Закупочная работа в торговле

Работа по закупкам должна включать в себя следующие операции:

­ изучение и прогнозирование покупательского спроса;

­ определение потребности в товарах;

­ выявление источников поступления товаров и выбор поставщиков;

­ установление хозяйственных связей с поставщиками;

­ контроль над исполнением договоров.

Принятие коммерческих решений по оптовым закупкам товаров невозможно без изучения и прогнозирования спроса. Объем и структура спроса населения меняется под воздействием ряда факторов: социально-экономических, демографических, природно-климатических, исторических, национальных и т.д. Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них заплатить. Такая информация позволяет не только изучить спрос, но и выявить тенденции его изменения и развития.

В оптовой торговле существуют различные способы изучения и прогнозирования спроса:

­ анализ показателей товарооборота, товарных запасов и товарооборачиваемости, а также реализованного и нереализованного спроса оптовых покупателей;

­ опрос покупателей о приобретаемых ими товарах, пожеланиях и замечаниях по их качеству и ассортименту. Такие опросы можно проводить в магазинах, либо при организации выставок новых товаров.

Полученные различными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем, подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент.

Следующим элементом по закупке товаров является выявление источников их поступления и выбор поставщиков. При проведении оптовых закупок следует исходить из возможностей максимального использования товарных ресурсов региона, в котором осуществляются такие закупки. Для этого коммерческим службам необходимо владеть информацией о местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях и производимых ими товарах.

При выборе поставщиков-производителей важную роль играет не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию существующих и выпуску новых товаров.

Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, коммерсантам надо постоянно анализировать рекламные объявления с предложениями оптовой продажи товаров, а также посещать выставки новых товаров, оптовые ярмарки, оптовые рынки и товарные биржи.

Следует различать понятие источника поступления товаров и поставщика товаров.

К источникам поступления относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (сельское хозяйство, АПК, предприятия легкой, пищевой, мясомолочной продукции, рыбного хозяйства и т.д.).

К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления.

В обобщенном виде всех поставщиков товаров можно подразделить на 2 категории:

­ поставщики-изготовители;

­ поставщики-посредники. Они закупают продукцию у производителей и реализуют ее оптовым покупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам, розничным продавцам).

Поставщиками-посредниками могут быть:

- оптовые предприятия общенационального и регионального уровня;

- оптовые посредники (дистрибьюторы, брокеры, агенты, дилеры);

- организаторы оптового оборота (оптовые ярмарки, аукционы, биржи, оптовые рынки и т.д.).

К важнейшим элементам закупочной работы относится установление хозяйственных связей с поставщиками товаров.

Под хозяйственными связями понимают складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров экономические, организационные, коммерческие, финансовые, правовые и другие отношения. Регулирование хозяйственных связей осуществляется нормами гражданского законодательства.

Взаимоотношения между поставщиками и покупателями при оптовых закупках строятся в основном на базе заключения договора поставки и последующего контроля за его исполнением.

7 Порядок заключения договора поставки и его содержание

Необходимость в договоре поставки чаще всего возникает, когда между поставщиком и покупателем устанавливаются длительные хозяйственные связи.

Договор поставки определяется как договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в определенный срок или сроки, производимые или закупаемые им товары покупателю, для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним или иным подобным использованием.

Из данного определения следует, что договор поставки относится к предпринимательским договорам. Стороной поставщиком может быть только предприниматель. Стороной, выступающей в роли покупателя, может быть лицо, не осуществляющее предпринимательскую деятельность, но приобретающее товары в целях, не связанных с личным потреблением. Следовательно, договоры поставки не могут использоваться при продаже товаров в розницу.

Законом не установлена определенная форма договора поставки. Как правило, он заключается в письменной форме. Договор не может быть заключен до тех пор, пока стороны не придут к соглашению по всем его существенным условиям. Правила о регулировании разногласий содержаться в ГК. В соответствии с ним сторона-оферент в течение 30 дней должна принять меры по согласованию условий договора. Если этого не случится, то она обязана известить другую сторону (предполагаемого акцептанта) об отказе заключить договор.

Содержание договора-поставки содержит его условия. Они регулируются императивными (обязательными для исполнения) и диспозитивными нормами закона. При этом условия, предусмотренные императивными нормами, подлежат безусловному исполнению сторонами даже в том случае, если они не включены в договор. Условия, которые регулируются диспозитивными нормами, стороны вправе определять самостоятельно.

Таким образом, структура договора-поставки определяется заключающими его сторонами. Очень важно чтобы договор содержал все необходимые реквизиты. Его условия не должны противоречить законодательству, формулировки условий должны быть точными, исключающими возможность их двоякого толкования.

Как правило, договор поставки имеет следующую структуру:

1 Реквизиты договора

2 Преамбула (вводная часть)

3 Предмет договора

4 Сроки и порядок поставки

5 Качество и комплектность

6 Упаковка и маркировка

7 Цена и порядок расчетов

8 Ответственность сторон

9 Срок действия договора

10 Изменение и расторжение договора

11 Разрешение споров

12 Заключительные положения

13 Реквизиты сторон.

