Дата последнего контакта –установлюється дата останнього контакту з організацією пов'язаного з даним робітником місцем (об'єктом співробітництва). Натисніть кнопку Записать.

Лабораторна робота № 3

Робота з клієнтами. Маркетинг і збут на базі системи «ПАРУС-Менеджмент и Маркетинг»

Мета роботи:Засвоїти прийоми і методику роботи з клієнтами, організації маркетингових операцій та збуту

ЗАВДАННЯ

1. Навчитись вводити інформацію по роботі з клієнтами.

2. Навчитись виводити на друк інформацію по клієнтах.

3. Навчитись організовувати інформацію по маркетингових операціях.

4. Навчитись організовувати інформацію по збуту продукції та послуг.

5. Навчитись вводити інформацію у журнал обліку повідомлень.

Вказівки до виконання

Теоретичні відомості

Розділ "Клієнти і потенційні клієнти" призначений для роботи із записами, що містять інформацію про організації, з якими працює Ваша фірма, а також про ті товари і послуги, які надаються цим організаціям. Розділ "Клієнти й потенційні клієнти" містить інформацію, яка була зареєстрована через інші розділи Системи ("Журнал звернень", "Журнал обліку робочого часу", "Маркетингові акції", "Маркетинг і Збут"). Але, якщо в окремих розділах системи ми бачимо частину інформації в певному розрізі (у розрізі роботи конкретного співробітника, у розрізі звернень, у розрізі проведення маркетингових заходів та ін.), то в розділі "Клієнти й потенційні клієнти" ми бачимо зібрану із усіх цих розділів інформацію у розрізі певного контрагента.

Веденння інформації

5.1.1. Створіть у дереві каталогу такі підрозділи контрагентів: «Обзвон», «Переговоры», «Клиенты по полиграфии», «Клиенты по сувенирам», «Партнеры», «Автоматически созданные».

Відкрийте розділ Учет → Клиенты и Потенциальные клиенты.У розділі 4.1.1. був створений розділ Клиенты по полиграфии з підприємством Ромикси«Etoile Кo». Створіть у панелі каталогу інші розділи.

5.1.2. Створіть організацію СП «Віола» (виробництво будматеріалів), для якої ми виготовляли листівки А5:

· розробка макету листівки А5 у період з 05.03.05 по 12.03.05, відповідальний Ільїн Сергій;

· друк листівок А5 у період з 13.03.05 по 16.03.05, відповідальний Власов Данило.

У вікні Организации у панелі каталогу подвійним клацанням миші активізуйте розділ Клиенты по полиграфии (вводимо дані про цю організацію у даному розділі, оскільки вони замовляли у нас розробку та виготовлення рекламної поліграфії) (рис. 2.14). Правою кнопкою миші відкрийте контекстне меню в панелі Организации, оберіть команду Добавить. На екрані з’явиться форма Добавление. Заповніть поля цієї форми:

Вкладка Общие:

§ Мнемокод организации, Полное наименование – введіть скорочену і повну назву організації;

§ Регистрационный номер – вноситься номер організації в Системі, який задає користувач на свій розсуд;

Рис. 2.14. Заповнення даними форм розділу Клиенты по полиграфии

§ Код, телефон и факс, Прочие телефоны – вносяться відповідні координати (введіть їх на свій вибір);

§ Состояние – користувач на свій розсуд може вказати для даної організації вид стану. Доцільно було вказати такі види станів організацій: Прозвон (контакти з організацією ще не налагоджені, з'ясовується контактна інформація), Переговоры (первинні контакти налагоджені, ідуть переговори про співробітництво, рішення про покупку , можливість зробити замовлення і т.д.), Разовый клиент (організація, яка лише раз робила замовлення в компанії, щось одного разу купила та ін.), Клиент (організація, котра є постійним клієнтом). Натисканням кнопки відкривається вікно словника Общие понятия з інформацією про види Состояний (якщо такі вже є).

Якщо потрібних понять немає, створіть їх одразу , вибравши з контекстного меню команду Добавить. Внесіть потрібні дані у поля і натисніть кнопку Записать. Заведіть одразу всі перераховані вище поняття, не виходячи з вікна словника. Виберіть потрібне поняття (у цьому випадку Разовый клиент), і натисніть кнопку Выбрать.

§ Особая отметка – користувач може створити свій список Особых отметок,який обумовлюється специфікою діяльності або звичок користувача. Це поле дає користувачеві можливість введення додаткової ознаки для структурування інформації. Поле заповнюється в такий же спосіб, як поле Состояние.

