Типи зв’язків організаційних структур.

Тема 11. Обґрунтування організації управління

Автотранспортним підприємством

План

1. Вибір структури управління автотранспортного підприємства.

2. Типи зв’язків організаційних структур.

3. Різновиди виробничих процесів.

Вибір структури управління автотранспортного підприємства.

Побудова правильної організаційної структури є головним завданням будь-якого автотранспортного підприємства (АТП). Від раціонального складу підрозділів органів управління, їх зв'язку між собою та взаємодії з виробничими підрозділами в значній мірі залежить ефективність роботи підприємства в цілому.

Ознаками оптимальної структури управління є:

· невелика кількість підрозділів з висококваліфікованим персоналом;

· невелика кількість рівнів управління;

· наявність у структурі управління груп фахівців;

· орієнтація графіка робіт на замовника;

· швидкість реакції на зміни;

· висока продуктивність і низькі витрати.

У стандартній організаційній системі управління автотранспортним підприємством можна виділити три самостійних блоки управління: експлуатаційний, технічний і економічний, кожен з яких підпорядковується відповідному керівнику.

Для АТП характерна організаційна структура, при якій всі функції з управління зосереджені в апараті управління підприємства.

Для управління виробництвом, в умовах підприємства, створюється організаційна структура управління, орієнтована на реалізацію виробничих функцій. Організаційна структура управління формується у складі керівників, фахівців і службовців, кожен з яких виконує певні функції, відповідно до їх становищем в ієрархічній структурі апарату управління і посадовими інструкціями.

Організаційна структура управління більшості АТП є лінійно-функціональною. На лінійні ланки управління покладаються функції і права командування і прийняття рішень, а на функціональні підрозділи (наприклад, планово-економічний відділ) – методичне керівництво при підготовці та реалізації рішень з планування, організації, обліку, контролю та аналізу по всіх функцій виробничо-господарської діяльності.

Така структура характеризується використанням формальних процедур і правил, жорсткою ієрархією влади в організації, централізацією прийняття рішень. Кожен виконавець підпорядковується тільки одному керівнику. Всі вказівки і рішення по функціях управління виконавець отримує від безпосереднього керівника. Між виконавцем і функціональними підрозділами залишаються інформаційні зв’язки методичного та консультаційного характеру. Для того, щоб рішення функціонального підрозділу стало директивним, воно має бути затверджене керівником.

Незважаючи на те, що, в принципі, всі керівники АТП виконують управлінські дії, не можна сказати, що всі вони займаються одним і тим же видом трудової діяльності. Окремим керівникам доводиться витрачати час на координування роботи інших керівників, які, у свою чергу, координують роботу співробітників більш низького рівня тощо до рівня керівника, якийкоординує дії допоміжного персоналу – людей, які фізично виробляють продукцію або надають послуги. Таке вертикальне розгортання поділу праці і утворює рівні управління.

В організаціях, що складаються з багатьох частин, повинна здійснюватися певним чином координація їх діяльності. Саме вона виступає основою структури організації, яку зазвичай визначають як сукупність стійких зв'язків в організації.

Типи зв’язків організаційних структур.

Взагалі, в будь-яких організаціях, в тому числі і АТП, виділяють декілька типів зв’язків. Найбільш часто аналізу піддаються наступні пари зв’язків: вертикальні і горизонтальні; лінійні і функціональні.

Вертикальні зв’язки сполучають ієрархічні рівні в організації і її частинах. Вони формалізуються в процесі проектування організації, діють постійно і зображуються на всіх можливих схемах, відображаючи розподіл повноважень або вказуючи на те, «хто є хто» в організаційній ієрархії. Дані зв’язку служать каналами передачі розпорядчої і звітної інформації, створюючи тим самим стабільність в організації. У рамках вертикальних зв'язків вирішуються проблеми влади і впливу, тобто реалізується «вертикальне завантаження» роботи. Звичайно зростання організації супроводжується зростанням вертикальних зв’язків, так що за кількістю цих зв’язків можна судити про розмір організації.

Горизонтальні зв’язки – це зв’язки між двома або більше рівними по положенню в ієрархії або статусу частинами або членами організації. Їх головне призначення – сприяти найбільш ефективній взаємодії частин організації при вирішенні виникаючих між ними проблем. Вони допомагають зміцнювати вертикальні зв’язки і роблять організацію в цілому більш стійкою при різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Горизонтальні зв’язки створюють ряд важливих переваг. Вони економлять час і підвищують якість взаємодії. Горизонтальні зв'язки розвивають у керівників самостійність, ініціативність і вмотивованість, послаблюють острах ризику. Тому особливий інтерес представляє аналіз практики та вивчення способів встановлення таких зв’язків. У випадку, коли горизонтальні зв’язки встановлюються на неформальній основі вищестоящим керівником, вони зазвичай мають прив’язку до часу, до події або до людей. Так, наприклад, директор може запропонувати головному економісту та начальнику відділу кадрів самостійно вирішувати питання встановлення окладів для працівників, оскільки він довіряє їм. Але, як тільки один з них залишить пост з якихось причин, керівник швидше за все поверне це право собі назад і буде ним користуватися доти, поки інший співробітник не заслужить у нього довіри.

Ще однією парою зв’язків, що встановлюються в організації, є лінійні і функціональні зв'язки.

Лінійні зв’язки – це відносини, в яких начальник реалізує свої владні права і здійснює пряме керівництво підлеглими, тобто зв'язки йдуть в організаційній ієрархії зверху вниз і виступають, як правило, у формі наказу, розпорядження, команди, вказівки. Природа функціональних зв’язків – дорадча, і за допомогою цих зв’язків реалізується інформаційне забезпечення координації.