Рассмотрим содержание вышеперечисленных разделов:

1К реквизитам относят название договора, место и дату заключения.

Название договора говорит о юридической сущности документа, позволяет понять, какие он определяет правоотношения. Поэтому в его заголовке желательно указать не просто слово «договор», а наименование предусмотренное законом для данного вида договора, т.е. «Договор поставки».

После заголовка указывают место и дату заключения договора. Если в договоре не указано место заключения, он признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица направившего оферту.

Дата подписания договора позволяет установить момент его заключения и окончания срока действия.

2 В вводной части записывается полное наименование сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор. Приводятся фамилии, имена, и отчества должностных лиц имеющих право подписывать договор от имени каждой из сторон. Чтобы не повторять полное название сторон, в тексте договора в дальнейшем их именуют как «поставщик» и «покупатель».

3 В этом разделе определяются те отношения, по поводу которых заключен договор. Здесь необходимо закрепить обязанность поставщика передать покупателю произведенный или закупленный им товар в количестве, ассортименте и в сроки, предусмотренные в договоре, а также обязанность покупателя эти товары принять и оплатить в установленном договором порядке, форме, размере.

Перечень подлежащих поставке товаров могут быть включены в текст договора или приведен в качестве дополнения к нему в виде спецификации. Спецификация содержит развернутый ассортимент товаров с указанием их видов, сортов, размеров, моделей и др. признаков. Она является неотъемлемой частью договора, о чем должно быть в нем указано.

Примерная форма спецификации

Приложение к договору поставки № от «_____» _________201_г.

Спецификация поставляемой продукции

Вид единица Объем поставки

продукции измерения всего 1 2 3 4

квартал квартал квартал квартал

4 Сроки и порядок поставки.Стороны могут предусматривать поставку товаров отдельными партиями в течение срока действия договора. Периоды поставки могут быть не определены. В этом случае действует требование Гражданского кодекса о поставке товаров равными партиями помесячно. Наряду с определенным периодом поставки, в договоре может быть установлен график поставки товаров. В этом случае он является неотъемлемой частью договора и прилагается к нему.

Досрочная поставка может осуществляться только с согласия покупателя. Если поставляемый досрочно товар принят покупателем, то он засчитывается в счет количества товара, который подлежит поставке в следующий период. Порядок поставки определяется договором. Товар может быть отгружен (передан) покупателю, являющемуся стороной договора поставки или лицу, указанному в качестве покупателя в отгрузочной разнарядке.

Содержание разнарядки и срок ее направления покупателем поставщику определяется договором. Если он не определен, то разнарядка должна быть отправлена не позднее, чем за 30 дней до наступления периода поставки.

Примерная форма разнарядки

_______________________________

(наименование поставщика, которому направляется разнарядка для исполнения)

РАЗНАРЯДКА № ______

на отгрузку __________ в ________ квартале _________________г.

Основание ________________________________________________

Договор поставки № ______ от «___» ________г.

Спецификация (заказ) от «___» ______________г.

Покупатель по договору _____________________

Наименование грузополучателя	Адрес грузополучателя	Плательщик, его расчетный счет	Ассортимент
всего	1 кв.	2 кв.	3 кв.	4 кв.

В договоре предусматривается, каким видом транспорта и на каких условиях осуществляется доставка товаров. В противном случае, право выбора вида транспорта или определение условий доставки товара принадлежит поставщику.

Договором поставки может быть предусмотрена выборка товаров, т.е. их получение покупателем в месте нахождения поставщика. Если срок выборки не указан, то она производится в разумный срок, после получения уведомления поставщика о готовности товара.

5 Качество и комплектность.Поставщик обязан передать покупателю товары, качество и комплектность которых соответствует государственным стандартам, техническим условиям, другим нормативным документам, устанавливающим требования к качеству товаров. Поэтому в договоре обязательно указывают применительно к каждому товару наименование этих документов, их номер и дату утверждения. В этом же разделе делают запись о сертификате соответствия, подтверждающем соответствие товара установленным требованиям. Если на товар установлен гарантийный срок, то об этом также помечается в этом разделе. Гражданским кодексом и Положением о приемке товаров по количеству и качеству: утв. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 03.09.2008, № 1290 установлено, что получатель обязан осмотреть принятые им товары, проверить их количество и качество. В случае выявления несоответствия или недостатков товаров он должен незамедлительно письменно уведомить об этом поставщика. Порядок и сроки проведения проверки могут определяться законом, правовыми актами или договором.

6 Упаковка и маркировка.В договоре могут содержаться требования о поставке товаров в таре и упаковке, соответствующих государственным стандартам, техническим условиям или иной нормативно-технической документации.

В гражданском кодексе имеются правила о том, что покупатель обязан возвратить поставщику многооборотную тару и средства пакетирования, в которых поступил товар. Прочая тара и упаковка подлежат возврату поставщику лишь в том случае, если это предусмотрено договором.

Упаковка товаров должна содержать необходимую маркировку. Состав маркировки зависит от вида товаров, способов упаковки и транспортировки. Требования к маркировке определяются либо нормативно-техническими документами, либо определяются в самом договоре.