§ Отрасль – вид діяльності даної організації (для зручності наступної класифікації заведіть максимум можливих понять для цього поля). Заповніть його в такий же спосіб, як полеСостояниетаОсобая отметка.

Вкладка Координаты (заполните поля этой вкладки на своё усмотрение):

§ Регион, Индекс, Город, Адрес –координати організації;

§ InterNet, E-mail –назва веб-сайта, і електронна адреса;

§ Маршрут – інформація про те, як добиратися до організації (вид міського транспорту, внутрішній номер телефону і т.д.).

Вкладка Прочие:

§ Дата последнего контакта, Связаться не позднее – проставте дату останнього контакту (за замовчуванням система проставляє дату останньої хроніки) і дату, коли потрібно наступного разу зв'язатися з даною організацією;

§ Неотработанные обращения, Неоплаченные счета, Незакрытые акты, Договора – кнопки перегляду активні лише у випадку наявності даних понять для поточної організації;

§ Контактное лицо – співробітник організації, з ким можна буде зв'язатися у випадку виникнення якихось питань;

§ Примечания – вносяться примітки.

Вкладка Персоны:

§ Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Телефон– тут зберігається список і коротка характеристика співробітників організації, які можуть знадобиться користувачам Системи.

Натиснть клавішуЗаписать.

Щоб внести дані про об'єкт співробітництва з організацією (у цьому випадку об'єктом співробітництва є Виготовлення листівки А5), установите курсор на тільки що створену організацію у верхній панеліОрганизации, клацнувши правою кнопкою миші в нижній панелі у вкладці Объекты викличте контекстне меню и оберіть команду Добавить. Відкриється форма

Виола: Добавление (рис. 2.15).Заповніть поля цієї форми:

Рис. 2.15. Форма Виола: Добавление

§Объект –мнемокод товару (послуги), котрий є об’єктом співробітництва;

§Артикул –артикул товару (послуги);

§Контактное лицо, Телефоны –Дані контактної особи, з яким можна зв'язатися з питань, пов'язаних з даним напрямком робіт;

§Состояние –стан даного направлення співробітництва.Користувач на свій розсуд може вказати для даної організації вид стану.

Таким чином, користувач має можливість групувати організації на категорії не тільки в загальному вигляді, але й у розрізі кожного напрямку співробітництва з даною організацією. Наприклад, у цьому випадку ми зможемо відстежити, які організації активно співробітничають із нами по виготовленню рекламної поліграфії, а які по виготовленню сувенірної продукції. При необхідності зможемо зробити вибірку організацій, які тільки раз замовляли в нас продукцію, а які зовсім не працюють із нами по якімсь напрямкові й дати цю інформацію в роботу менеджерам для з'ясування ситуації й налагодження контактів. Подібні дії допоможуть компанії більш правильно організовувати збутову політику компанії.

§ Обслуживает –співробітник нашої компанії, який обслуговує даного клієнта. Натисканням кнопки , ви викличте словник Сотрудники,з котрого Вам необхідно обрати потрібного співробітника і натиснути кнопкуВыбрать.

Дата последнего контакта –установлюється дата останнього контакту з організацією пов'язаного з даним робітником місцем (об'єктом співробітництва). Натисніть кнопку Записать.

Тепер клікніть у нижній панелі на вкладкуОбязательства.

Під Обязательствами у системі розуміються етапи або напрямки роботи з конкретного робочого місця (об'єкту ). Тобто , якщо об'єктом у цьому випадку є Виготовлення листівка А5, то зобов'язаннями по цьому об'єкту служать два зобов'язання: розробка макета листівки й друк листівки. Зобов'язання обумовлюються специфікою об'єкта й загальною діяльністю компанії.

Оберіть з контекстного меню команду Добавить. З’явиться форма Виола: Добавление Запвніть поля цієї форми:

Объект обслуживания –виберіть зі списку об'єкт, до якого будуть віднесені зобов'язання.

Обязательство –натисніть кнопку ,відкриється вікно словника Номенклатор товаров и услуг:

§ Заведіть в панелі каталогу розділ Виды обязательств.Активізуйте йог подвійним клацанням миші.

§
У панеліСписок товаров и услуг заведіть потрібний вид зобов'язання (ви можете не виходячи з активного вікна створити одразу кілька видів зобов'язань) (рис. 2.16). Зобов'язаннями в цьому випадку будуть "Макетування" і "Печатка". Ви можете назвати ці зобов'язання на свій розсуд.

Рис. 2.16. Зобовязання панеліСписок товаров и услуг

§ Встановіть курсор на потрібний вид зобов'язання і натисніть клавішу Выбрать.

