являются амортизируемым имуществом. Основные средства, переведенные по решению руководства организации на консервацию продолжительностью свыше трех месяцев, в целях гл. 25 Налогового кодекса исключаются из состава амортизируемого имущества (п. 3 ст. 256 НК РФ).

Сумма начисленной амортизации по ремонтируемым объектам по общим правилам является расходом, связанным с производством и (или) реализацией. Основание - пп. 3 п. 2 ст. 253 НК РФ. При методе начисления амортизация признается в качестве расхода ежемесячно исходя из начисленной суммы (п. 3 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе амортизация учитывается в составе расходов в суммах, начисленных за отчетный (налоговый) период (пп. 2 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Нередко для содержания ремонтируемого объекта необходимы затраты на отопление, освещение, энергоснабжение, водоснабжение и другие эксплуатационные расходы. Они уменьшают налогооблагаемую прибыль, если документально подтверждены и обоснованны (экономически оправданны). Обоснованность эксплуатационных расходов ремонтируемых объектов основных средств должна следовать из характера проводимого ремонта.