Построение диаграмм потоков данных - DFD
Стандарт описания бизнес-процессов DFD - Data Flow Diagram переводится как диаграмма потоков данных и используется для описания процессов верхнего уровня.
На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.
Входы и выходы, которые были показаны при описании окружения бизнес-процесса, являются внешними. Внешние входы на DFD–схеме поступают извне от поставщика процесса, а внешние выходы уходят наружу к клиенту процесса. При построении DFD-схемы бизнес-процесса их нужно перенести со схемы окружения процесса на DFD-диаграмму. Для окончательного описания бизнес-процесса остается описать только внутренние информационные и материальные потоки. Каждый из них является выходом одной из работ и в то же время входом для другой.
При построении DFD-схемы бизнес-процесса нужно помнить, что данная схема показывает материальные и информационные потоки и ни в коем случае не говорит о временной последовательности работ. В большинстве случаев временная последовательность работ совпадает с направлением движения потоков в бизнес-процессе.
Методология DFD
Данный стандарт имеет объект, с помощью которого показываются места бизнес-процесса, в которых хранится информация либо материальные ресурсы. Примерами таким мест являются архив, в котором хранятся документы, база данных, в которой хранится информация, либо склад, на котором хранятся материальные ресурсы. Данный объект получил название - хранилище данных. На DFD-схемах также используются объекты, показывающие внешние субъекты, с которыми бизнес-процесс взаимодействует. Данные объекты называют внешними сущностями.
Программное обеспечение AllFusionProcessModeler и BPwin.
5 Разработка процессов в соответствии с методологией ARIS. Особенности методологии. Основное назначение. Программное обеспечение.
Одной из современных методологий бизнес-моделирования, получившей широкое распространение в России является методология ARIS, которая расшифровывается как Architecture of Integrated Information Systems – проектирование интегрированных информационных систем.
Методология ARIS на данный момент времени является наиболее объемной и содержит около 100 различных бизнес-моделей, используемых для описания, анализа и оптимизации различных аспектов деятельности организации. Часть моделей методологии ARIS используются в настроечном модуле интегрированной информационной системы SAP/R 3, который применяется при внедрении системы и ее настройке на деятельность компании. Ввиду большого количества бизнес-моделей методология ARIS делит их на четыре группы:
Группа "Оргструктура"
Состоит из моделей с помощью которых описывается организационная структура компании, а также другие элементы внутренней инфраструктуры организации.
Группа "Функции"
Состоит из моделей, используемых для описания стратегических целей компании, функций и прочих элементов функциональной деятельности организации.
Группа "Данные"
Состоит из моделей с помощью которых описывается информация, используемая в деятельности организации.
Группа "Процессы"
Состоит из моделей, используемых для описания бизнес-процессов, а также различных взаимосвязей между структурой, функциями и информацией.
Они образуют домик ARIS:
Подход предполагает рассмотрение деятельности организации с 4х точек зрения. Принцип декомпозиции обеспечивает детализацию до сколь угодно глубокого уровня.
Большими преимуществами методологии ARIS являются эргономичность и высокая степень визуализации бизнес-моделей, что делает данную методологию удобной и доступной в использовании. В методологии ARIS смысловое значение имеет цвет, что повышает восприимчивость и читабельность схем бизнес-моделей. Помимо большего количества моделей по сравнению с другими методологиями, методология ARIS имеет наибольшее количество различных объектов, используемых при построении бизнес-моделей, что увеличивает их аналитичность. Несмотря на большее количество моделей в методологии ARIS, в проектах по описанию и оптимизации деятельности в общем случае их используется не более десяти. Методология ARIS позиционирует себя как конструктор, из которого под конкретный проект в зависимости от его целей и задач разрабатывается локальная методология, состоящая из небольшого количества требуемых бизнес-моделей и объектов.
Программное обеспечение: ARIS Toolset.
6 Мониторинг процесса. Документация по управлению процессом.