7 Цена порядок расчета. Существуют различные способы указания цены в договоре поставки. Конкретная цена для каждого товара может быть записана в самом договоре, в спецификации или в прилагаемом к договору прайс-листе. Кроме того, к договору может быть приложен протокол согласования цен. В этом случае в тексте договора делается пометка о его наличии, с указанием даты, номера и срока действия протокола. Стороны вправе предусмотреть в договоре возможность изменения цены после его заключения. Такое изменение может проходить не чаще одного раза в месяц. Оно должно оформиться новым протоколом согласования цен, подписанным обеими сторонами. Отдельно может быть указана цена тары и упаковки, а также тот факт, что их стоимость входит в стоимость товаров. Порядок расчетов и их форма (аккредитив, платежное поручение и др.) предусматриваются в договоре. Если это не сделано, то расчеты осуществляются платежными поручениями. В зависимости от условий договора товары оплачиваются либо покупателем, либо получателем. В случае отказа получателя оплатить товар, поставщик вправе требовать оплату поставленных товаров от покупателя.

8 Ответственность сторон. За неисполнение или за ненадлежащее исполнение своих обязательств стороны несут имущественную ответственность. Она устанавливается договором в соответствии с общими правилами Гражданского кодекса. Так, договором могут быть установлена имущественная ответственность поставщика за недоставку или поставку некачественных товаров (в виде штрафа), а также за несвоевременную поставку товаров (пеня за каждый день просрочки). При этом согласно гражданскому кодексу неустойка за недопоставку или просрочку поставки взыскивается с поставщика до фактического исполнения им обязательств. Имущественная ответственность покупателя может быть определена договором в случае несвоевременной оплаты, полученного им товара. (С покупателя взыскивается процент на просроченную сумму за каждый день просрочки). Кроме того, в договоре можно также предусмотреть обязанность покупателя уплатить неустойку за не возврат или несвоевременный возврат тары.

В договоре могут быть установлены и другие правила, определяющие ответственность сторон, а также оговорены случаи, в которых стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение договора (например, в случае непреодолимой силы, т.е. чрезвычайных обстоятельств, непредотвратимых при данных условиях).

9 Срок действия договоров. В договоре необходимо указать моменты начала и окончания его действия. Как правило, окончание срока действия договора влечет за собой прекращение обязательств сторон, но оно не освобождает стороны от ответственности за нарушения условий договора.

10 Изменение и расторжение договора. Стороны могут предусмотреть в договоре случаи и порядок его изменения и расторжения. При этом односторонний отказ от договора или одностороннее его изменение допускаются лишь при существенном нарушении договора другой стороной. Гражданским кодексом определено, какие нарушения считаются существенными. Для поставщика такими нарушениями являются:

- поставка товаров ненадлежащего качества с недостатками, которые не могут быть устранены в приемлемый для покупателя срок;

- неоднократное нарушение сроков поставок товаров.

Покупатель существенно нарушает договор в случаях:

- неоднократного нарушение сроков оплаты товаров;

- неоднократной не выборки товаров.

Договор поставки считается измененным или расторгнутым с момента получения одной стороной уведомления другой стороны об одностороннем отказе от исполнения договора полностью или частично.

Гражданский кодекс содержит правила об исчислении убытков, возникающих при расторжении договора. Если договор нарушает поставщик, то у покупателя, если он в разумный срок после расторжения договора не купит у другого лица товар, могут возникнуть убытки. В этом случае покупатель вправе требовать от поставщика возмещения убытков, в размере разницы между установленной в договоре ценой и ценой товара по вновь заключенной сделке

Поставщик также имеет право требовать возмещения убытков от покупателя в случае продажи им товара другому лицу по более низкой (разумной) цене, чем предусмотрено договором. По такому требованию покупатель уплачивает поставщику ценовую разницу.

Сторона, вынужденная расторгнуть договор, может потребовать возмещения убытков (даже если сделка уже расторгнута). В этом случае, убытки определяются в виде разницы между ценой, установленной в договоре, и текущей ценой на момент расторжения договора. Текущей ценой считается такая, которая устанавливается на аналогичный товар в месте, где должна произойти передача товаров.

Разрешение споров.

Стороны могут предусмотреть в договоре следующие способы разрешения споров:

- добровольное урегулирование разногласий (предъявление претензий до суда);

- в установленном действующем законодательстве РБ порядке, т.е. в суде, по месту нахождения ответчика;

- рассмотрение разногласий третейским судом.

Заключительные условия.

Помимо дополнительных условий (конфиденциальность, обязанность сторон извещать об изменении адреса и др.), в данном разделе определяется порядок применения правовых актов по вопросам, не урегулированным договором.

Реквизиты сторон.

В этом разделе указывают:

­ юридические адреса (если стороны являются юридическими лицами), должности, ФИО лиц, подписывающих данный договор;

­ паспортные данные (если стороной договора является индивидуальный предприниматель);

­ банковские реквизиты;

­ отгрузочные реквизиты;

­ подписи сторон;

­ печати сторон (для юридических лиц).

При наличии протокола разногласий в договоре обязательно делается пометка «С протоколом разногласий».