Особливості проведення та документальне оформлення інвентаризації у ресторанному господарстві.

Згідно зі статтею 10 Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності.

Підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Об'єкти та періодичність проведення інвентаризації визначаються керівником (головою правління) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з чинним законодавством.

Крім того, обов'язковим є проведення інвентаризації активів і зобов'язань підприємства перед складанням річної фінансової звітності.

В окремих випадках потреба в інвентаризації цінностей виникає під час ревізій за завданням судово-слідчих органів, коли неправильно визначена наявність і розмір нестач, надлишків та інших матеріальних витрат, період їх виникнення та відповідальні особи.

Інвентаризація товарів, продуктів і тари на підприємствах ресторанного господарства проводиться у такі терміни:

1) у виробництві (на кухні), у виробничих цехах, підсобних приміщеннях, цехах з виробництва напівфабрикатів, кондитерських виробів — не менше одного разу на місяць;

2) в буфетах — не менше, ніж один раз на місяць;

3) на складах (коморах) з окремою матеріальною відповідальністю — не рідше, ніж: щокварталу;

4) на складах об'єднань (комбінатів) підприємств ресторанного господарства — два рази на рік.

Інвентаризацію проводить інвентаризаційна комісія, яка призначається наказом керівника підприємства.

Згідно з чинним законодавством, інвентаризаційна комісія несе всі види відповідальності як перед законами України, так і перед керівником підприємства. Відповідальність за порушення норм і правил її проведення може настати:

- за несвоєчасність і недодержання порядку проведення інвентаризації, визначеного письмовим розпорядженням (наказом) керівника підприємства і врегульованого чинним законодавством України;

- за неповну і неточну інформацію, внесену в інвентаризаційні описи та в інші інвентаризаційні документи;

- за невідповідність внесених до описів відмітних ознак товарно-матеріальних цінностей (тип, сорт, марка, розмір), за якими визначають їх ціну;

- за неправильне і неточне., несвоєчасне оформлення інвентаризаційних документів, що не відповідає встановленому на підприємстві порядку.

Для вдосконалення процедур проведення інвентаризації товарно-матеріальних цінностей бажано використовувати вимірювальну техніку та мірну тару. З метою механізації процесу інвентаризації можна застосовувати автоматичні лічильники, що забезпечують не тільки підрахунок цінностей, але й реєстрацію даних на магнітних чи паперових носіях інформації. Високоефективним способом нанесення та обробки інформації є використання фотоелементної лічильної техніки, яка з високою швидкістю здійснює підрахунок графічних позначок про наявність товарно-матеріальних цінностей безпосередньо з машинних носіїв інформації.

З масовою появою на підприємствах комп'ютерної техніки з'явилася можливість наносити інформацію про залишки на маркування тари. Нанесену таким способом інформацію про цінності під час інвентаризації знімають за допомогою зчитувальних пристроїв і записують на дискетах. Після цього слід порівняти отримані дані з бухгалтерськими. За такого методу інвентаризації до мінімуму зводиться можливість помилки, максимально скорочується час на її проведення.

Серед комп'ютерних методів проведення інвентаризації особливої уваги заслуговує метод, за яким на початку інвентаризації матеріально-відповідальні особи за даними маркування на тарі проставляють кількість і ціну того чи іншого виду цінностей. Після цього інвентаризаційна комісія перевіряє нанесену інформацію про цінності в натурі, порівнюючи ці дані з даними маркування.

До початку проведення інвентаризації матеріально-відповідальні особи в присутності комісії складають звіт про останні проведені операції.

ідображають їх в обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Потім матеріально-відповідальні особи дають комісії розписку, у якій підтверджують, що всі прибуткові і витратні документи здані до бухгалтерії і всі матеріальні цінності, довірені їм для зберігання, знаходяться в приміщенні або інших місцях.

Інвентаризація повинна проводитися в присутності всіх членів комісії та матеріально-відповідальних осіб. При колективній (бригадній) матеріальній відповідальності — з обов'язковою участю бригадира.

Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то, насамперед, підраховується наявність готівки:

- реєструються показники лічильників касових апаратів (РРО);

- готівка звіряється з показниками касового апарату.

При інвентаризації прибуткові й витратні операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються.

Також до початку інвентаризації перевіряється стан вимірювального господарства — точність ваг, важків та іншої апаратури.

Особливістю проведення інвентаризації на підприємствах ресторанного господарства є той факт, що на момент її проведення у виробництві (на кухні), у виробничих цехах можуть бути незавершені виробництвом вироби Такі вироби не мають бути занесені безпосередньо в інвентаризаційний опис. З цією метою слід застосовувати норми витрачання сировини і продуктів, і норми відходів під час їх холодної та теплової обробки. Ці норми містить Збірник рецептур страв і кулінарних виробів. Наприклад, на момент проведення інвентаризації на кухні (виробництві) ресторану виявлено 200 кг очищеної картоплі. Відповідно до Збірника рецептур норми відходів під час холодної обробки картоплі становлять 25 %. Отже, для визначення кількості неочищеної картоплі слід скласти такий розрахунок:

Кн. = (200 х 100)/(100-25) = 267 кг

Таким чином, кількість неочищеної картоплі становить 267 кг. За подібними видами сировини та продуктів в інвентаризаційний опис будуть записані вага брутто, вага нетто; суми будуть проставлятися окремо за вагою брутто і нетто.

Порядок запису в інвентаризаційні описи товарів, продуктів і сировини у буфетах, барах, виробничих цехах, які не підлягали обробці такий самий, як і на роздрібних підприємствах.

Так на фактичну наявність товарів, продуктів і сировини складають інвентаризаційний опис. В зазначений опис записують фактичну наявність кожного виду цінностей, а також показники підрахунків переведення напівфабрикатів і незавершених виробництвом виробів у початковий стан сировини. Інвентаризаційні описи складаються за кожним видом цінностей; окремі описи складаються на цінності, які отримали під час інвентаризації, які знаходяться на відповідальному зберіганні, на зіпсовані товари, а також на тару.

Матеріали інвентаризаційної комісії передаються у бухгалтерію підприємства, де здійснюється їх перевірка. Ці матеріали мають бути розглянуті у 5-ти денний термін та затверджені керівником підприємства. Усі прийняті рішення набирають юридичної сили і стають обов'язковими для виконання після затвердження протоколу засідання комісії керівником підприємства. Затверджені результати інвентаризації відображаються в бухгалтерському обліку підприємства в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація. На підставі описів у бухгалтерії складають порівняльні відомості встановленої форми.