Мониторинг и измерение процессов по МС ИСО 9001:2000 включают в себя сбор и обработку информации о ходе процессов и их результативности. Очень часто информацию о процессе и степени удовлетворенности клиентов его результатами можно получить входе самого процесса, а не у потребителей его результатов Для процессов, которые имеют внутренних потребителей, получить такую информацию несложно. Труднее получить адекватную информацию о результативности процессов, которые имеют внешнего потребителя.
Например, наибольшую проблему на промышленных предприятиях составляет необходимость произвести оценку деятельности службы (процесса) «Контроль качества» (ОТК). Поскольку результатом деятельности этого процесса является документация, подтверждающая качество продукта, отгружаемого потребителю, получать от потребителя достаточно адекватную и регулярную оценку этой деятельности всегда проблематично. В этом случае можно посоветовать использовать для оценки эффективности хода процесса следующие показатели:
• количество претензий и рекламаций от потребителя;
• уровень засоренности продукции;
• количество срывов сроков поставок, рассмотрения претензий и проведения анализа отклонений;
• количество нарушений технологической дисциплины сотрудниками ОТК;
• затраты на проведение контрольных операций.
Используя эти показатели можно:
• оценить результативность и эффективность службы (процесса) «Контроль качества» с точки зрения выполнения контрольных операций;
• оценить объем требований к продукции с точки зрения их адекватности для обеспечения качества продукции;
• принять обоснованное решение об изменении объема контроля, плана контроля и затрат на проведение контрольных операций. В соответствии с современными методами управления качеством продукции предупреждение дефектов обходится дешевле, чем их отбраковка, поэтому снижение дефектности производства продукции и переход на менее затратные методы контроля является хорошей и измеряемой целью. Такую цель можно внести в Целевую программу организации.
Вся документация делится на документацию внешнего происхождения и внутреннего.
Внешняя:
Законы РФ, постановления правительства, государственные и международные стандарты, нормативные документы, справочники, правила эксплуатации установок повышенной опасности и т.д.
Внутренняя (документы созданные внутри организации для ее функционирования):
- регламентированная (инструкции, положения, стандарты, регламенты, методики, планы, программы, договоры, приказы, распоряжения). Эта документация предназначена для управления.
- информация (акты, протоколы, справки, отчеты, результаты проверки и т.д.)
Информация этих документов является неизменяемой и предназначена для фиксирования какого-либо факта или события. Документы, содержащие информацию, создаются в ходе деятельности организации.
Структура документации определяется структурой процесса, содержание которого в ней описано и регламентировано.
Функция – направление деятельности элемента организации структуры, представляющее собой совокупность однородных операций, выполняемых на постоянной основе
Работа – конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса и одной функции.
Регламент процесса – документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса N в целом. Для подразделения, выполняющего один процесс, регламент может совпадать с положением о подразделении.
Регламент должен содержать:
· Назначение процесса – цель создания, выполнения основной задачи, изготовление продукта, обеспечение основных процессов каким-либо ресурсом т .д.
· Владелец процесса – назначенное должностное лицо, отвечающее за результат процесса, имеющее в своем распоряжении все необходимые ресурсы, информацию о ходе процесса и полномочия для управления процессом
· Выходы и потребители процесса – перечень выходов и процесса с указанием спецификаций на них, а так же потребителей и порядка взаимодействия с ними. Спецификации могут быть приведены непосредственно в Регламенте или на них должны быть ссылки.
· Входы и ресурсы – перечень входов с указанием их поставщиков или вспомогательных процессов, которые поступают на вход процесса или в виде ресурсов используются в ходе процесса, порядок взаимодействия с поставщиками, а так же спецификации или ссылки на спецификации на каждый вход и ресурс.
· Показатели процесса - перечень показателей процесса, по которым владелец процесса оценивает его ход и принимает управленческие решения. Формы сбора информации и отчетности по процессу.
· Документация процесса – перечень документации, регламентирующей проведение всех работ, выполнение всех функций, входящих в состав процесса, и распределение ответственности должностных лиц и персонала за выполнение, порядок взаимодействия и последовательность выполнения работ и функций. В этот перечень входят все виды инструкций, которым руководствуется персонал и должностные лица при проведении процесса.