Начало работ, Окончание работ –дати початку й закінчення робіт з даного зобов'язання (введіть дати згідно із завданням).

Документ –документ, на підставі якого проводяться роботи;

Ответственный –зі словника вибирається співробітник, який відповідальний за даний вид зобов'язань (у нашому випадку таким співробітником виступає менеджер відділу поліграфії Ільїн С.)

Вкладка "Хроника" у формі зобов'язань складається із хронік контактів, які стосувалися безпосередньо даного виду зобов'язань. Як правило, ця інформація генерується з інших розділів системи.

В нижній панелі також є вкладка Хроника, у ній зібрані хроніки по всіх робочих об'єктах співробітництва й усім зобов'язанням у загальну таблицю. Ця інформація також генерується з інших розділів Системи («Журнал обращений», «Журнал учета рабочего времени», «Маркетинг и Сбыт») (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Заповнена форма Клиенты и Потенциальные клиенты

Хроникає таблицею, у якій зібрані всі контакти, пов'язані з конкретною організацією, із вказівкою хто, коли, яким чином, де з якого приводу контактував. Це може бути відвідування клієнтом офісу, відвідування співробітником офісу клієнта, телефонний дзвінок від клієнта, телефонний дзвінок клієнтові з офісу та ін. Переглянути хроніку можна:

1. У таблиці "Хроника контактов" головного вікна розділу "Клиенты и потенциальные клиенты".

2. У розділі "Маркетинг и Сбыт", установивши в параметрах відбору прапорець «Показывать всю хронику по организации».

5.1.3. Створіть організацію ООО «Экстрим» (роздрібна торгівля), яка замовила в нас комплексний дизайн свого офісу. Обслуговує цю компанію менеджер відділу дизайну Лямкин Константин. Компанія перебуває в стадії проектування, якої керує. Відобразите дану інформацію в Системі.

Виконаєте завдання аналогічно попередньому.

Робота з інформацією

5.2.1. У процесі виконання завдання 4.1.2 Вами був зареєстрований контакт менеджера відділу поліграфії Ильина С. с ООО «Ромикс». Прегляньте наявність цієї хроніки.

§ Відкрийте розділ Учет → Клиенты и потенциальные клиенты.Активізуйте подвійним клацанням розділ каталогу Клиенты по полиграфии.

§ У панелі Организации оберіть потрібну організацію («Ромикс»).

§ У нижній панелі у вкладці Хроника буде відображено створений Вами контакт.

Причини відсутності контакту в хроніку:

1. У параметрах відбору Дата с… по …, встановлена дата, яка не включає в себе дату здійснення контакту. Вам потрібно з контекстного меню обрати команду Отобрать і очистити поля з датами.

2. При виконанні завдання 4.1.1. Ви не проставили прапорець Регистрация в хронике рабочего местау формі Контакт: Добавление. Відкрийте розділ Учет → Журнал учета рабочего времени.Знайдіть потрібного спеціаліста і зробіть виправлення.

5.2.2. Виведіть на друк звіт по всіх організаціях, які зберігаються у розділі Клиенты и потенциальные клиенты(рис. 2.18).

§ У розділі Клиенты и потенциальные клиенты в панелі каталогу клацніть правою кнопкою миші на Разделы, з контекстного меню оберіть команду От текущей все. У панелі Организации відобразяться всі записи розділу.

Рис. 2.18. Виведення на друк звіту по всіх організаціях, які зберігаються у розділі Клиенты и потенциальные клиенты

§ Оберіть у панелі Организации з контекстного меню команду Печать отчета.

§ У вікні Список организацийу поліШаблон отчета натисканням кнопки Ви викличте вікно Список шаблонов раздела. Вам необхідно обрати зі стандартного набору шаблонів звітів (каталог Wvned→ Template), шаблони, які Вам необхідні для роботи із цим розділом . Для цього у вікні Список шаблонов раздела оберіть з контекстного меню команду Добавить. Відкриється форма Шаблон отчета: Добавление. Заповніть поля цієї форми:

§ Мнемокод – коротка назва шаблону звіту;

§ Наименование – повна назва шаблону звіту;

§ Язык шаблона – система автоматично вкаже на якій мові створено шаблон;

§

Расположение – оберіть потрібний шаблон документа у вікні Открытие файла(рис. 2.19). За замовчуванням система відкриє каталог, у якому зберігає всі шаблони звітів (Template). Не забудьте у нижньому полі Тип файлов вказати Шаблон MS Excel. Оберіть у полі каталога потрібний шаблон ОРГАНИЗАЦИИ.