Таким чином, зв’язку забезпечують цілісну роботу підприємства, об’єднують усі його ланки.

Основою ж роботи підприємства є функціональні обов’язки підрозділів. Саме вони в результаті і складають сукупну діяльність підприємства.

Для нормального функціонування АТП необхідно, щоб всі його підрозділи працювали в потрібному графіку та у відповідності з потребами ринку, тобто повинні бути гнучкими, а також вчасно і в повному обсязі виконали свої функції.

Наприклад, генеральний директор має право розпоряджатися коштами та майном підприємства, укладати договори, відкривати рахунки та розпоряджатися ними, видавати накази по підприємству, приймати і звільняти працівників, застосовувати до них заходи заохочення та накладати стягнення. Разом з тим, генеральний директор відповідає за правильне і ефективне використання матеріальних і трудових ресурсів підприємства, поліпшення умов і охорону праці. Якщо ж говорити в цілому, то генеральний директор організовує роботу колективу підприємства, а також несе повну відповідальність за стан підприємства та його діяльність.

Експлуатаційна служба АТП займається, перш за все, науковою організацією транспортного процесу і ефективним використанням транспортних засобів. Вона знаходить можливості для найбільш раціонального здійснення перевезень з найменшими витратами. У цілому, на АТП служба експлуатації на основі всебічного вивчення потреб покликана забезпечувати більш повне задоволення потреб замовників.

Технічна служба АТП приділяє головну увагу питань підтримки транспортних засобів у технічно справному стані та забезпечення розвитку виробничої бази, а також здійснює керівництво матеріально-технічним постачанням підприємства.

Головними завданнями технічної служби підприємства є:

· організація належного зберігання рухомого складу, що забезпечує високу технічну готовність його до роботи, своєчасність випуску автомобілів на лінію і прийом їх (гаражна служба);

· розробка і вирішення питань, пов’язаних зі зміцненням виробничо-технічної бази підприємства (головний інженер);

· оперативне планування всіх видів ТО і ремонту автомобілів та автомобільних шин, організація виконання цих робіт та контролю за їх якістю, проведення технічного обліку і звітності по рухомому складу, автомобільних шин і інших виробничих фондів (начальник ремонтної служби);

· керівництво всією сукупністю робіт щодо забезпечення нормального матеріально-технічного постачання підприємства, організації, зберігання, видачі та обліку палива, запасних частин та інших матеріальних ресурсів, розробка та здійснення заходів щодо більш раціонального їх використання (відділ постачання);

· розробка і проведення організаційно-технічних заходів з удосконалення процесів виробництва, впровадженню нової техніки, охорони праці та попередження аварійності.

Виходячи з перерахованих вище завдань технічна служба має право контролювати технічний стан рухомого складу, знімати його з експлуатації, планувати і проводити профілактичні та ремонтні роботи, залучати до матеріальної відповідальності за неправильну експлуатацію рухомого складу, будівель, споруд, обладнання тощо, а також лімітувати витрати ПММ.

Важливе місце в господарському керівництві і поліпшення якісних показників роботи підприємства приділяється економічній службі. На основі систематичного аналізу роботи підприємства, автоколон та інших підрозділів і виходячи з об’ємних показників перевезень, їх ресурсного забезпечення, економічна служба визначає шляхи, по яких повинні розроблятися технічні та організаційні заходи, спрямовані на підвищення технічної готовності рухомого складу та вдосконалення експлуатаційної та комерційної діяльності АТП.

До складу економічної служби зазвичай входить бухгалтерія. Цей відділ на чолі з головним бухгалтером проводить облік наявності коштів, виділених у розпорядження АТП, їх збереження та рівня використання, організує виконання фінансового плану, перевіряє фінансовий стан підприємства, проводить велику оперативну роботу з організації розрахунків з клієнтурою, постачальниками і фінансовими органами, організовує первинний облік витрачання матеріальних ресурсів і грошових коштів. Головний бухгалтер несе відповідальність за доцільність і законність витрачання коштів, та дотримання фінансової дисципліни.

Таким чином, оптимальна організаційна структура АТП є однією з умов ефективної його діяльності. При цьому, важливо враховувати, що на всіх рівнях управління керівники виконують не тільки суто управлінські, але і виконавчі функції. Однак з підвищенням рівня керівництва питома вага виконавських функцій знижується. Це означає, що керівник будь-якого рівня управління певний відсоток часу витрачає на прийняття управлінських рішень і певний - на прийняття рішень за фахом. З підвищенням рівня управління питома вага завдань за фахом падає, а з менеджменту зростає. Звідси керівники підприємства повинні володіти високими професійними навичками. Для працівників апарату управління процес праці являє собою виконання сукупності функцій, до основних з яких слід віднести планування, організацію, координацію, контроль, облік, аналіз, регулювання. Вони наділені й певними правами, перш за все, в частині заохочення і покарання працівників, що знаходяться в підпорядкуванні. За їх поданням вирішуються питання найму та звільнення співробітників.

Але навіть при правильно організованій системі управління, ні одне АТП не зможе здійснювати свою діяльність, без провідною для таких підприємств професії – водій. Тому одним з найважливіших завдань АТП є правильна організація праці водіїв, оскільки від їхньої роботи багато в чому залежить виконання плану перевезень, а отже, задоволення потреб замовників, і в підсумку ефективність функціонування підприємства.