Структура системы регламентации
При разработке регламентов, описывающих и регламентирующих деятельность даже малой компании, получается большой набор регламентирующих документов. Данный набор делится на два типа регламентов — процессные регламенты, регламентирующие процессы компании, и структурные регламенты, регламентирующие ее организационную структуру.
Каждый из этих типов регламентов также подразделяются на группы документов. В результате получается система регламентации, которая имеет структуру, приведенную в табл.41.
Таблица 41. Структура системы регламентирующих документов
Уровень компании | Процессные регламенты | Структурные регламенты |
Верхний | Положение о внутрифирменных видах деятельности | Положение об организационной структуре, группе компаний |
Средний | Положения о бизнес-процессе | Положения о подразделениях |
Нижний | Положения о функциях, процедурах | Должностные инструкции |
Во многих российских компаниях существует ряд проблем, относящихся к системе регламентирующих документов.
Система регламентации является лоскутной и покрывает только некоторые области. Регламенты противоречат друг другу.
Регламенты пересекаются и не стыкуются между собой.
Все это происходит потому, что не разработана правильная структура системы регламентации. Для построения правильной системы регламентации нужно использовать следующее правило: система регламентации должна полностью повторять структуру организации. Система процессной регламентации должна повторять процессную структуру компании, а система структурных регламентов — организационную структуру (рис. 59).
Рис. 59. Структура системы регламентирующих документов
Если взять структурные регламенты, то положение об организационной структуре является регламентом верхнего уровня. Данное положение должно ссылаться на положения о подразделениях, которые его конкретизируют. Соответственно положения о подразделениях должны ссылаться на должностные инструкции, в которых содержится информация о должностях и которые детализируют положения о подразделениях. Схема структурных регламентов полностью идентична схеме организационной структуры.
Если рассмотреть процессные регламенты, то ситуация аналогична предыдущей. Положение о внутрифирменных видах деятельности содержит описание всех видов деятельности (процессов), которые осуществляются в компании. Оно должно ссылаться на более детальные положения о бизнес-процессах. Соответственно положения о бизнес-процессах должны ссылаться на более детальные положения о функциях и процедурах. Часто существует еще более низкий уровень регламентов — уровень инструкций, которые более подробно описывают выполнение той или иной части процедуры (рис. 60).
Второе правило, которое нужно использовать при разработке системы регламентирующей документации: первыми разрабатываются процессные регламенты, а на их основе во вторую очередь разрабатываются структурные регламенты. Это диктуется классикой проектирования организации, согласно которой бизнес-процессы первичнее организационной структуры.
Использование данных правил позволит добиться того, что структурные и процессные регламенты не будут противоречить друг другу.
Рис. 60. Иерархия процессных регламентов