Сортировка по четырем и более полям

С помощью команды Данные\Сортировка можно упорядочить список по любому количеству полей. Это осуществляется путем последовательных сортировок. Чтобы предыдущие сортировки не терялись, следует начинать с ключей самого нижнего уровня.

Пример. Пусть необходимо отсортировать список по пяти полям: в первую очередь по Отделу, затем по Фамилии, Имени, Отчеству и по Дате рождения. Сортировку нужно производить в два этапа. Сначала отсортировать по Имени, Отчеству и Дате рождения (первый этап), затем - по Отделу и Фамилии (второй этап) (рис.5).

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис.5. Пример сортировки по пяти полям

Поиск, фильтрация и редактирование в базах данных. Использование формы данных

Форма данных - великолепное средство для поиска и редактирования отдельных записей.

Чтобы осуществить поиск записей, нужно воспользоваться командой Данные\Форма. В появившемся диалоговом окне нажать кнопку Критерии и в нужных полях задать критерии поиска. Для перехода к записям, удовлетворяющим критерию, нажать кнопку Далее или Назад.

В форме данных можно использовать критерии поиска точного соответствия, близкого соответствия, на основе множественного критерия (рис. 6).

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

а) поиска точного соответствия

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

б) поиск близкого соответствия

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

в) поиск на основе множественного критерия

Рис. 6. Задание критериев в форме данных

Автофильтр

Автофильтр выводит информацию на рабочем листе, при этом записи, не удовлетворяющие критерию, скрыты.

Чтобы включить автофильтр, нужно воспользоваться командой Данные\Фильтр\Автофильтр. Excel выведет кнопки со стрелками рядом с каждым заголовком столбца (рис. 7).

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 7. Вид списка при включенном автофильтре

Имеется три возможности фильтрации данных:

· выбор значения поля для поиска точного соответствия;

· пользовательский автофильтр;

· первые 10.

При выборе значения поля для поиска точного соответствия нужно нажать кнопку автофильтра и в появившемся списке выбрать требуемый вариант.

При пользовательском автофильтре выбрать вариант Условие. Можно задать одно или два условия (рис. 8).

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 8. Пользовательский автофильтр

Метод первые 10 имеет смысл только для полей с числовыми данными, в том числе и с датами. Чтобы задать этот метод, необходимо в списке выбрать вариант (Первые 10).

Чтобы снять фильтрацию с поля, нужно нажать на кнопку автофильтра и выбрать вариант (Все).

Чтобы выключить автофильтр, нужно снова воспользоваться командой Данные\Фильтр\Автофильтр.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр является более гибким средством отбора записей из БД, чем автофильтр и позволяет задавать:

· условия, соединенные логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов;

· три и более условий для конкретного столбца;

· вычисляемые условия.

Использование расширенного фильтра предполагает наличие диапазона критериев (условий). Диапазон критериев удобнее располагать над списком. Диапазон критериев должен состоять, по крайней мере, из двух строк. В верхней строке указываются имена полей, в последующих строках - условия отбора.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, нужно воспользоваться командой Данные\Фильтр\Расширенный фильтр. На экране появится диалоговое окно (рис. 9).

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис.9. Использование расширенного фильтра

В элементе управления Исходный диапазон нужно указать диапазон, в котором размещается список. В элементе управления Диапазон условий - диапазон критериев.

Флажок Только уникальные записи позволяет исключить повторения.

Когда список фильтруется на месте, не удовлетворяющие критерию строки скрываются. Чтобы вновь их отобразить, необходимо воспользоваться командой Данные\Фильтр\Отобразить все.

Задание условий с использованием логической операции ИЛИ

Чтобы связать условия в диапазоне критериев логической операцией ИЛИ, нужно эти условия расположить в разных строках (см. рис. 10 - 11).

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 10. Пример использования операции ИЛИ в расширенном фильтре: отобрать записи о людях с именем Сергей или с отчеством Иванович

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 11. Пример использования операции ИЛИ в расширенном фильтре: получить информацию о людях, чьи фамилии начинаются либо на букву А, либо на Б, либо на В

Задание условий с использованием логической операции И

Пусть необходимо создать критерий отбора записей с использованием оператора И. Для этого условия в диапазоне критериев нужно расположить в одной строке (см. рис. 12 - 14).

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 12. Пример использования операции И в расширенном фильтре: отобразить информацию о сотрудниках с именем Сергей, работающих в ПФО

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 13. Пример использования операции И в расширенном фильтре: найти информацию о сотрудниках ПФО, родившихся после 01.01.1965 года

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 14. Пример использования операции И в расширенном фильтре: найти сотрудников, дата рождения которых находится в промежутке с 01.01.1965 года по 01.01.1975 года включительно

Задание условий с одновременным использованием логических операций И и ИЛИ

Расширенный фильтр позволяет задавать условия отбора записей с одновременным использованием логических операций И и ИЛИ. На рис. 15 диапазон критериев задает следующее условие: выбрать из списка записи о сотрудниках ПФО с фамилиями на А и о сотрудниках бухгалтерии с фамилиями на Б и на В.

Сортировка по четырем и более полям - student2.ru

Рис. 15. Одновременное использование логических операций И и ИЛИ в расширенном фильтре

Наши рекомендации