Рис. 2.19. Вибір шаблону документа у вікні Открытие файла

§ Натисніть кнопку Открыть.

§ У формі Шаблон для печати: Добавление натисніть кнопку Записать.

§ У вікні Список шаблонов раздела натисніть кнопку Выбрать.

§ У формі Список организаций натисніть кнопку Начать.

§ Система відкриє MS Excel,де буде побудовано звіт.

Шаблони документів зберігаються в спеціальному каталозі WVNED/TEMPLATE, який розташовується усередині робочого каталогу Системи. У комплект поставки Системи входить набір шаблонів найпоширеніших звітів. Для того, щоб Система могла використовувати шаблон, він повинен бути зареєстрований у словнику "Шаблоны документов".

Якщо Ви маєте достатні навички роботи з додатками Mіcrosoft, для Вас не важко буде на підставі кожного із цих шаблонів створити свій новий шаблон. У той же час, створення принципово нового шаблону, "починаючи з нуля", виявляється досить складною справою. Навіть якщо рівень кваліфікації фахівців Вашої фірми досить високий, це може відняти занадто багато часу й сил . Як показує практика, простіше й дешевше буває звернутися в представництво Корпорації ВІТРИЛО, де для Вас підберуть готовий або виготовлять новий шаблон.

Маркетинг і збут

Розділ "Маркетинг и Сбыт" призначений для організації роботи з потенційними клієнтами. У розділі фіксуються попередні контакти, здійснюються адресні розсилання. Звичайно із цим розділом працюють телефоністи, які працюють із первинною базою даних підприємств і організацій. Ціль телефоніста: з'ясувати правильну контактну інформацію (адреса , телефон, адреса електронної пошти, ім'я й посада потенційного замовника (клієнта, партнера, конкурента та ін.)), а також налагодити первинний контакт і викликати інтерес (залежно від поставлених цілей). Якщо в компаніях немає спеціальних співробітників для налагодження первинних контактів з потенційними клієнтами по телефону, то заповненням цього розділу займаються безпосередньо менеджери по продажах і обслуговуванню.

Введення інформації

6.1.1. Створіть такі підрозділи у дереві каталога: «Обзвон», «Переговоры», «Клиенты», «Партнеры», «Конкуренты».

· Відкрийте розділ Учет → Маркетинг и Сбыт.Створіть у панелі каталогу потрібні розділи (див. см. попередні завдання).

6.1.2. Заведіть у розділі «Обзвон» організацію ООО «Полет», з якою ведуться переговори диспетчером Бондаренко Ириной, відповідальний за замовлення сувенірних кулькових ручок менеджер відділу сувенірів Круплова Ольга.

Переговори ведуться з менеджером по маркетингу ООО «Полет» Исаевым Дмитрием.

Зареєструйте такі контакти:

05.03.05 – Дмитрій у відрядженні, буде 7.03.05. (потрібно передзвонити 07.03.05);

07.03.05 – відіслала прайс по факсу, передзвонять;

09.03.05 – зацікавився ручками, призначили зустріч на 10.03.05 в 15.00 у них в офісі.

Подвійним клацанням активізуйте потрібний розділ каталогу. У панеліКонтактные карты оберіть з контекстного меню команду Добавить. З'явиться форма Контактная карта: Добавление. Заповніть поля форми:

При виборі зареєстрованої в Системі організації:

Поле Мнемокод форми редагування контактних карт призначено для введення мнемокоду організації. Якщо в Системі вже зареєстрована організація з введеним мнемокодом, то при переході до наступного поля форми, усі дані про цю організацію відобразяться у полях форми. При цьому поле Вид обязательств залишиться незаповненим. Ви повинні заповнити його або натисканням на кнопку , де в списку відобразяться всі зареєстровані зобов'язання і Ви зможете вибрати потрібний Вам вид зобов'язань, або натисканням на кнопку або F4 вибрати з відповідного словника новий вид зобов'язань. При цьому загориться кнопка Создать,натисніть її й автоматично заповниться полеОбязательство. Натисніть кнопку Записать і в розділі Маркетинг і Збут з'явиться нова контактна карта на зареєстровану раніше в розділі Клієнти й Потенційні клієнти. Якщо по цьому зобов'язанню були зареєстровані які-небудь контакти (хроніки), то вони автоматично з'являться в нижній панеліХроника по обязательству.

При створенні нової організації і її робочого місця необхідно використовувати поля Мнемокод і Вид зобов'язань:

Мнемокод – скорочена унікальна назва нової організації;